Wat is een organogram? Betekenis, soorten en voorbeeld

Het oudste organogram dat we kennen is ruim 170 jaar oud. In 1855 liet Daniel McCallum, algemeen directeur van de Amerikaanse spoorwegmaatschappij New York and Erie Railroad, zijn organisatie uittekenen door ingenieur George Holt Henshaw. Die wandkaart van 107 bij 67 centimeter ligt nu in de Library of Congress, de nationale bibliotheek van de Verenigde Staten. Opvallend: het was geen piramide maar een boom, met de leiding bij de wortel en de afdelingen als takken.

Nut van een organogram

Een organogram brengt de structuur van een onderneming in beeld. Welke afdelingen en divisies er zijn, wie er aan het hoofd staat en welke functies daaronder vallen. Je ziet in één oogopslag wie waarover gaat. Hoe hoger een vakje in het schema staat, hoe meer bevoegdheden en verantwoordelijkheden erbij horen. Wie bij één taak het werk doet en wie beslist, zet je in een RACI-matrix.

Let op één ding dat vaak misgaat: in een organogram staan functies, geen mensen. Er staat Hoofd Inkoop, niet Karin. Dat is geen formaliteit. Zodra je namen in de vakjes zet, moet je het schema bijwerken bij elke personeelswissel. En zet je het op je website, dan publiceer je persoonsgegevens.

Een heldere structuur helpt bij het maken van functieprofielen en functieomschrijvingen. Dat is vooral van belang bij werving en selectie en bij een reorganisatie, waar je wilt zorgen voor de juiste mensen op de juiste plek. Uit de functieprofielen leid je vervolgens de functie-eisen en de taakomschrijvingen af. Daarmee is het organogram een van de eerste hulpmiddelen binnen HRM.

Soorten organogram

Bij de soorten organogram gaat het om de manier waarop je het schema tekent. Er zijn er drie in gebruik.

De verticale schemavorm is de bekendste. Bovenaan staat de directie, daaronder de lagen in blokken. Dit is de vorm die iedereen herkent en tegelijk de vorm die de hiërarchie het sterkst benadrukt.

Bij de horizontale schemavorm staat de directie links en rolt de structuur naar rechts uit. Inhoudelijk zegt hij precies hetzelfde, maar de hiërarchie oogt minder dominant. Hij leest ook prettiger op een breed scherm.

De concentrische schemavorm zet de directie in het midden en groepeert de afdelingen in cirkels daaromheen. De nadruk ligt hier op samenwerking in plaats van op rangorde. Hij is mooi om te zien en lastig te lezen zodra je meer dan drie ringen hebt.

In veel uitleg over organogrammen staat dat de werkgever bovenaan, links of in het midden staat. Dat woord klopt niet. De werkgever is de rechtspersoon zelf, dus het hele schema. Bovenin staat het bestuur of de directie. Bij een kleine bv is dat vaak dezelfde persoon als de eigenaar, maar in de structuur is het een andere rol.

Welke organisatiestructuur zit eronder

De drie vormen hierboven zeggen alleen iets over het tekenwerk. De vraag die er echt toe doet is welke structuur je tekent, want dat bepaalt wie beslist en wie aan wie rapporteert.

In het Nederlandse bedrijfsleven hoor je meestal drie namen. In een lijnorganisatie loopt één rechte lijn van de directie naar de werkvloer en heeft iedereen precies één leidinggevende. Een lijn-staforganisatie heeft diezelfde lijn, maar daar hangen adviseurs naast die geen opdrachten geven: kwaliteit, juridische zaken, personeelszaken. Bij een matrixorganisatie heb je er een tweede baas bij, want naast je vakafdeling werk je in projecten. Dat laatste werkt goed in de bouw, in IT en in de advieswereld, en het is ook de structuur waarin de meeste ruzies over prioriteiten ontstaan.

De indeling van Mintzberg

De bekendste indeling van organisatiestructuren komt van de Canadese organisatiekundige Henry Mintzberg, hoogleraar aan McGill University, die in 1979 en 1980 vijf terugkerende vormen beschreef. Zijn namen klinken zwaarder dan ze zijn; ze zeggen vooral wie de beslissingen neemt. De tabel hieronder zet ze op een rij, met wie er in elke vorm de dienst uitmaakt en een voorbeeld van een organisatie die zo werkt.

Waarom is dat nuttig als je alleen een schema wil tekenen? Omdat je aan het organogram kunt zien of de structuur past bij wat je doet. Teken je een ziekenhuis als machinebureaucratie, met alle beslissingen bovenin, dan zie je op papier meteen waarom de specialisten zich niet aan de procedures houden. Het schema is dan geen plaatje meer maar een diagnose.

Waar het organogram vandaan komt

Het organogram is niet bedacht om een jaarverslag mee te vullen. Het is ontstaan uit een beheersprobleem. De New York and Erie Railroad reed halverwege de negentiende eeuw over honderden kilometers spoor. Het personeel werkte op grote afstand van het hoofdkantoor en niemand had een overzicht van wie waarover ging.

Algemeen directeur Daniel McCallum liet de organisatie daarom uittekenen. De volledige titel waaronder de Library of Congress de kaart bewaart, zegt waar het hem om ging. Het is een plan van de organisatie dat de verdeling van de taken toont en het aantal en de soort medewerkers per afdeling. Als makers staan McCallum en de ingenieur George Holt Henshaw vermeld, met 1855 als jaartal. De spoorlijnen lopen op de kaart als takken uit het kantoor van de algemeen directeur.

Twee dingen daaraan zijn nog steeds actueel. Het eerste is dat de tekening een middel was om verantwoordelijkheid vast te leggen, niet om de baas bovenaan te zetten. Het tweede is de vorm: een boom, geen piramide. Wie vandaag worstelt met een organogram dat er hiërarchischer uitziet dan de organisatie aanvoelt, kan dus gerust iets anders tekenen. Daar is niets nieuws aan.

Wanneer je een organogram echt nodig hebt

Geen enkele Nederlandse wet schrijft voor dat je een organogram maakt. Toch is er een concreet moment waarop de overheid er om vraagt, en dat verrast ondernemers regelmatig.

De meeste rechtspersonen en samenwerkingsverbanden moeten bij de KVK opgeven wie hun UBO is. Een eenmanszaak hoeft dat niet. UBO staat voor ultimate beneficial owner: de persoon die uiteindelijk eigenaar is of het echt voor het zeggen heeft.

Doe je die opgave voor een werkmaatschappij, dus voor de bv waarin het werk gebeurt en die onder een holding hangt, dan vraagt de KVK ook om een organogram. Daarmee laat je zien welke rol die persoon binnen de organisatie heeft. Kun je de zeggenschap niet uit de aandelen aantonen en stuur je in plaats daarvan een brief van het bedrijf mee, dan wil de KVK daar eveneens een organogram bij. Zit je bedrijf in een holdingstructuur, houd het schema dan bij: je hebt het nodig op het moment dat je het niet verwacht.

Bij vijftig medewerkers komt de ondernemingsraad

Een tweede moment komt bij groei. Vanaf 50 werkzame personen ben je verplicht een ondernemingsraad in te stellen, staat in artikel 2 van de Wet op de ondernemingsraden. Om te bepalen of je die grens haalt en voor welke onderneming precies, moet je op papier hebben wie waar werkt. Zit je met 47 mensen, dan hoeft het nog niet; neem je er vier bij, dan wel. In de praktijk is dat het moment waarop het eerste echte organogram op tafel komt.

Het onderhoud is de zwakke plek

En dan het punt waar het meestal fout gaat: onderhoud. Een organogram van drie reorganisaties geleden is erger dan geen organogram, want nieuwe medewerkers gaan erop af en kloppen bij de verkeerde deur aan. Spreek af wie het beheert, en werk het bij op dezelfde dag dat een afdeling verandert. Gaat het om een grotere ingreep, lees dan ook wat er komt kijken bij effectief reorganiseren. Zet daarna in het schema ook vast welke werkprocessen bij welke afdeling horen. Dan staat er wie waar zit en ook wie wat doet.

Veelgestelde vragen over een organogram