Effectief vergaderen met optimaal resultaat

Vergaderingen lopen vaak uit de hand doordat niemand ze voorbereidt. Tot de helft van alle vergaderingen krijgt van de deelnemers het oordeel slecht, schrijven Amerikaanse onderzoekers in een overzichtsartikel uit 2018. De onderzoeksliteratuur wijst één maatregel aan die het meest oplevert: op tijd eindigen. In een studie onder 958 werknemers bleek dat een sterkere voorspeller van een geslaagde vergadering dan notulen maken.

Dat onderzoek komt van Desmond Leach en Steven Rogelberg, twee arbeidspsychologen die vergaderingen al twintig jaar meten. Rogelberg werkt aan de University of North Carolina at Charlotte. Hun bevinding uit 2009 gaat in tegen het advies dat je overal leest, namelijk dat een goed verslag de kern van een vergadering is. Notulen hielpen in hun tweede analyse niet meer zodra je alle andere kenmerken meewoog. Een vergadering die stipt om half elf klaar is, scoorde wel.

Moeten we wel vergaderen?

Je kent het moment wel. Elke maandag om negen uur zit je team bij elkaar, en de eerste twintig minuten gaan over wie er koffie haalt. Iedereen vertelt om de beurt waar hij mee bezig is. Niemand stelt een vraag. Dat is geen vergadering, dat is een rondje voorlezen.

Zet daarom alleen onderwerpen op de agenda waarover nog een keuze openstaat. Een punt dat al besloten is hoort in een mail, niet in een overleg. Vraag je per agendapunt af of de uitkomst na afloop anders kan zijn dan ervoor. Is het antwoord nee, dan schrap je het punt. Deelnemers voelen meteen of ze invloed hebben, en die inschatting maken ze binnen een paar minuten.

Bepaal vooraf het vergaderdoel

Een vergaderdoel is de zin die beschrijft wat er aan het eind besloten of geleverd moet zijn. Niet het onderwerp dus, maar de uitkomst. Schrijf dat per agendapunt op, in hoogstens twee regels. Zo weet iedereen vooraf wat er van hem of haar wordt verwacht.

Stuur die doelen ruim voor de vergadering rond, in een vaste opmaak. Gebruik elke keer hetzelfde format. Mensen lezen een bekend bericht sneller en slaan het minder snel over. De uitnodiging zelf is trouwens ook een keuze: zonder agenda-uitnodiging wordt een overleg een losse afspraak die niemand voorbereidt.

Mensen kiezen per vergadering

Kies per vergadering alleen de mensen die nodig zijn om het doel te halen. Dat betekent drie toetsen. Heeft iemand kennis van dit onderwerp, mag diegene meebeslissen, en kan hij of zij een standpunt helder verwoorden? Vallen er twee vinkjes weg, dan hoeft die collega er niet bij te zitten.

Er blijft een lastig geval over. Iemand weet alles van het onderwerp maar praat slecht in een groep. Laat die persoon dan samen met een collega komen die de toelichting geeft. Je koppelt de kennis aan de stem, zonder de kennis buiten de deur te houden.

Kleinere gezelschappen vragen wel om betere onderlinge afstemming buiten de vergadering om. In ons artikel over interne communicatie binnen je bedrijf staat hoe je die informatiestroom op gang houdt.

Check nogmaals de agenda

Nu de doelen vaststaan en je weet wie er komt, loop je de agenda nog een keer na. Sluit elk punt aan op het doel dat je eronder schreef? Is elk item zo geformuleerd dat een buitenstaander snapt wat er speelt? Schrap wat er alleen staat omdat het er vorige keer ook stond. Pas daarna stuur je de agenda rond.

Een geschreven agenda die vooraf rondgaat, hing in het onderzoek van Leach en Rogelberg samen met hogere effectiviteit. Dat effect was kleiner dan dat van op tijd beginnen en eindigen. Een agenda is dus nodig, maar hij redt je vergadering niet in zijn eentje.

Wie wordt de voorzitter?

Bij veel bedrijven zit altijd dezelfde persoon voor. Soms kan het niet anders, omdat er maar weinig mensen werken. Heb je wel een keuze, kies dan de persoon die het onderwerp het beste kent. Die ziet sneller wanneer een discussie afdwaalt en wanneer hij juist waarde oplevert.

Wisselen van voorzitter heeft nog een bijkomend effect. Wie een keer zelf heeft voorgezeten, houdt zich daarna beter aan de agenda van een ander.

Blijven opletten tijdens de vergadering

Vergader je met meer dan vier mensen, dan verslapt de aandacht bij sommigen. Dat kost niet alleen tijd. Het leidt ook tot besluiten die genomen worden zonder dat alle kennis op tafel lag. Wijs daarom vooraf iemand aan die erop let dat iedereen betrokken blijft. Dat klinkt schools, maar het werkt.

Online is dat nog belangrijker. De verleiding om ondertussen je mail te lezen is dan groter, en niemand ziet het. Meer daarover staat in onze tips voor digitaal vergaderen.

Je goed aan de tijd houden

Zet per agendapunt een tijdsduur op de agenda. Een deadline in zicht maakt mensen scherper. De tijd die je uittrekt zegt bovendien iets over het gewicht van een punt. Deelnemers zien zo vooraf waar de zwaartepunten liggen en bereiden zich daarop voor.

Op tijd eindigen was in het onderzoek van Leach en Rogelberg de sterkste losse voorspeller van een geslaagde vergadering. Dat is opvallend, want het is precies het onderdeel dat de meeste teams laten lopen. Ben je bang dat de tijd uit het oog raakt, zet dan een kookwekker op tafel of een timer in beeld. Het vaste ritme van tijdvakken kennen teams ook uit Scrum, waar elke bijeenkomst een harde maximumduur heeft. Hoe dat systeem in elkaar zit lees je in ons artikel over Scrum en de rollen daarbinnen.

Hoeveel tijd kost vergaderen echt?

Het meest geciteerde cijfer komt uit Harvard Business Review. Leslie Perlow, hoogleraar aan Harvard Business School, en haar collega’s schreven in 2017 dat leidinggevenden bijna 23 uur per week vergaderen. In de jaren zestig was dat nog minder dan tien uur. Dat cijfer gaat over Amerikaanse bestuurders, niet over de gemiddelde Nederlandse werknemer.

Zet het naast de Nederlandse werkweek en je ziet hoe scheef dat is. Het CBS, het statistiekbureau van de Nederlandse overheid, komt voor 2022 uit op 31 uur per week als gebruikelijke arbeidsduur van werknemers. Bijna 23 uur vergaderen zou dus driekwart van een Nederlandse werkweek zijn. Voor een bestuurder met een werkweek van zestig uur is het ongeveer de helft.

Op het Nederlandse web zie je daarnaast vaak terugkomen dat een derde van alle vergaderingen overbodig is en grote bedrijven jaarlijks honderd miljoen dollar kost. Die uitkomst komt uit een enquête die in 2022 werd uitgezet door een aanbieder van notuleersoftware. Het is geen onderzoek dat door vakgenoten is beoordeeld, en de opdrachtgever verkoopt een oplossing voor het probleem dat hij meet. Gebruik het dus niet als bewijs.

Wat ik niet weet, is hoeveel uur Nederlandse werknemers werkelijk vergaderen. Het CBS meet arbeidsduur en werkdruk, maar splitst overlegtijd niet apart uit. Een betrouwbaar landelijk cijfer daarover bestaat niet. Wil je weten wat vergaderen jouw team kost, dan zul je het zelf twee weken moeten bijhouden.

Het opstellen van een actiepuntenlijst

Besluiten worden pas echt iets als iemand ze uitvoert. Maak daarom tegen het einde een actiepuntenlijst. Per besluit noteer je wie het oppakt, wat er precies moet gebeuren en wanneer het klaar is. Steekwoorden en een datum volstaan.

Die lijst gaat mee naar het volgende overleg over hetzelfde onderwerp. Je begint dan met de vraag of de afspraken zijn nagekomen. Dat is wat anders dan uitgebreide notulen. Een actielijst van tien regels doet meer dan een verslag van drie pagina’s dat niemand terugleest.

Veelgestelde vragen