PDCA-cyclus in vier stappen, met voorbeeld en echte herkomst

Je maakt een plan, voert het uit, meet wat het opleverde en legt vast wat werkt. Daarna begin je opnieuw, met wat je net hebt geleerd. De vier letters komen uit Japan. Managers gaven de cyclus daar in 1951 deze vorm. Dat schrijft Ronald Moen, die jarenlang met de Amerikaanse kwaliteitsdeskundige W. Edwards Deming samenwerkte. Ook de overheid werkt ermee. Op 3 oktober 2026 telden wij in haar wettenbank 30 regelingen en circulaires die de cyclus bij naam noemen, van huisarts tot mbo-school. Meer modellen voor je bedrijf vind je in het kennisgebied Ondernemen.

Wat de PDCA-cyclus is

De PDCA-cyclus is een model om in vaste rondes te verbeteren, in plaats van één keer een plan te maken en te hopen dat het werkt. PDCA staat voor plan, do, check, act: plannen, doen, controleren en bijstellen.

Een verbetering die je niet meet, is een gok. En een meting waar je niets mee doet, is verspilde moeite.

Een Nederlandse regeling vat het zo samen: de cyclus is ‘een model om de continue verbetering en vernieuwing in een organisatie te sturen’. Die zin staat in de kwaliteitseisen voor de doorstroomtoets, de toets in groep 8 van de basisschool.

Andere namen voor het model zijn PDCA-cirkel, Deming-cirkel en verbetercyclus.

De vier stappen van plan tot act

Elke stap levert iets op wat de volgende stap nodig heeft: een doel, een proef, een meting en een besluit. In de tabel hieronder zie je per stap het Nederlandse woord en wat je doet.

Plan is kiezen wat je verandert

Schrijf op wat er misgaat, hoe vaak, en waardoor je denkt dat het komt. Kies daarna één verandering en één getal waaraan je het resultaat afleest. Een doel als minder klachten is te vaag. Hoogstens vijf klachten in de maand maart kun je wel controleren. Hoe je zo’n doel opschrijft, lees je in ons artikel over een doel SMART formuleren. Schrijf er ook bij wat je verwacht dat er gebeurt. Die voorspelling heb je bij de derde stap nodig.

Do is uitproberen op kleine schaal

Voer de verandering uit en houd tijdens het werk de cijfers bij. Begin klein: één team, één product of één dag in de week. Deming gaf Japanse fabrikanten hetzelfde advies: begin op proefschaal. Dat staat in de herziene uitgave van zijn lessen in Tokio. Verander ook maar één ding tegelijk. Anders weet je straks niet wat het verschil maakte.

Check is meten met hetzelfde getal

Leg de uitkomst naast je doel en naast je voorspelling. Gebruik dus hetzelfde getal als bij de start, op dezelfde manier geteld. Zo’n vast getal heet een KPI, een prestatie-indicator. Welke maat bij welk doel past, lees je in ons stuk over wat een KPI is. Kijk ook naar wat je niet had verwacht. Daar zit vaak de les.

Act is vastleggen of opnieuw beginnen

Werkte het, maak de verandering dan de nieuwe gewoonte. Zet haar in het rooster, de instructie of de checklist, anders zakt ze weg. Hoe je dat aanpakt, staat in ons artikel over werkprocessen vastleggen. Werkte het niet, dan ga je terug naar plan met een nieuw vermoeden. Ook dat is winst: je weet nu wat de oorzaak niet was.

Een voorbeeld van de PDCA-cyclus bij een bakker

In dit voorbeeld brengt een bakker het brood dat hij weggooit in zes weken terug van 13 naar 7 procent. De getallen zijn verzonnen, maar de som kun je zo overnemen voor je eigen bedrijf.

Plan met een telling en een doel

Een bakker bakt elke dag 240 broden, zes dagen per week. Hij ziet dat er veel overblijft, maar weet niet hoeveel. Twee weken lang telt hij bij sluitingstijd wat er nog ligt. Gemiddeld blijven er per week 192 van de 1.440 broden over. Dat is 13,3 procent. Vooral dinsdag en woensdag springen eruit, met 50 en 46 broden.

Zijn doel: binnen vier weken minder dan 8 procent over. Het vermoeden is dat hij op de rustige dagen te veel bakt. Daarom wil hij op dinsdag en woensdag 200 broden bakken en op donderdag 220. Hij schrijft ook een voorspelling op. Er blijven dan nog 92 broden per week over, en dat is 6,9 procent. En hij spreekt een grens af. Het brood mag in die vier weken hoogstens één keer op zijn terwijl de winkel nog een half uur open is.

Do in vier weken proefdraaien

Daarna bakt hij vier weken lang volgens het nieuwe schema. Elke avond noteert hij twee getallen: hoeveel broden er over zijn en hoe laat het laatste brood wegging. Verder verandert hij niets. Geen nieuwe soorten, geen actie en geen andere prijzen.

Check met de telling naast de voorspelling

In de tabel hieronder staat per dag hoeveel broden er overbleven, eerst bij 240 broden per dag en daarna in de proef. Het zijn gemiddelden over de getelde weken.

Er bleven 98 van de 1.340 broden over. Dat is 7,3 procent. Het doel van 8 procent is gehaald, al kwam de voorspelling van 6,9 procent niet helemaal uit. De bakker gooit daardoor per week 94 broden minder weg. Over een jaar zijn dat er bijna 4.900.

De tweede meting vertelt echter een ander verhaal. Op woensdag was het brood twee keer te vroeg op. Dat is één keer meer dan de grens die hij had afgesproken. Hij verkocht ook zes broden per week minder. Wie alleen naar het percentage kijkt, mist dat.

Act met een vast schema en een nieuwe ronde

De bakker zet dinsdag op 200 en donderdag op 220 broden in zijn vaste bakschema. Woensdag gaat naar 210, want daar grepen klanten mis. De nieuwe vraag voor de volgende ronde: wat blijft er op woensdag over bij 210 broden? En daarna: kan maandag ook omlaag? Elke ronde is klein, duurt een paar weken en levert een getal op. Meer is de methode niet.

Waar de PDCA-cyclus vandaan komt

De cyclus begon in 1939 als drie stappen in een cirkel, bedacht door de Amerikaan Walter Shewhart.

Shewhart was onderzoeker bij Bell Telephone Laboratories, een Amerikaans onderzoekslaboratorium in New York. In zijn boek uit 1939 schreef hij dat een fabriek drie stappen zet: vastleggen wat je wilt maken, het maken en het controleren. Volgens hem horen die niet op een rechte lijn, maar in een cirkel. Hij vergeleek ze met de wetenschap: een vermoeden opschrijven, een proef doen en het vermoeden toetsen. De redactie van het boek deed W. Edwards Deming, toen wiskundige bij het Amerikaanse ministerie van Landbouw.

Van Tokio naar vier letters

In juli 1950 gaf Deming acht dagen les in Tokio, aan 230 ingenieurs van Japanse fabrieken. De tekst van die lessen herschreef hij in 1951 en 1952 op veel plaatsen zelf. In die herziene uitgave staat een cirkel met andere stappen dan je zou verwachten: van ontwerpen tot opnieuw ontwerpen. De reeks plan, do, check, act vonden wij in het boek niet.

Volgens Ronald Moen maakten Japanse managers van die cirkel in 1951 plan, do, check, act. Hij volgt daarin het boek Kaizen van M. Imai. Wie het precies deed, is niet bekend: niemand heeft het ooit opgeëist. Moen hielp van 1982 tot en met 1993 bij 70 seminars van Deming. De tabel zet de versies naast elkaar, met het jaar en de stappen.

Check of study

Deming heeft de afkorting PDCA nooit omarmd, schrijft Moen. Tijdens zijn seminars in de jaren tachtig waarschuwde Deming dat check in het Engels ook tegenhouden betekent. In 1993 noemde hij zijn eigen versie de PDSA-cyclus, met de s van study: bestuderen. In een brief aan Moen uit 1990 noemde hij PDCA zelfs een verbastering.

Het verschil is meer dan een woord. Volgens Moen dient PDCA vooral om iets in te voeren en na te leven. PDSA is er om iets te testen en daarna in te voeren. Moen en twee collega’s voegden daar in 1991 een voorspelling aan toe. Bij study leg je de uitkomst naast wat je vooraf verwachtte, en daar leer je van. De naam Deming-cirkel is dus niet fout, maar wel scheef.

De PDCA-cyclus in Nederlandse regels

De naam van de cyclus staat in geen enkele wet, maar wel in 30 regelingen en circulaires van de landelijke overheid. Dat telden wij op 3 oktober 2026 in de wettenbank, de site waarop de overheid haar geldende wetten en regelingen zet.

Eerst zochten we op PDCA, daarna op plan-do-check-act. De eerste term gaf 24 treffers. De tweede gaf er 20, waarvan er 2 bij nalezen niet over de cyclus gingen. In beide lijsten stonden er 12. Die tellen we één keer, dus samen zijn het 30 treffers. Daarvan komen er 14 van ministers. Nog eens 2 zijn circulaires. Dat zijn brieven met uitleg van een minister. De andere 14 komen van zelfstandige overheidsorganisaties, zoals de Nederlandse Zorgautoriteit, de toezichthouder op de zorgmarkt.

Wat die telling zegt

In die treffers zitten dubbelingen. De regeling voor huisartsen telt bijvoorbeeld vier keer mee, voor elk jaar één keer. Zonder dubbelingen blijven er volgens onze telling ongeveer 25 regelingen over. Een handvol daarvan regelt alleen hoe een ministerie zijn eigen werk verdeelt.

Verplicht voor elk bedrijf is de cyclus daarmee niet. Soms is hij een eis, bijvoorbeeld voor wie de toets in groep 8 aanbiedt. In andere regelingen is hij een voorbeeld, of iets wat een medewerker moet kennen. De tabel geeft vijf voorbeelden, met voor wie de regeling geldt en wat er over de cyclus in staat.

De PDCA-cyclus in de zorg

Ook het toezicht op ziekenhuizen werkt met de cyclus. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd is de toezichthouder op de zorg. Ze heeft verbeterdoelen voor ziekenhuizen en klinieken. Bij een verbeterdoel staat één risicovol onderwerp centraal. Zij beschrijven bij elk verbeterdoel hun plan-do-check-act-cyclus, schrijft de inspectie in haar uitleg van 11 november 2025.

Een ziekenhuis beschrijft dan de situatie nu, hoe het de verbetering aanpakt en welke acties daarna volgen. Alleen verwijzen naar een protocol vindt de inspectie onvoldoende.

PDCA in ISO 9001

ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagement. De PDCA-cyclus is er een vast onderdeel van. Dat schrijft ISO in haar uitleg bij de uitgave van 2015. ISO is de Internationale Organisatie voor Standaardisatie, die wereldwijd normen opstelt. Ze noemt de cyclus een hulpmiddel om processen en systemen te beheersen. Check is daar meer dan afvinken. Je meet processen en resultaten, legt ze naast je doelen en meldt de uitkomst.

Op 16 september 2026 is een nieuwe uitgave verschenen, ISO 9001:2026. Die vervangt de uitgave van 2015. Organisaties met een certificaat hebben tot 30 september 2029 om over te stappen. Dat meldt de commissie van ISO die de norm maakt. Hoe de nieuwe uitgave de cyclus beschrijft, konden wij niet nalezen: de norm is alleen te koop. Een certificaat heb je voor de cyclus zelf niet nodig.

Waarom de cirkel vaak bij do blijft steken

Uitvoeren lukt meestal wel, maar meten wat het opleverde en daarna bijstellen schiet er vaak bij in. Dat zag de Inspectie van het Onderwijs twee keer. Zij is de toezichthouder op scholen en opleidingen. In een rapport van mei 2023 beschreef ze hoe 16 hogescholen met kunst- en modeopleidingen zorgen voor een veilige omgeving voor studenten. Het onderzoek deed ze in 2022, met de PDCA-cyclus als meetlat.

Alle hogeschoolbesturen voerden maatregelen uit. Dat is de stap do. Aan plan, check en act deden ze echter minder. Doelen waren breed en daardoor slecht meetbaar. De hogescholen keken nog weinig of een maatregel werkte, en stelden dus ook weinig bij.

In november 2025 schreef dezelfde inspectie over examencommissies in het hoger onderwijs: ‘Te vaak is de PDCA-cyclus niet op orde.’ Examinatoren krijgen wel instructies. Maar er is te weinig aandacht voor de vraag of die instructies werken en worden nageleefd.

Zo maak je de cirkel wel rond

Zet bij het plan al de datum van de check in je agenda, en kies één getal. Anders gaat het zoals je het waarschijnlijk kent. Na de teamdag hangt er een verbeterplan aan de muur. Drie maanden later weet niemand meer wat er gemeten zou worden. Uitvoeren voelt als werk, terugkijken voelt als vergaderen.

Ons oordeel: de cyclus is zo sterk als zijn derde stap. Een ronde van vier weken die je afmaakt, leert je meer dan een jaarplan dat niemand naleest. Teams die agile werken doen in de kern hetzelfde. Ze leveren op in korte stappen en sturen na elke stap bij.

PDCA of DMAIC

Begin met PDCA, is ons advies. DMAIC is een andere verbetermethode, met vijf stappen en veel statistiek. Het hoort bij Six Sigma, een methode om problemen in processen op te lossen. De vijf stappen zijn afbakenen, meten, analyseren, verbeteren en vasthouden.

De onderzoekers De Mast en Lokkerbol legden DMAIC in 2012 naast de wetenschap over problemen oplossen. Sterk vonden zij de statistiek om feiten te verzamelen en ideeën te toetsen. Zwak vonden zij daarentegen de hulp bij het zoeken naar de oorzaak van een probleem. In de tabel staan de twee methoden naast elkaar.

Heb je een hardnekkig probleem en veel meetgegevens, dan is DMAIC het overwegen waard.

Zo verwijs je naar de PDCA-cyclus in een verslag

Verwijs naar de boeken van Shewhart en Deming zelf, niet naar een website die de cirkel navertelt.

• Shewhart, W. A. (1939). Statistical method from the viewpoint of quality control. The Graduate School, The Department of Agriculture.
• Deming, W. E. (1986). Out of the crisis. MIT Press.
• Deming, W. E. (1993). The new economics. MIT Press.

Het boek van Shewhart staat vrij leesbaar in het Internet Archive, een digitale bibliotheek zonder winstoogmerk. De cirkel staat op bladzijde 44 en 45. De gegevens over de boeken van Deming nemen wij over van Moen. In het boek uit 1986 staat de cyclus op bladzijde 88, in dat uit 1993 op bladzijde 135. Schrijf je over de afkorting PDCA, zeg er dan bij dat die niet van Deming komt.

Veelgestelde vragen over de PDCA-cyclus