10 tips voor een betere interne communicatie

Waar mensen samenwerken is communicatie onmisbaar. In dit blog geven we je 10 tips voor een betere interne communicatie. 
Een gezamenlijke planning en geregeld overleg zijn nodig om samen vooraf gestelde doelen te behalen. Niet iedereen heeft voldoende aandacht voor de kwaliteit van communicatie. Ook is de ene persoon beter in staat om te communiceren dan de ander. Dit zijn een aantal bottlenecks waaraan niet valt te ontkomen. Toch blijft het nodig om elke dag te streven naar verbetering van de interne communicatie.

Lees verder na de afbeelding.

10 tips voor een betere interne communicatie

Tip 1: Faciliteer de juiste vorm van communiceren

Om effectief met elkaar te communiceren, moet je eerst vaststellen wat communicatie is. Dit lijkt raar, want iedereen moet dit toch wel weten zou je denken? Toch wordt communicatie vaak verward met het enkel informeren van de medewerkers. Flinke bedragen worden geïnvesteerd in het uitbrengen van nieuwsbrieven, verbeteren van het intranet en het rondsturen van vergaderverslagen. Toch blijft de organisatie als los zand aan elkaar hangen. Enkel informeren is dan ook slechts eenrichtingsverkeer. Werkelijk praten met elkaar, op alle niveaus, behoort te worden gestimuleerd. Nadrukkelijk moet dus worden ingezet op informele contacten. Schep hier fysieke ruimte voor met voorzieningen.

Tip 2: Maak het voor iedereen aantrekkelijk

Communiceren gaat niet vanzelf. Wanneer je als top van de organisatie een bepaald verhaal publiceert, is het nog lang niet gezegd dat dit ook door de werkvloer wordt opgepakt. Het bedrijfsmagazine blijft bij de medewerkers thuis in het plastic hoesje liggen. Ook binnen het bedrijf kijkt niemand ernaar. Verzin daarom een methode die het voor de medewerkers aantrekkelijk maakt om kennis te nemen van die informatie. Zo kun je proberen om feedback uit te lokken op het verhaal. Vooral het belonen hiervan kan het succes vergroten.

Tip3: Leg interne communicatie regels vast

Voorkom het ‘dumpen’ van informatie. Als de spelregels van de interne communicatie niet serieus worden besproken, loop je het risico dat medewerkers zelf wat gaan verzinnen. Ze schrijven rapporten of maken presentaties en sturen die rond, eventueel naar hogerop. De medewerker die zijn/haar eigen communicatie heeft bedacht denkt nu: mooi, ik ben klaar ik heb de klus geklaard. De ontvanger van de informatie heeft echter geen idee wat hij/zij ermee moet doen en laat het liggen. Verloren productiviteit, toename van verschillen in kennis en irritatie over en weer zijn het gevolg. Bespreek dus vooraf met elke medewerker hoe hij/zij schriftelijk mag communiceren. Deze interne gang van zaken moet ook voortdurend zichtbaar worden gehouden. Breng zaken geregeld in herinnering, maak afspraken tijdens periodieke vergaderingen en koppel die afspraken schriftelijk terug naar iedereen.

Tip 4: Organiseer communicatieve trainingen

Zoals gezegd is lang niet iedereen even sterk op communicatief gebied. Wil je de samenwerking verbeteren, dan kun je de gebrekkigheden voorzichtig inventariseren. Begrip over en weer kun je vergroten door een communicatieve training te organiseren. Niet voor iedereen dezelfde, maar steeds voor bepaalde groepen personeel. Ook gesprekstechnieken kun je oefenen. Daar zijn heel goede trainingen voor. Goed communiceren als leidinggevende? Laat je eens voorlichten over de trainingen die hiervoor ontwikkeld zijn.

Tip 5: Creëer een daadkrachtige organisatie

Laat de cultuur van je organisatie eens onderzoeken. Worden er te veel plannen gemaakt en worden die onvoldoende in de praktijk gebracht? Of gebeurt juist het omgekeerde: Er wordt nauwelijks op de langere termijn gedacht, waardoor in de output geen toename van professionaliteit valt te bespeuren? Het zijn slechts twee mogelijkheden uit een heel breed scala. Door in kaart te brengen hoe dit in jouw organisatie zit, worden plussen en minnen tijdens het dagelijkse werk onderling bespreekbaar.

Tip 6: Als leidinggevende heb je een voorbeeldfunctie

Weten medewerkers eigenlijk wel waar ze aan toe zijn met jou als leider? Houd jij strikt de touwtjes in handen of geef je veel eigen ruimte? Het kan ook zijn dat je de ene keer streng bent en de andere keer mild. Medewerkers moeten altijd weten waar ze bij jou op kunnen rekenen. Je loopt anders het risico dat mensen afstompen en zich minder betrokken gaan opstellen. Om verrassingen in jouw stijl van leidinggeven te voorkomen, is het goed om eens stil te staan bij jouw methode. Praat erover met medewerkers, bijvoorbeeld tijdens bijeenkomsten. Inventariseer de wensen en verwachtingen. Door dit te doen kun jij je eigen managementstijl verbeteren.

Tip 7: Creëer binding bij medewerkers

Probeer eens in beeld te brengen wat jou en de medewerkers bindt binnen jullie organisatie. Wat streven jullie na, wat is het doel? Door dit zoveel mogelijk tot in de kern op tafel te krijgen, weet je als bedrijf en medewerkers waar je voor staat. Het maakt ook inzichtelijk waarin je van andere bedrijven verschilt. Kennis van deze gedeelde waarden zorgt ervoor dat medewerkers zich binnen het bedrijf goed thuis voelen. De verbondenheid die hierdoor optreedt maakt het communiceren met elkaar veel gemakkelijker.

Tip 8: Plan terugkerende overleggen die ergens over gaan

Routine in de omgang met elkaar schept verwachtingen en zekerheden bij de medewerkers. Wil je de onderlinge communicatie blijvend stimuleren, dan moet je ‘het gesprek zien gaande te houden’. Dit betekent een vast rooster voor geregeld werkoverleg en andere vergaderingen. Iedereen die iets te melden heeft moet kunnen vertrouwen op die planning. Is die zekerheid in de praktijk aanwezig, dan zullen medewerkers bereid zijn om energie te investeren in hoogwaardige communicatie.

Tip 9: Informeer op tijd en op de juiste manier

De betrokkenheid van medewerkers is uiteindelijk bepalend voor de output van je onderneming. Betrokkenheid kalft af als mensen niet weten welke beslissingen worden genomen en waarom bepaalde besluiten vallen. Het begrip dat zich hier opdringt is ‘Transparantie’. Steeds is het van groot belang om tijd en moeite te investeren in het informeren van alle medewerkers. Zeker in een groot bedrijf kan hierbij rekening worden gehouden met het niveau waarop de betreffende medewerkers functioneren. Als iedereen weet welke kant het de komende tijd opgaat, blijft ook iedereen met het bedrijf verbonden. Ieder op het eigen niveau en met een comfortabel gevoel.

Tip 10: Investeer in informele communicatiemiddelen

Vestig niet al je hoop op digitale communicatiemiddelen. Er zijn bedrijven die massa’s geld investeren in digitale informatiesystemen, terwijl die uiteindelijk niets opleveren. Juist het informele circuit is belangrijk. Kletsen bij de koffie, het kopieerapparaat of op de gang. Deze omgang met elkaar kan het beste met digitale middelen worden ondersteund. Je kunt als organisatie inventariseren welke middelen de medewerkers al gebruiken. Zo zijn Whatsapp groepen snel gemaakt en kosten ze niks extra. Je kunt in die groepen aankondigingen doen en feedback vragen. Ook kun je langs die weg verwijzen naar nieuwe informatie op het eigen intranet. Op zo’n manier brei je op informele wijze de interne communicatie aan elkaar.

En dan nu aan de slag

We hebben je 10 tips voor een betere interne communicatie gegeven. Denk er eens over na en breng ze binnen jouw organisatie in bespreking. Doe dit op verschillende niveaus tijdens georganiseerde bijeenkomsten. Laat mensen vrijuit praten en maak veel aantekeningen. De kennis die je hiermee inventariseert kan jou helpen om de onderlinge samenhang binnen je bedrijf te vergroten. Succes!

Delen wordt gewaardeerd!

Reader Interactions

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.