9 Tips voor het organiseren van een succesvol evenement

Je hebt iets te vertellen of te vieren en wilt daar een evenement van maken. Je kunt dan best wat tips voor het organiseren van een succesvol evenement gebruiken. Er komt namelijk heel wat bij kijken om een evenement te organiseren dat de deelnemers niet snel vergeten, een feest dat leuk was, bijzonder, leerzaam of nuttig.

Organiseren van een succesvol evenement

Het organiseren van een evenement kan leuk zijn, heel uitdagend en ook dankbaar werk. Het gaat immers om iets leuks. Bedenk wel dat het organiseren van zo’n evenement ook kan uitmonden in een lijdensweg. Alles valt of staat dan ook met een gedegen plan van aanpak. Hierna vind je 9 tips voor de organisatie van jouw evenement. 

Tip 1: Start met een plan van aanpak

Het lijkt misschien heel logisch eerst eens een goed plan van aanpak te maken, maar er zijn toch steeds weer mensen die gewoon maar ergens beginnen en dan wel zien waar ze uitkomen. Pak je de organisatie vanaf het begin doordacht en gestructureerd aan, dan heb je al de helft gewonnen. Hieronder vind je nog 8 tips die je meteen kan meenemen in je plan van aanpak. Misschien hebben niet alle tips betrekking op jouw evenement. Het maakt nogal wat uit of je een feestje voor je bedrijf met 15 werknemers organiseert, een muziekevent voor je dorp, een festival met externe bezoekers of een internationaal congres voor medici. 

Je plan van aanpak kan je opstellen in de vorm van een checklist. Deze checklist kan je het gehele proces bij je houden en steeds aanpassen waar nodig. Ook handig om te delen met de mensen die je helpen bij de organisatie en om te gebruiken bij het verdelen van de taken. Je zult merken dat je gaandeweg nieuwe onderdelen aan je checklist zult toevoegen maar ook dingen kan afstrepen. Ook niet onbelangrijk: begin op tijd met de organisatie. Hoe groter je evenement, hoe meer tijd je er voor moet uittrekken. Bedenk ook dat onderweg altijd onverwachte hobbels moeten worden genomen, ruim hier tijd voor in. Gaat het om een groot evenement dan zul je de organisatie niet helemaal alleen op je nemen. Stel tijdig een projectgroep samen en verdeel de taken vanaf het begin. Spreek een tijdstip voor overleg af, bijvoorbeeld wekelijks. 

Je plan van aanpak begint met het vaststellen van

  • De doelstellingen van je evenement
  • De doelgroep (wie kunnen we verwachten)
  • Het beschikbare budget
  • De datum en het tijdstip
  • De locatie
  • De catering
  • Marketing met betrekking tot het evenement
  • Wat moet er gebeuren tijdens het evenement
  • Evaluatie. 

De doelstellingen van je evenement

Bij het vaststellen van de doelstellingen van je evenement kan je direct bedenken en verwoorden waar je het eigenlijk voor doet. Wat wil je bereiken? Dit lijkt misschien logisch en een overbodige vraag, maar dat is toch niet zo. Je wilt misschien een feestje organiseren rondom de lancering van je nieuwe product, maar waarom eigenlijk? Wat hoop je hiermee te bereiken? Als je deze vraag goed kunt beantwoorden, dan helpt dat je enorm om een succes te behalen met je evenement. Mogelijk redenen zijn bijvoorbeeld:

  • Je wilt gewoon vieren dat er een mijlpaal is bereikt
  • Je hoopt met het evenement nieuwe klanten te bereiken
  • Je hoopt op meer naamsbekendheid van het product of je merk
  • Je hoopt geld te verdienen met het evenement (entreekaarten)
  • Je wilt je personeel een plezier doen.

Door je doelstellingen in kaart te brengen kun je meteen ook beter nagaan of ze haalbaar en reëel zijn. Zo kan je tijdig besluiten je evenement anders in te richten of je doelstellingen nog bij te stellen. Heb je je doelstellingen in kaart gebracht? Dan kan je van daaruit alle volgende punten op je checklist c.q. plan van aanpak doorlopen. 

Tip 2: Houd je doelgroep in het oog

Ook hier geldt natuurlijk weer dat de invulling van je doelgroep afhangt van het soort evenement. Als je een afdelingsuitje wilt organiseren dan weet je al wie er komt. Je hebt misschien nog te beslissen of het feestje met of zonder partner is. Organiseer je een symposium, een festival, een congres of ander groot evenement waarbij ook externe bezoekers komen, dan ligt het heel anders. 

Wie wil je er graag bij? En waarom? Waarschijnlijk heb je al een doelgroep in gedachten, maar die zul je nog wel verder moeten specificeren. Laten we nog eens uitgaan van een congres voor medici. Welke medici? Er zijn zoveel medici, hoe ga je beslissen wie wel en wie niet? Bedenk ook dat het best wel eens voorkomt dat je een bepaald persoon uitnodigt en deze vervolgens zijn collega of secretaresse stuurt.

Organiseer je een bedrijfsfeest dan kan je jezelf weer heel andere vragen stellen. Nodig je alleen klanten van je bedrijf uit of ook leveranciers, buurtbewoners en sponsors? Ex-werknemers? Van laag tot hoog opgeleid?  Je zult hierin heel wat afwegingen moeten maken. Niet alleen ten aanzien van je budget maar ook ten aanzien van de locatie, te houden lezingen of praatjes en je catering. 

Heb je goed zicht op je doelgroep, dan volgt de vraag hoe je deze gaat bereiken. Intern zal het niet zo’n probleem zijn maar hoe ga je externe bezoekers uitnodigen? Misschien zit er veel uitzoekwerk aan vast (adressen) en kost het veel tijd (bellen). Hoe groter en niet-specifieker je doelgroep (bijvoorbeeld ICT specialisten in Nederland), hoe minder zekerheid je hebt over het uiteindelijke bezoekersaantal van je evenement. Wil je ook uitnodigen via social media? 

Een volgende vraag is wat je je bezoekers hebt te bieden. De meeste mensen offeren niet graag hun tijd op aan iets waar ze niks aan hebben, afgezien van je familie en vrienden. Je moet je bezoekers iets te bieden hebben. Dit kan een geweldige maaltijd zijn, netwerkmogelijkheden, interessante lezingen, een gratis product of iets anders. Onthoud in ieder geval dat mensen doorgaans alleen naar je evenement komen als dat voor hen op de een of andere manier lucratief is. 

Tenslotte is natuurlijk niet onbelangrijk hoeveel mensen je wilt uitnodigen. Was het alleen maar in verband met de locatie en de catering. Bedenk echter ook dat veel mensen niet altijd de beste optie is. Er kan dan minder goed worden gepraat met elkaar. Je hebt meer aan 50 gasten die écht voor jouw evenement komen dan 150 gasten die vooral voor je gratis luxe lunch van de partij zijn. 

Tip 3: Overspeel je hand niet; het budget voor je evenement

Het beschikbare budget is van grote invloed op de organisatie van je evenement. Je kunt wel 1000 mensen willen uitnodigen en van een luxe maaltijd willen voorzien, als het benodigde budget ontbreekt zal je wat anders moeten verzinnen. 

Het is belangrijk eerst je doelstellingen en doelgroep te definiëren alvorens met het budget aan de gang te gaan. 

Allereerst is de vraag vanuit welke positie je aan de slag gaat. Heb je een vooraf vastgesteld budget of kan je eerst bekijken wat je wilt en dan het kostenplaatje maken? Om je budget te plannen of te verdelen over de verschillende kostenposten kan je gewoon aan de slag in een excel-bestand. Er zijn via internet ook wel speciale event budget templates te vinden maar daarvoor moet je vaak betalen. 

Je zet alle kosten en uitgaven onder elkaar, per onderdeel van je evenement. Het beste kan je de kosten zo veel mogelijk uitsplitsen. Neem bijvoorbeeld niet een kostenpost op voor “drank en eten” maar neem hiervoor twee aparte posten op. Zo kan je later makkelijker schuiven met je budget. 

Noteer alles dat (mogelijk) geld gaat kosten: van locatie tot transport, personeel, aankleding van je locatie, extra toiletvoorzieningen, artiesten, sprekers, garderobe en serviesgoed. Doe dit zo gedetailleerd mogelijk en neem ook posten op waarvan je nu denkt dat ze niets zullen gaan kosten omdat bijvoorbeeld je eigen personeel of familie inspringt. 

Per kostenpost kan je nog een korte omschrijving noteren en vergeet ook niet volumes te vermelden. Hoeveel bestek, parkeerkaartjes, stoelen en geluidsboxen denk je nodig te hebben? Andere betrokkenen weten dan ook meteen waar het allemaal precies over gaat en kunnen je waar nodig adviseren. 

De kosten die je opschrijft zijn in veel gevallen, zeker als je net begint met je plan van aanpak, geschat. De werkelijke kosten kunnen hiervan flink afwijken en een gat in je begroting veroorzaken of juist meer ruimte bieden. De locatie die je kiest speelt hierin vaak een grote rol. Als je gaat informeren naar kosten bij leveranciers, krijg je vaak de gangbare prijzen te horen. Probeer te onderhandelen en vraag naar prijzen voor de aantallen die jij nodig hebt. Dit kan flink schelen in prijs. 

“Bedenk ook dat zaken als vergunningen en verzekeringen een rol kunnen spelen bij de organisatie van je evenement en kosten met zich mee kunnen brengen.”

Aan het einde van je kostenraming kan je berekenen wat de kosten per gast zullen zijn. Dit geeft je een duidelijk beeld van waarmee je bezig bent en kan je doen besluiten de zaken nog weer anders aan te gaan pakken. 

Niet vergeten: het rampenfonds. Er gebeuren altijd onverwachte dingen, wat voor evenement je ook organiseert. Misschien wil je een annuleringsverzekering afsluiten? Hoe groter je evenement, hoe meer kans er is dat er iets misgaat. Stel je voor dat het onverwacht gaat stormen en je gasten met geen mogelijkheid meer naar huis kunnen… Natuurlijk kan je niet op alle worst case scenario’s inspelen maar nadenken over wat er mis kan gaan is wel belangrijk. Meestal wordt aangeraden zo’n 15% van je budget te reserveren voor tegenvallers. 

Extra tips voor je budget

Het komt vaak voor: het budget voor je evenement is niet toereikend voor alle geweldige plannen die je in je hoofd hebt. Je kunt proberen je budget een boost te geven. Dat kan je bijvoorbeeld doen door middel van sponsoring. Voor veel bedrijven is naamsbekendheid of merkbekendheid belangrijk en van deze wetenschap kan je misschien gebruik maken. Misschien wil de plaatselijke cateraar wel wat zakken met de prijs als er reclame mag worden gemaakt. Misschien wil een bedrijf uit de regio wel een leuke goodiebag samenstellen zodat je gasten met een gaaf cadeautje naar huis gaan. 

Een ander idee: vraag kortingsbonnen en vouchers van bedrijven en winkels. Of vraag om leuke spulletjes zoals hebbedingetjes voor op kantoor, een pen, elektronische speeltjes maar ga niet voor flyers en brochures, die worden meestal niet zo op prijs gesteld. 

Tenslotte kan je ook nog om entreegeld vragen. Lang niet ieder evenement leent zich hiervoor maar als je een festival met een te gekke DJ organiseert dan kan het bijvoorbeeld wel. Pas wel op, want je weet nooit zeker wie er komt en dan loop je het risico met een halflege zaal te zitten. Voorverkoop van kaartjes is dan een optie. 

Tip 4: Kies de juiste datum en het juiste tijdstip

Niet handig: zomaar een datum prikken en je evenement gaan organiseren. Een grote kans dat je nét het verkeerde moment kiest. Ajax tegen Feyenoord bijvoorbeeld, of een ander feestje van de concurrent. 

Waar moet je op letten bij het kiezen van datum en tijdstip van je evenement

Andere evenementen

Het gaat dan om evenementen bij jou in de buurt maar ook om evenementen die verder weg zijn maar wel soortgelijk als het jouwe. Als jullie hetzelfde publiek trekken dan heb je direct een probleem. Daarbij wordt het ook lastiger om een geschikte locatie, cateraar en andere voorzieningen te boeken. 

Vakanties

Misschien heb je zelf geen schoolgaande kinderen en sta je er niet bij stil: de schoolvakanties. Het is natuurlijk een heel slecht moment om je evenement in de Paasvakantie of Herfstvakantie te houden. Je gasten komen dan niet maar zitten ergens in de zon of thuis voor de tv. 

Sport

Voor veel mensen is sport belangrijk, óók op tv. En dan heb ik het niet alleen over Ajax-Feyenoord maar ook over tennisfinales, atletiek, Olympische Spelen, waterpolo en wielerwedstrijden. Ook al plaats je een groot scherm bij jouw evenement, veel gasten zullen besluiten niet naar jouw evenement te komen. 

Het seizoen

Ok, het weer kan altijd roet in het eten gooien. Maar in de winter loop je wel meer kans op kou, regen, hagel, sneeuw en andere ongemakken. Niet de beste tijd voor een evenement dus. De zomer is ook niet altijd handig: vakantietijd en terrasjestijd. Veel mensen hebben andere dingen te doen in de zomer. 

Dagen van de week

Maandag is de minst geschikte dag voor een evenement. Zakelijke evenementen kan je het beste plannen op dinsdag, woensdag of donderdag. De woensdag is daarvan de minst geschikte dag omdat er dan veel parttimers werken. Feestelijke evenementen organiseer je het beste op vrijdag of zaterdag en eventueel zondag. Op zondag krijg je te maken met mensen die naar de kerk willen en op die dag niet uitgaan.  

Leveranciers

Bepaalde periodes kunnen sowieso al druk zijn voor cateraars. Rond feestdagen bijvoorbeeld maar ook in de zomer tijdens de periode van communie en de vele huwelijken in deze tijd. Hetzelfde geldt voor fotografen. Informeer tijdig wat jouw leveranciers het beste uitkomt. Misschien levert het je ook nog korting op. 

Politiek

Ja echt, ook de politiek is van invloed op datum en tijdstip van je evenement en de grootte van die invloed is weer afhankelijk van het type gast dat jij uitnodigt. Is er net een groot politiek evenement bij jou in de buurt? Een partijcongres in het land? Misschien wilde je een bepaalde politicus uitnodigen als spreker? Ga dit tijdig na als dit relevant is voor de organisatie van jouw evenement. 

Spits

Niemand staat graag in de file, propt zich in een overvolle trein of rijdt urenlang rond op zoek naar een parkeerplekje. Organiseer dus geen evenement dat begint of eindigt in de spits of waarvoor je gasten zich door een drukke menigte op de markt moeten wringen. 

Tip 5: De beste locatie kiezen

De locatie van je evenement is een grote succes bepalende factor. Als je op zoek gaat naar de perfecte locatie dan weet je inmiddels wat voor evenement je organiseert, voor wie en wat je budget is. De locatie is het gezicht van je evenement: de plek, het terrein, het gebouw en de omgeving. 

Bekijk altijd meerdere opties en weeg de voordelen en nadelen goed af. Zorg ervoor dat jouw evenement past bij de locatie: je organiseert geen galadiner in een voetbalkantine en geen BBQ in een paleistuin (hoewel dat laatste dan misschien nog wel kan). 

Bekijk ook wat je zelf nog moet doen om de locatie te perfectioneren: extra aankleding in de vorm van planten? Extra toiletten? 

Op het internet kan je op zoek naar geschikte locaties. Er is ontzettend veel op dat gebied te vinden. 

Waar let je zoal op bij je keuze van een geschikte locatie

  • Gebouw en ligging
  • Parkeermogelijkheden
  • Bereikbaarheid, ook met openbaar vervoer
  • Indien je internationale gasten verwacht; nabijheid luchthaven
  • Uiteraard de prijs van de locatie
  • Mogelijkheden om te annuleren
  • Is er catering of moet je dat zelf regelen
  • Aansluitingen voor beeld en geluid, wifi
  • Aankleding, tafels, stoelen, bloemen
  • Toegankelijkheid rolstoelen
  • Verwarming
  • Akoestiek
  • Ben je daar exclusief of zijn er nog andere ruimtes verhuurd
  • Hoe zit het met opbouwen en afbreken
  • Schoonmaak
  • Beveiliging.

Bezoek elke locatie die je op het oog hebt, laat je rondleiden en stel alle vragen die je wilt stellen. Vergeet ook niet te onderhandelen.

Tip 6: De rol van de catering

Niet alleen de liefde van de man gaat door de maag maar die van vrijwel alle evenementen bezoekers. Goed eten en drinken is belangrijk. Misschien zit de catering bij je locatie in, dan kan je daar gaan overleggen over spijs en drank. In veel gevallen zal je echter zelf de catering moeten regelen.  

De catering is een geschikte post om mee te schuiven in je budget maar je mag natuurlijk niet het welzijn van je gasten vergeten. Wil je besparen dan kan je overwegen om in plaats van een professioneel cateringbedrijf een traiteur in te zetten. Je moet dan wel zelf de opmaak verzorgen maar de meeste traiteurs leveren wel goede kwaliteit voedsel en het eten kan ook heel verrassend en origineel zijn. 

Bij catering is ook de uitstraling belangrijk. Natuurlijk, het moet lekker zijn maar er ook leuk uitzien én passen bij je evenement. Wat ga je serveren? Een lunch, brunch? Een volledig 5-gangen diner of kies je voor een walking diner dat heel geschikt is voor netwerkbijeenkomsten? Ook de factor bediening is belangrijk. Is er bediening, wie zijn dat, welke uitstraling zoek je?

Een goed idee: proeven! Vraag je cateraar om een zogenaamde “tasting” waarbij je verschillende gerechten en de bijpassende wijnen kunt proeven. Zo weet je precies wat je gasten straks krijgen. 

Nog een paar tips met betrekking tot je catering

  • Houd rekening met bijzondere wensen van je gasten. Vegetarisch, allergieën 
  • Wat doe je met voedsel dat overblijft? Verspilling en weggooien is niet meer van deze tijd
  • Wil je nadenken over milieu en biologische producten?
  • Suiker, vet… zet je je gasten gebak en snoeperijen voor? Je loopt het risico dat ze minder alert worden en zich lusteloos voelen
  • Nodig je cateraar tevoren uit op je locatie. Hij, of zij, zal dingen zien die jij over het hoofd hebt gezien of gewoon niet aan hebt gedacht. 

Tip 7: De marketing van je evenement

Je evenement is in grote lijnen georganiseerd en nu wordt het tijd je gasten en bezoekers te informeren. Hiervoor is budget nodig. Heb je veel te besteden? Adverteer dan op tv, radio of plaats banners en posters. Niet zoveel te besteden? Dan zul je extra kritisch moeten kijken naar de uitgaven. 

Maak om te beginnen een speciale website voor je evenement. Of op zijn minst een pagina. Hier kan je alle informatie over je evenement kwijt, kunnen deelnemers zich opgeven of een ticket kopen. Ook een Facebookpagina is belangrijk (niet openbaar natuurlijk). 

Je website en Facebookpagina kan je zo aantrekkelijk inrichten als je maar wilt. Zet er leuke foto’s op en filmpjes of interviews. Komt er een interessante spreker? Maak gebruik van een dergelijke publiekstrekker!

Een goede call to action mag ook niet ontbreken op je pagina. “Schrijf je hier in” of “Bestel hier je tickets”. Natuurlijk hangt het in grote mate af van het soort evenement dat je organiseert. Voor een afdelingsuitje is dit allemaal niet nodig.

Een andere manier om je evenement onder de aandacht te brengen is een mailing naar genodigden, of een kaartje per post. Ook dit soort contactmomenten kan je aantrekkelijk aankleden. Nodig je gasten niet steeds opnieuw uit, dat voelt als spammen. Na een eerste mailtje kan je enkele dagen later nog een herinnering sturen. Laat het hierbij of schrijf nogmaals kort voor het evenement. 

Nogmaals: social media zijn heel geschikte kanalen om een evenement onder de aandacht te brengen. Zorg er wel voor dat je steeds interessante, nieuwe informatie deelt en deel steeds de link naar je evenementen-website of evenementen-pagina.

Pers en media kan je informeren, meestal gratis. Zij zitten vaak te springen om nieuws. Zorg wel voor een goed en professioneel geschreven persbericht. Je kunt lokale kranten benaderen, lokale radiozenders en voor bepaalde evenementen natuurlijk ook de nationale pers. 

Als je bereid bent gratis tickets weg te geven dan kan je hiermee extra exposure genereren. Handig en het scheelt je een hoop werk én levert je extra reclame op. In sommige gevallen willen bloggers en vloggers je van dienst zijn in ruil voor gratis kaarten of een arrangement. Let hierbij wel op dat je voor de juiste bloggers en/of vloggers kiest. 

Tip 8: Wees zichtbaar tijdens je evenement

Denk niet dat het klaar is als je evenement eenmaal van start is gegaan. Dit is hét moment om zichtbaar te zijn. De dag van je evenement begin je met een kickstart meeting met je team en eventueel ingehuurd personeel. 

Slim: maak foto’s die je direct of later op social media kunt plaatsen. Hoe meer likes hoe beter. Natuurlijk moet je als gastheer of gastvrouw je gasten begroeten en gesprekken voeren. Misschien is het wel leuk om een loterij te organiseren of iets anders ludieks. Dit soort activiteiten tijdens je evenement leveren vaak hilarische momenten op en zijn een opstapje naar je volgende evenement. 

Tip 9: Evalueren

Vergeet niet je feestje te evalueren, samen met je team. Dan weet je voor de volgende keer wat er beter kan. Met behulp van je plan van aanpak kan je per onderdeel nagaan hoe alles is verlopen. Was de locatie goed gekozen? Was de catering perfect? Hebben je gasten zich vermaakt, sprak de spreker zoals je dat had ingeschat? Vergeet ook niet je team te bedanken voor hun inzet. Zij zullen dan een volgende keer sneller bereid zijn je weer te helpen. Je gasten vinden het hoogstwaarschijnlijk leuk om na het evenement nog van je te horen. Stuur ze een bedankje voor hun bezoek, bijvoorbeeld samen met een leuke herinnering zoals een groepsfoto. 

Lees ook deze blogs

Delen wordt gewaardeerd!

Reader Interactions

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.