Wat is Scrum? Rollen, events en artefacten uitgelegd

Met dat lichtgewicht raamwerk lossen teams complexe problemen stap voor stap op. Het team werkt in korte periodes van maximaal een maand, laat na elke periode een bruikbaar resultaat zien en stelt op basis daarvan het plan bij. Scrum schrijft geen technieken voor: het legt alleen vast wie waarvoor verantwoordelijk is, welke bijeenkomsten er zijn en welk werk zichtbaar moet blijven. Daardoor is het bruikbaar in software, maar net zo goed in marketing, onderwijs of productontwikkeling. Scrum is een agile manier van werken, en daarmee een van de bekendste vormen binnen het bredere vak projectmanagement.

Waar komt Scrum vandaan?

De term komt uit de rugbysport. In januari 1986 beschreven de Japanse hoogleraren Hirotaka Takeuchi en Ikujiro Nonaka in Harvard Business Review hoe succesvolle bedrijven producten ontwikkelden: niet als estafette, waarbij elke afdeling het stokje doorgeeft, maar als een rugbyteam dat samen het veld op gaat. Ken Schwaber en Jeff Sutherland bouwden dat idee in de jaren negentig uit tot het raamwerk Scrum. Sinds 2010 leggen zij de regels vast in de Scrum Guide. De huidige versie dateert van november 2020 en telt nog geen veertien pagina’s.

De drie pijlers van Scrum

Scrum is gebouwd op empirie: je stuurt op wat je ziet, niet op wat je vooraf hebt bedacht. Dat rust op drie pijlers.

• Transparantie. Het werk en de voortgang zijn zichtbaar voor iedereen die er belang bij heeft. Wie iets verbergt, maakt de andere twee pijlers waardeloos.
• Inspectie. Het team bekijkt regelmatig het resultaat en de voortgang richting het doel.
• Aanpassing. Wijkt het resultaat af, dan verandert het team zo snel mogelijk de aanpak of het product.

De vijf waarden van Scrum

De Scrum Guide noemt vijf waarden die het raamwerk laten werken: toewijding, focus, openheid, respect en moed. Ze klinken vrijblijvend, maar ze zijn dat niet. Zonder openheid komt er geen eerlijke inspectie, en zonder moed durft niemand te zeggen dat een plan niet werkt. In de praktijk is dit het onderdeel waar teams struikelen, niet de vergaderstructuur.

Wie doet wat in een scrumteam?

Een scrumteam telt volgens de Scrum Guide doorgaans tien mensen of minder. Er zijn geen sub-teams en geen hiërarchie: het team is zelfsturend en beschikt zelf over alle kennis die nodig is. Wel kent Scrum drie verantwoordelijkheden. De Scrum Guide gebruikt daarvoor het woord accountable, de A uit de RACI-matrix.

De vijf events van Scrum

Scrum kent vijf vaste momenten. De sprint is er daar één van en vormt tegelijk de omhulling van de andere vier. Elk event heeft een maximale duur, zodat vergaderen niet ten koste gaat van het werk. De tijden hieronder gelden bij een sprint van een maand; bij een kortere sprint zijn ze naar verhouding korter.

De Daily Scrum wordt vaak de stand-up genoemd, omdat teams staand vergaderen om het kort te houden. De Scrum Guide schrijft dat niet voor, en ook geen vast tijdstip of een vaste startdag van de sprint. Wel staat er dat het overleg elke werkdag op dezelfde plek en hetzelfde moment plaatsvindt, zodat er geen tijd weglekt aan het inplannen ervan.

De drie artefacten en hun commitments

Artefacten zijn de dingen die het werk zichtbaar maken. Sinds de versie van 2020 hoort bij elk artefact een commitment: een afspraak die richting geeft en meetbaar maakt of je er komt.

Wat is de Sprint Retrospective?

De Sprint Retrospective sluit elke sprint af. Het team kijkt dan niet naar het product, maar naar zichzelf: hoe verliep de samenwerking, welke afspraken hielpen en welke niet. Het gaat om verbeteren, niet om afrekenen. Een bruikbare volgorde is: eerst vaststellen waar je naar kijkt, dan verzamelen wat er goed ging en wat beter kan, vervolgens de belangrijkste punten kiezen en die vertalen naar één of twee concrete acties voor de volgende sprint. Meer acties is bijna altijd te veel. Het is dezelfde gedachte als de PDCA-cyclus: plannen, doen, controleren en bijstellen.

Wanneer past Scrum wel en wanneer niet?

Scrum is bedoeld voor werk waarbij je vooraf niet precies weet wat de beste oplossing is, en waarbij je onderweg wilt kunnen bijsturen. Denk aan een nieuwe dienst, een website of een campagne die je stap voor stap wilt uitproberen. Daarnaast moet het werk in stukken op te knippen zijn die elk afzonderlijk iets bruikbaars opleveren.

Bij werk dat vooraf helemaal vastligt, met een vaste volgorde en weinig ruimte om af te wijken, levert Scrum vooral overhead op. Een verbouwing, een verhuizing of een certificeringstraject stuur je doorgaans beter aan met een klassieke fasering. Ook bij een team dat niet zelf mag beslissen, werkt Scrum niet: de vergaderingen blijven dan over, de kern verdwijnt.

Welke routes zijn er om Scrum te leren?

Je hebt geen certificaat nodig om met Scrum te werken. Wie er beroepsmatig verder in wil, kiest doorgaans uit drie routes. Zelf lezen en toepassen kost niets: de Scrum Guide is gratis en in het Nederlands beschikbaar, en veel teams beginnen met een eerste sprint onder begeleiding van een collega die het al kent. Een training met examen duurt meestal twee dagen en leidt op voor een certificaat van Scrum.org of Scrum Alliance; die twee organisaties hanteren eigen examens en eigen hercertificeringsregels. Begeleiding op de werkvloer ten slotte laat een ervaren scrummaster een aantal sprints meelopen met je eigen team.

Waar je op let bij de keuze: of het examen los van de training te boeken is, of hercertificering jaarlijks geld kost, of de trainer met jouw type werk ervaring heeft, en of je na afloop nog terecht kunt met vragen. Een certificaat zegt iets over kennis van het raamwerk, niet over ervaring met teams.

Veelgestelde vragen over Scrum