Wat hoort er in een functieprofiel te staan?

In een functieprofiel staan het doel van de functie, de taken, de bevoegdheden, de plaats in de organisatie, de eisen aan kennis en ervaring, en de arbeidsvoorwaarden. Het CBS telde eind juni 2026 375.000 openstaande vacatures tegenover 396.000 werklozen. Het CBS is het bureau dat de officiële cijfers over Nederland verzamelt. Er is dus bijna een vacature per werkzoekende, en daarmee kiest de kandidaat net zo goed jou. Een eis die je niet kunt uitleggen kost je kandidaten, en soms is die eis ook nog verboden.

De zes onderdelen van een functieprofiel

Een bruikbaar functieprofiel beantwoordt zes vragen: waarvoor is deze functie er, wat doet iemand, wat mag hij beslissen, aan wie rapporteert hij, wat moet hij kennen en kunnen, en wat krijgt hij ervoor. De KVK werkt dat uit in zes stappen in Functieomschrijving maken in 6 stappen. De KVK is de Kamer van Koophandel, het overheidsloket waar je je bedrijf inschrijft en waar ondernemersinformatie vandaan komt.

• Doel van de functie. Een zin waarom deze plek bestaat.
• Taken. Wat iemand elke week werkelijk doet, niet wat leuk klinkt.
• Bevoegdheden. Waarover mag hij zelfstandig beslissen, en tot welk bedrag.
• Plaats in de organisatie. Aan wie rapporteert hij, met wie werkt hij samen.
• Kennis en ervaring. Opleiding, vakkennis, aantal jaren.
• Vaardigheden en gedrag. Wat iemand moet kunnen in de praktijk.
• Uren, plaats en arbeidsvoorwaarden. Contractvorm, salarisschaal, cao.

Het onderdeel dat het vaakst ontbreekt zijn de bevoegdheden. Denk aan de monteur die na een half jaar te horen krijgt dat hij ook de planning had moeten maken. In zijn functieprofiel stond alleen dat hij storingen verhelpt. Hij staat dan sterk, en jij niet.

Houd het profiel kort genoeg om te lezen. Twee pagina’s is ruim. Werk het bij zodra de functie verandert, want een profiel van vijf jaar oud beschrijft een baan die niet meer bestaat. Een functieprofiel dat niemand na het eerste jaar nog opent, heeft geen waarde. Hoe je de rollen binnen een team op elkaar afstemt, lees je in hoe je een afdelingsplan maakt.

Welke eisen mag je niet stellen?

Je mag in een functieprofiel en in een vacature geen eis stellen die mensen uitsluit op grond van leeftijd, geslacht, ras, nationaliteit, godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, seksuele gerichtheid of burgerlijke staat. Dat staat in de Algemene wet gelijke behandeling, artikel 1 en artikel 5. Die wet geldt sinds 1 september 1994 en noemt de aanbieding van een betrekking uitdrukkelijk. Voor leeftijd geldt een aparte wet: de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij de arbeid, in werking sinds 1 mei 2004.

De wet kent twee soorten onderscheid. Direct onderscheid is een eis die de grond zelf noemt, zoals “maximaal 30 jaar”. Indirect onderscheid is een eis die neutraal klinkt maar in de praktijk een groep raakt, zoals “Nederlands als moedertaal”.

Een eis mag blijven staan als er een objectieve rechtvaardiging is. Dat betekent drie dingen tegelijk. Het doel moet legitiem zijn, het middel moet geschikt zijn om dat doel te halen, en het middel moet ook nodig zijn. Bestaat er een minder ingrijpende manier, dan valt de rechtvaardiging weg. Artikel 7 van de leeftijdswet en artikel 2 van de Algemene wet gelijke behandeling zeggen het in vrijwel dezelfde woorden.

Noem je in een openbare vacature toch een leeftijd, dan moet je de reden daarvoor in de tekst zetten. Dat verplicht artikel 9 van de leeftijdswet. Bijna niemand doet dat, en daarmee is de advertentie al in strijd met de wet voordat er iemand heeft gesolliciteerd.

Wat oordeelde het College over echte vacatures?

Het College voor de Rechten van de Mens beoordeelt klachten over discriminatie en publiceert die oordelen met naam en toenaam. Het is geen rechter, maar rechters volgen de oordelen vaak. In 2024 gaf het College 110 oordelen; in 40 procent daarvan stelde het verboden onderscheid vast. Dat zijn dus 44 zaken waarin een organisatie de wet overtrad.

Drie zaken laten goed zien waar het misgaat.

• Oordeel 2025-26 van 18 maart 2025. De Raad voor de leefomgeving en infrastructuur zocht junior-raadsleden van hoogstens 30 jaar. Het doel, de blik van een jongere generatie binnenhalen, vond het College legitiem. De harde leeftijdsgrens vond het niet nodig, want je kunt ook sturen op jaren sinds afstuderen. Verboden onderscheid op grond van leeftijd.
• Oordeel 2022-55 van 23 mei 2022. Een hogeschool vroeg in een docentenvacature om uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels. De docenten hoefden geen Nederlandstalig onderwijs te geven. Verboden indirect onderscheid op grond van ras.
• Oordeel 2017-49 van 20 april 2017. Een vertaalbureau wees een kandidaat af omdat Nederlands niet zijn moedertaal was. Het bureau had niet onderzocht of die eis nodig was voor de kwaliteit. Verboden onderscheid op grond van ras.

De rode draad is steeds dezelfde: het doel was te verdedigen, het middel niet. “Jong en dynamisch team” is daarmee geen onschuldige sfeerzin, maar een leeftijdssignaal dat je moet kunnen onderbouwen. Schrap het en beschrijf wat je werkelijk bedoelt, bijvoorbeeld dat het team klein is en snel schakelt.

Een onnodige opleidingseis valt in dezelfde categorie. Vraag je om hbo terwijl de functie dat niet nodig heeft, dan sluit je groepen uit zonder reden. En je haalt er in een krappe markt niets mee op, want goed personeelsbeleid begint bij eisen die je kunt uitleggen.

Het verschil met een vacaturetekst en functiewaardering

Deze drie documenten worden vaak door elkaar gehaald, terwijl ze een ander doel dienen en door andere mensen worden gebruikt.

Functiewaardering is de weging die bepaalt in welke salarisschaal een functie valt. Zo’n systeem kijkt naar zaken als kennis, zelfstandigheid, contacten en afbreukrisico. Val je onder een cao, dan ligt dat systeem daar meestal al vast. Een cao is een pakket afspraken over loon en arbeidsvoorwaarden dat geldt voor een hele bedrijfstak of een heel bedrijf. Wat zo’n pakket precies regelt lees je in wat een cao is, en of jouw bedrijf eronder valt zoek je uit via welke cao voor jouw bedrijf geldt.

Op dit punt komt er Europese regelgeving aan. Richtlijn (EU) 2023/970 van 10 mei 2023 geeft sollicitanten recht op informatie over het aanvangssalaris of de bandbreedte daarvan, gebaseerd op objectieve en genderneutrale criteria. Diezelfde richtlijn verbiedt werkgevers te vragen wat iemand nu of eerder verdiende. Artikel 34 zegt dat lidstaten dit uiterlijk 7 juni 2026 in hun eigen wet moesten hebben staan.

Nederland heeft die datum niet gehaald. Het wetsvoorstel dat de richtlijn omzet, Kamerstuk 36949, is op 21 mei 2026 bij de Tweede Kamer ingediend. Het plenaire debat staat gepland voor 11 januari 2027 en er is nog niet over gestemd. Wat er uiteindelijk in de Nederlandse wet komt te staan, en per wanneer, ligt op 12 september 2026 dus nog niet vast. Zet het salaris of de schaal nu alvast in je vacature, want je moet er toch aan geloven.

Wat doet een functieprofiel bij disfunctioneren?

Een functieprofiel is geen arbeidsovereenkomst en bindt je dus niet zoals een contract. Toch is het het document waar een kantonrechter als eerste naar vraagt als je iemand wilt ontslaan wegens onvoldoende functioneren.

Die ontslaggrond staat in artikel 7:669 lid 3 onder d van het Burgerlijk Wetboek. De wet stelt er drie voorwaarden bij. Je moet de werknemer tijdig hebben verteld dat zijn functioneren tekortschiet. Je moet hem voldoende gelegenheid hebben gegeven om te verbeteren. En het mag niet komen doordat jij te weinig hebt gedaan aan scholing of aan de arbeidsomstandigheden.

Zonder functieprofiel kun je die eerste voorwaarde nauwelijks hardmaken. Tekortschieten veronderstelt namelijk dat vaststaat wat er van iemand werd gevraagd. Een verbeterplan hangt op hetzelfde punt: je legt erin vast welk onderdeel van de functie beter moet, hoeveel tijd iemand krijgt en hoe je meet of het gelukt is. Maak die punten meetbaar; hoe je dat doet staat in de uitleg over SMART-doelen.

Gaat het om jouw eigen zaak en om een concrete medewerker, laat het verbeterplan dan nakijken door een arbeidsrechtjurist of bel het KVK Adviesteam. Een ontslagzaak die strandt op een slordig dossier kost je al snel een billijke vergoeding bovenop de transitievergoeding.

Moet je je werkwijze voor werving vastleggen?

Nee, op 12 september 2026 bestaat die verplichting niet. Veel artikelen en HR-blogs schrijven nog dat werkgevers vanaf een bepaald jaar een schriftelijke werkwijze tegen discriminatie moeten hebben. Dat klopt niet.

Het wetsvoorstel dat dat regelde heet de Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie. Het zou gelden voor werkgevers met 25 of meer werknemers en de Nederlandse Arbeidsinspectie toezicht geven. De Arbeidsinspectie is de dienst die namens het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid controleert of werkgevers zich aan de arbeidswetten houden. De Tweede Kamer nam het voorstel aan op 14 maart 2023. De Eerste Kamer verwierp het op 26 maart 2024, met 38 stemmen tegen en 37 voor.

Er ligt sinds kort een nieuwe poging. De Kamerleden Ergin en Van Baarle dienden op 3 maart 2026 wetsvoorstel 36908 in, opnieuw onder de naam Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie. De commissie wacht op advies van de Raad van State. Er is dus geen ingangsdatum en geen bedrijfsgrootte om je nu op voor te bereiden.

Dat je het niet moet, maakt het niet zinloos. Een half A4 waarop staat welke eisen je stelt, waarom, en wie de sollicitaties beoordeelt, is precies het bewijsstuk dat je nodig hebt als iemand bij het College een klacht indient. Zo’n klacht keert namelijk de bewijslast om: de sollicitant maakt het onderscheid aannemelijk, en jij moet aantonen dat je niet hebt gediscrimineerd.

Waar je deze week mee begint

Pak je laatste vacaturetekst erbij en streep elke eis weg die je niet in een zin kunt uitleggen aan de kandidaat die erop afknapt. Leeftijd, moedertaal, een opleidingsniveau dat het werk niet vraagt, een maximumaantal jaren ervaring: dat zijn de vier die het vaakst sneuvelen bij het College.

Zet er daarna het salaris of de schaal bij. Dat is nog geen plicht, maar het wordt het waarschijnlijk in 2027, en het scheelt je nu al gesprekken met mensen die het bedrag toch te laag vinden. Hoe je jezelf als werkgever presenteert zonder loze beloften, staat in het artikel over employer branding.

Veelgestelde vragen