Notulen maken in drie vormen en wat de wet van je vraagt

Voor de meeste overleggen is de kortste vorm van notulen de beste: een lijst met besluiten en afspraken. De wet vraagt zelden meer. Neem de bv, de besloten vennootschap. Daar moet het bestuur opschrijven wat de aandeelhouders besluiten. Aandeelhouders zijn de eigenaren van het bedrijf. Die regel staat in het Burgerlijk Wetboek. In die wet staan de regels voor bedrijven, verenigingen en stichtingen. Een verslag van het hele gesprek eist die wet niet. Wel moet elk bestuur zijn administratie zeven jaar bewaren. Meer over vergaderen en samenwerken staat in het kennisgebied Organiseren.

Wat notulen zijn

Notulen zijn het schriftelijke verslag van een vergadering. Je leest erin wat er is besloten en wie wat gaat doen. Vaak staat er ook in hoe het gesprek liep.

Het woord zegt al hoe kort het mag. Notulen komt van het Latijnse notula, en dat betekent korte aantekening. Zo staat het op Taaladvies.net, de adviessite van de Taalunie. Die organisatie stelt de officiële spelling van het Nederlands vast. Als naam voor een beknopt verslag van een vergadering is het woord al in 1558 gevonden. Dat staat in een van de woordenboeken in de Etymologiebank. Die site bundelt herkomstwoordenboeken en staat bij het Instituut voor de Nederlandse Taal.

Je kent het moment vast. De vergadering is voorbij en je hebt vier kantjes aantekeningen. Twee weken later weet niemand meer wie de offerte zou opvragen. Goede notulen voorkomen dat, en lang hoeven ze niet te zijn.

De drie vormen van notulen

Er zijn drie vormen, van lang naar kort. In de tabel hieronder zie je per vorm wat erin staat en bij welk overleg hij past.

Wij kiezen de kortste vorm, tenzij de wet of je statuten meer vragen. Statuten zijn de vaste regels van een vereniging, stichting of bedrijf. Onderzoek geeft geen reden om meer te schrijven. In ons artikel over effectief vergaderen lees je over een studie uit 2009. Vergaderingen met notulen werden daarin niet beter beoordeeld, zodra de onderzoekers andere kenmerken meewogen.

Eén agendapunt in drie vormen

Een voorbeeld. Het bestuur van een voetbalclub bespreekt de feesttent voor het jubileum. Hieronder staat dat ene agendapunt drie keer.

Het woordelijk verslag geeft elke spreker letterlijk weer.

“Voorzitter: Dan punt 4, de feesttent. Karin, jij hebt offertes opgevraagd? Karin: Ja, twee. De goedkoopste tent kost € 1.800. Peter: Hebben we dat geld wel? In de begroting staat € 1.500. Karin: Nee, we komen € 300 tekort. Peter: Dan vraag ik het de sponsor. Voorzitter: Is iedereen akkoord als de sponsor het verschil betaalt? Alle vijf bestuursleden zeggen ja.”

De samenvattende notulen houden de kern over.

“4. Feesttent. Karin heeft twee offertes. De goedkoopste tent kost € 1.800, en dat is € 300 meer dan begroot. Peter vraagt de sponsor om het verschil. Het bestuur besluit de goedkoopste tent te huren als de sponsor het tekort betaalt.”

De besluiten- en actielijst is het kortst.

“Besluit: het bestuur huurt de tent van € 1.800 als de sponsor € 300 bijdraagt. Actie: Peter vraagt de sponsor om € 300, vóór 1 november. Actie: Karin reserveert de tent na het akkoord van de sponsor.”

De kortste versie heeft als enige een datum

Wij telden de woorden van elke versie. In de tabel hieronder staat de uitkomst, met wat je als lezer terugvindt.

Volgens onze telling is de lijst hier ruim 40 procent korter dan het woordelijk verslag. Toch is het de enige versie met een datum erin. Een lijst dwingt je om bij elke afspraak een naam en een dag te zetten.

Wat er in notulen hoort

In notulen staan altijd dezelfde onderdelen, welke vorm je ook kiest.

• De naam van het overleg, de datum en de plaats.
• Wie aanwezig was en wie zich heeft afgemeld.
• Wie voorzitter was en wie de notulen maakte.
• Per agendapunt het besluit, of de reden dat er nog geen besluit is.
• De actielijst met per afspraak een naam en een datum.
• De datum van de volgende vergadering.

Schrijf een besluit op als een hele zin die je los kunt begrijpen. “Akkoord met voorstel Karin” zegt over een jaar niemand iets. “Het bestuur huurt de tent van € 1.800” wel. Bij een stemming noteer je ook de uitslag, bijvoorbeeld drie stemmen voor en twee tegen.

Notulen maken in vijf stappen

Goede notulen beginnen vóór de vergadering en zijn binnen twee werkdagen klaar. Een wettelijke termijn daarvoor vonden wij niet.

• Zet de agenda vooraf in een leeg document, met onder elk punt ruimte voor het besluit en de acties.
• Noteer tijdens het overleg alleen besluiten, afspraken en de argumenten die de doorslag gaven.
• Vraag de voorzitter om elk punt af te sluiten met de vraag wat er nu is besloten.
• Werk je aantekeningen snel uit. Dan weet je nog wat een krabbel betekende.
• Stuur het concept rond en laat het in de volgende vergadering vaststellen.

De vraag aan de voorzitter levert het meeste op. Een notulist die moet raden wat het besluit was, schrijft op wat hij of zij denkt te hebben gehoord. Zegt de voorzitter het hardop, dan kan iedereen meteen bijsturen. Vergader je online, dan kun je de notulen meteen op het scherm laten zien. Meer daarover staat in onze tips voor digitaal vergaderen.

Schrijf in de tegenwoordige tijd

Notulen schrijf je in de tegenwoordige tijd, ook al is de vergadering voorbij. De Taalunie noemt dat op Taaladvies.net de normale vorm voor het verslag van een vergadering. Haar voorbeeld: “De voorzitter maant tot stilte en brengt het voorstel in stemming.”

Blijf daarbij neutraal. Schrijf op wat iemand voorstelt, niet wat jij ervan vindt. Woorden als helaas, terecht of eindelijk horen niet in notulen.

Wanneer notulen wettelijk moeten

Een algemene wet die notulen voor elk overleg voorschrijft, vonden wij niet. In de tabel hieronder zie je wat de wet per organisatie vraagt. Nv staat voor naamloze vennootschap, ook een bedrijf met aandeelhouders.

Het woord notulen staat maar vier keer in het deel van het Burgerlijk Wetboek over organisaties, zo telden wij. Drie keer gaat het om een groot besluit van een bedrijf, zoals een fusie of een splitsing. Dan moet een notaris de notulen opmaken. De vierde keer gaat het om de vereniging. Roepen leden zelf een vergadering bijeen, dan mogen zij iemand aanwijzen die de notulen opstelt. De wet gaat er dus van uit dat een vereniging notulen maakt. Een plicht staat er niet. Noemen je statuten notulen, dan moeten ze er wel komen.

De stichting en de VvE

Voor het bestuur van een stichting noemt de wet wel een geval waarin iets op papier moet. Een bestuurder met een eigen belang dat botst met dat van de stichting, doet niet mee aan het besluit. Kan het bestuur daardoor niet besluiten en is er geen raad die toezicht houdt? Dan besluit het bestuur toch, en zet het zijn overwegingen op papier. De statuten kunnen iets anders bepalen.

Van een vereniging van eigenaars (VvE) is elke eigenaar van een appartement in het gebouw lid. In het deel van het Burgerlijk Wetboek over de VvE vonden wij het woord notulen niet. De bewaarplicht van zeven jaar geldt er wel. Kijk voor de notulen in je reglement.

De ondernemingsraad en de gemeenteraad

Voor de ondernemingsraad is de wet het duidelijkst. Een ondernemingsraad is de groep gekozen werknemers die namens het personeel met de directie overlegt. Van het overleg tussen raad en directie komt een verslag. Beide partijen moeten dat verslag goedkeuren. Zo staat het in de Wet op de ondernemingsraden. De raad vergadert ook zonder de directie. Hoe het verslag daarvan wordt gemaakt, regelt de raad in zijn eigen reglement. Wat die raad verder mag, lees je in ons artikel over de ondernemingsraad en zijn rechten.

De Gemeentewet noemt het woord notulen niet. De gemeenteraad moet wel de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar maken. Van een vergadering achter gesloten deuren komt een apart verslag. Dat blijft geheim, tenzij de raad anders besluit.

Als iemand het niet eens is met de notulen

Bezwaar maken tegen notulen kan, maar alleen tegen de weergave. Je kunt niet achteraf veranderen wat er is gezegd. Dat uitgangspunt staat in het voorbeeldreglement voor ondernemingsraden van mei 2025. De Sociaal-Economische Raad (SER) maakte dat reglement. In de SER zitten ondernemers, werknemers en onafhankelijke deskundigen. De SER adviseert het kabinet. Bezwaar kan volgens de toelichting bij het reglement alleen gaan over “de weergave van het besprokene”.

De werkwijze uit dat reglement past bij elk overleg. De secretaris stuurt zo snel mogelijk een concept rond. Wie het er niet mee eens is, meldt dat, liefst met een reden. In de volgende vergadering beslist de groep over de tekst en stelt ze de notulen vast. Ons advies: zet de wijziging in de nieuwe notulen. Dan blijft zichtbaar wat er is aangepast.

Twijfel over een stemming meld je meteen

Bij een stemming geldt een strengere regel. In een vereniging, stichting of bv geldt de uitslag die de voorzitter uitspreekt, tenzij de statuten iets anders bepalen. Dat staat in het Burgerlijk Wetboek. Vind je dat de voorzitter zich vergist, zeg het dan direct. Wacht daar niet mee tot de notulen rondgaan. Er komt een nieuwe stemming als de meerderheid dat wil. Is er niet op papier of één voor één gestemd, dan is één aanwezige met stemrecht genoeg.

Als er iets onjuists over jou in staat

Staat je naam in notulen, dan zijn dat persoonsgegevens. Kloppen gegevens over jou niet, dan mag je de organisatie vragen ze te verbeteren. De organisatie moet binnen een maand reageren. Dat schrijft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Zij houdt in Nederland toezicht op de privacy. Er is wel een grens. Ben je het alleen oneens met een indruk, mening of conclusie? Dan hoeft de organisatie die niet zomaar aan te passen. Je kunt wel vragen om jouw mening erbij te zetten.

Opnemen en notuleren met AI

Een vergadering opnemen en door AI laten uitschrijven doe je alleen als het nodig is en iedereen het vooraf weet. AI staat voor kunstmatige intelligentie. Hier is dat een programma dat de opname uitschrijft en samenvat. Er spelen twee soorten regels.

De eerste is het strafrecht. Het Wetboek van Strafrecht gaat over de buitenstaander. Strafbaar ben je als je met een apparaat opzettelijk een gesprek opneemt waaraan je zelf niet meedoet, zonder opdracht van een deelnemer. Een apparaat dat er openlijk staat, met goedvinden van wie de ruimte gebruikt, valt daar in de regel niet onder. Wie zelf meepraat en opneemt, valt niet onder het verbod. Netjes is heimelijk opnemen daarmee nog niet.

De tweede is de privacy. Binnen een organisatie geldt de AVG, de Europese privacywet. Of je een vergadering mag opnemen, legt de AP op haar site niet apart uit. Dat zagen wij op 4 oktober 2026. Over telefoongesprekken op het werk is de AP wel duidelijk. Een werkgever mag die opnemen als dat noodzakelijk is. Medewerkers hebben het recht om te weten dat hun gesprek wordt opgenomen, en voor welk doel. Eén keer melden als iemand in dienst komt, is volgens de AP niet genoeg. Heimelijk opnemen mag vrijwel nooit.

Houd bij vergaderingen dezelfde lijn aan. Neem alleen op als je de opname echt nodig hebt. Zeg aan het begin dat je opneemt en waarvoor. Zeg er ook bij wanneer je de opname wist.

Wat er met de opname gebeurt

Een notuleerdienst met AI draait meestal op de computers van een ander bedrijf. Daar staat dan ook je opname. Laat je organisatie een ander bedrijf met persoonsgegevens werken, dan moet er een verwerkersovereenkomst zijn. Dat is een contract waarin staat wat het andere bedrijf met de gegevens mag doen. Zonder dat contract is je organisatie volgens de AP in overtreding. Kies daarom niet zelf een gratis app. Vraag eerst je werkgever of je bestuur welke dienst is toegestaan.

Controleer wat de AI opschrijft

Een samenvatting door AI lees je altijd zelf na. Wat zo’n systeem schrijft, kan fout zijn en toch overtuigend klinken. Dat schreef de AP in een advies aan de gemeente Haarlemmermeer. Het advies staat sinds 13 juli 2026 op haar site. De gemeente wilde Copilot gaan gebruiken, de AI-assistent van Microsoft. “Over het algemeen zal de onjuiste output plausibel klinken”, staat in het advies. Gebruikers moeten volgens de AP de kennis en de tijd hebben om het resultaat te controleren.

Voor notulen betekent dat: jij blijft de notulist. Leg de samenvatting naast je eigen aantekeningen. Controleer elk besluit, elke naam, elk bedrag en elke datum. Hoe je een AI-assistent een bruikbare opdracht geeft, lees je in ons artikel over een goede prompt schrijven.

Hoe lang je notulen bewaart

Bewaar vastgestelde notulen van een bestuur of ledenvergadering minstens zeven jaar. Het Burgerlijk Wetboek verplicht het bestuur van elke vereniging, stichting, bv en nv om zijn administratie zo lang te bewaren. De wet noemt daarbij geen notulen en geen soorten vergaderingen. Wel moet je uit de administratie altijd kunnen aflezen welke rechten en plichten de organisatie heeft. Notulen met besluiten rekenen wij daarom tot die administratie. Houdt de organisatie op te bestaan, dan blijven de stukken daarna nog zeven jaar bewaard.

Voor het werkoverleg geldt volgens onze lezing dezelfde maat. Blijkt uit de notulen een recht of plicht van de organisatie, bewaar ze dan zeven jaar. Voor andere notulen spreek je een termijn af en ruim je daarna op.

Voor de privacy geldt het omgekeerde. Persoonsgegevens mag je niet langer bewaren dan nodig is, schrijft de AP. Een vaste termijn noemt de AVG niet. Een opname maak je om de notulen te schrijven. Zijn de notulen vastgesteld, dan is dat doel bereikt en kan de opname weg.

Veelgestelde vragen over notulen maken