fbpx

10 tips voor digitaal vergaderen

In de nieuwe werkelijkheid die het coronavirus ons heeft gebracht, heeft digitaal vergaderen een belangrijke plaats gekregen. Door nood gedwongen gingen alle twijfels overboord en sinds dat moment wordt veelvuldig digitaal overlegd. Aangezien deze manier van werken voor de meeste gebruikers nieuw is, wordt er nog heel wat gestunteld. Daarom is het goed om onze tips over digitaal vergaderen eens aandachtig door te lezen. We noemen er 10 in deze blog.

Lees verder na de afbeelding.

10 tips voor digitaal vergaderen

Stel eerst de vraag: moeten we wel vergaderen?

Tip 1 – De vuile afwas

Plotseling zit je aan de keukentafel in vergadering. Je werkt vanuit huis en de meeting begint over 5 minuten. Zelf kijk je naar die gezellige muur, maar had jij die vuile afwas achter je rug al opgemerkt? Gelukkig lees je net op tijd deze blog. Je hebt nog 4,5 minuten om snel om te keren. Zorg dat jij zelf over je scherm heen die vuile afwas ziet, terwijl jouw collega’s de gezellige muur achter jou in beeld krijgen.

Tip 2 – Op weg naar de koelkast

Maar ook nu ben je er nog niet helemaal. Het kan namelijk zomaar gebeuren dat er iemand achter jou langs loopt terwijl je in vergadering bent. Wat dacht je van je vriend of vriendin in ondergoed, nietsvermoedend op weg naar de koelkast die net voorbij jouw zitplaats staat. Je collega’s liggen krom van het lachen en hopelijk zijn er bij jouw digitale meeting verder geen klanten aangeschoven. Zo’n blooper wil je vast niet maken. Dus voordat je met digitaal vergaderen begint, moet je ervoor zorgen dat dit soort zaken niet kunnen gebeuren. Print een verkeersbord uit of hang een lijntje op. Zo weet iedereen waarop moet worden gelet en hoef jij je geen zorgen te maken over je omgeving.

Tip 3 – In de spotlight

En dan is er natuurlijk nog het licht. Wanneer je gefilmd wordt door je webcam kan de lichtval groot verschil maken. Komt het licht van opzij of zet je juist een lamp achter je beeldscherm neer? Door de werking van schaduw kunnen de deelnemers aan een digitale vergadering een bepaalde image krijgen van je gezicht. Wil je professioneel overkomen, licht dan eerst op een rustige (weekend)dag even je werkplek uit. Net als in een studio breng je jouw gezicht de volgende keer goed in beeld. Bovendien: licht dat achter jou binnen valt is altijd fout. Ga dus nooit met je rug naar het raam zitten. De andere deelnemers zien dan alleen nog maar je silhouet. Je kunt je vast wel voorstellen hoe onaangenaam het is om te moeten vergaderen met iemand in tegenlicht.

Tip 4 – Muziek en meer

Tot zover de verstorende bewegingen en de lichtval die jouw professionaliteit kunnen ondermijnen. Maar als je vanuit huis moet werken zijn er vaak ook nog andere bewoners in je huis. Te denken valt aan kinderen, partner, broers en zussen of soms je ouders. Spreek van tevoren af dat ze allemaal hun mond houden als ze bij jou in de buurt komen. Om risico’s uit te sluiten is het natuurlijk handig als je in een aparte ruimte kunt zitten als je digitaal vergadert. Maar ook dan is een opvallende boodschap op jouw kamerdeur heel belangrijk. Zo voorkom je dat jouw partner plotseling komt binnenlopen en je bij je koosnaam noemt. Zit je met een koptelefoon op te vergaderen, bedenk dan dat elk geluid dat jouw microfoon opvangt voor de andere deelnemers te horen is. Dat kan dus een gesprek van huisgenoten zijn, maar ook de voordeurbel, een mobiele telefoon of gezellige muziek. Laat zulke geluiden jouw digitale vergadering niet verstoren.

Tip 5 – De verbinding

Ben jij thuis al aangesloten op glasvezel, dan zit het met de snelheid van je verbinding meestal wel goed. Is het in jouw woning nog niet zo ver, zorg dan dat een overmatige belasting van jouw verbinding je digitale meeting niet verstoort. Spreek met je kinderen af dat ze niet tijdens jouw vergadering zware beeldbestanden gaan downloaden. Voor je het weet staat jouw vergader-beeld stil en zien de andere deelnemers je beeld vervagen. Zorg ook dat je tijdens de digitale vergadering met je laptop zo dicht mogelijk bij het internetmodem zit. Als je namelijk een etage hoger zit, kan de breedte van je verbinding al flink slinken. Rechts onderin je scherm kun je zien hoeveel streepjes jouw internetverbinding heeft. Zeker bij een live verbinding is maximale kwaliteit sterk aan te raden. Heb je er de mogelijkheid toe, leg dan (tijdelijk) een netwerkkabel naar je modem toe. Zo ben je heel stabiel verbonden en gebruik je de meest optimale internetkwaliteit.

Tip 6 – De digitale vergadering gaat van start

Heb je al deze voorzorgen in acht genomen, breng dan je hoofdhaar in model en trek de juiste kleren aan. Vervolgens is het handig om goed op tijd voor het scherm te gaan zitten. Met een beetje geluk zijn sommige andere deelnemers er ook al. Voorafgaand aan de digitale meeting kun je elkaar dan nog even off the record spreken. Dat is gezellig en ook heel handig voor het onderhoud van je sociale netwerk op kantoor. Bovendien kom je niet te laat. Te laat komen is iets dat bij een digitale vergadering bijzonder storend kan zijn. Jouw beeldvlak blijft leeg en iedereen zit op de eerste rang te kijken hoe jij te laat ‘binnenkomt’.

Tip 7 – Online notulen maken

Om een vergadering overzichtelijk te houden, is het belangrijk dat iemand notuleert. Zo kan iedereen zich achteraf ook nog herinneren wat er allemaal is afgesproken. Nu je niet bij elkaar in één ruimte zit is het extra zinvol om te weten wanneer en wat de notulist noteert. Laat daarom altijd een chat-scherm meelopen tijdens een digitale vergadering. Wordt in die chat genotuleerd, dan is direct voor iedereen zichtbaar hoe de informatie uit de vergadering zijn geschreven neerslag krijgt. Is iemand het er niet mee eens, dan kan diegene dit in de chat laten blijken. Spreek vooraf een code hiervoor af. Bijvoorbeeld je initialen, waarmee je duidelijk aangeeft dat je er nog een nadere opmerking over wilt maken.

Tip 8 – Praten en luisteren

Hoewel we met digitaal vergaderen de werkelijkheid zo veel mogelijk proberen na te bootsen, is er wel een verschil. Je zit niet met elkaar in dezelfde ruimte, dus je krijgt van de verbale expressie van je gesprekspartner veel minder mee. Je bent afhankelijk van de stem en het gezicht dat je op je beeldscherm ziet. Bovendien is er vaak een kleine vertraging, waardoor je elkaar gemakkelijk in de rede valt. Beleg je een online meeting met anderen, dan is het verstandig om vooraf afspraken te maken over praten en luisteren. Je kunt er voor kiezen om degene die de vergadering voorzit steeds iemand een beurt te laten geven. Je maakt dan steeds met een handgebaar kenbaar dat je iets aan het onderwerp toevoegen wilt (in Google Meet kan dit digitaal). Wordt dit te geforceerd, dan is het in ieder geval van groot belang om met ruime intervallen tegen elkaar te praten. Een tel aan tussentijd zorgt ervoor dat de bespreking gedisciplineerd verloopt. Merk je dat je elkaar toch in de rede valt, maak dan bewust ruimte voor elkaar en praat dus niet direct door. Zo kun je ook online op een heldere en verstaanbare wijze met een groep mensen communiceren.

Tip 9 – Pauze

Langdurig voor het scherm vergaderen kan vermoeiend zijn. Je hebt al een wat beperkter zicht op de personen waarmee je in vergadering zit, dus een moment van onderbreking kan verfrissend werken. Stel die onderbreking niet te lang uit, maar las na een half uur een eerste pauze in. Die hoeft maar 5 à 10 minuten te duren. In die pauze blijft iedereen online, maar kan er even over andere zaken worden gepraat. Je kunt er zelfs voor kiezen om een paar minuten lang face-to-face met één of twee collega’s te gaan babbelen. Daarna gaat de digitale vergadering weer door en heeft de break gezorgd voor de nodige variatie.

Tip 10 – De verschillende platformen

Is online vergaderen in jouw werksituatie nieuw, dan is niet iedereen even handig met deze software. Dit kan onpraktisch zijn en zelfs tot irritatie leiden. Het is daarom verstandig om vooraf te inventariseren welke route er online genomen zal worden. Wie heeft er met wat ervaring? Kiezen we voor Skype, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Apple’s Facetime of Whatsapp’s videocall? Skype, Zoom en Teams beschikken over de grootste administratieve mogelijkheden. Facetime, Whatsapp en Google Meet kunnen weer erg makkelijk via de telefoon worden gebruikt. Is eenmaal het juiste platform gekozen, beleg dan eerst eens een vergadering waarin elke deelnemer de belangrijkste functies van het platform uitprobeert. Zo ben je goed voorbereid als het de keer daarna weer over de serieuze zaken van het werk gaat.

Delen wordt gewaardeerd!

Reader Interactions

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.