Vakantiedagen vervallen niet zonder waarschuwing

Dagen die je in 2026 opbouwt, vervallen dus op 1 juli 2027, zo staat in het Burgerlijk Wetboek. Je werkgever moet je dan wel hebben aangespoord om ze op te nemen. Ook moet hij je op die datum hebben gewezen. Deed hij dat niet, dan blijven de dagen staan. Ze verjaren dan ook niet na vijf jaar, besliste de Hoge Raad, de hoogste rechter van Nederland, op 23 juni 2023. Voor bovenwettelijke dagen, die je krijgt bovenop het wettelijk minimum, geldt die bescherming niet. Meer over je rechten en over wat een rechter voor je kan doen, staat in het kennisgebied Juridisch.

Hoeveel wettelijke vakantiedagen je hebt

Het wettelijk minimum is vier keer het aantal uren dat je per week werkt. Dat staat in het Burgerlijk Wetboek, het wetboek waarin ook het arbeidsrecht staat. Werk je 40 uur per week, dan heb je recht op 160 uur vrij: twintig werkdagen van acht uur. Werk je drie dagen van acht uur, dan is het 96 uur, of twaalf van jouw werkdagen. In beide gevallen ben je vier weken vrij.

In de tabel hieronder zie je het minimum bij vier gangbare werkweken, in uren en in de dagen die je normaal zou werken.

Krijg je meer, dan zijn de dagen boven dat minimum bovenwettelijke dagen. Bij 25 dagen en een werkweek van vijf dagen zijn er 20 wettelijk en 5 bovenwettelijk. Dat verschil telt, want voor de twee soorten gelden andere regels. Hoeveel dagen je in totaal krijgt, staat in je contract of in je cao. Een cao is de afspraak over loon en arbeidsvoorwaarden die werkgevers en vakbonden voor een hele sector maken. Hij mag je meer geven dan de wet, maar nooit minder. In ons artikel over wat een cao regelt lees je voor wie zo’n afspraak geldt.

Wanneer je vakantiedagen vervallen of verjaren

Wettelijke dagen vervallen zes maanden na het jaar waarin je ze opbouwde; bovenwettelijke dagen verjaren pas vijf jaar na dat jaar. Vervallen betekent: na die datum zijn ze weg, ook als je ze nooit hebt opgenomen. Die regel geldt voor dagen die je sinds 1 januari 2012 hebt opgebouwd. De regering wilde dat werknemers elk jaar echt vrij nemen, om uitval door overbelasting te voorkomen. Dat schreef ze op 27 augustus 2010 in de toelichting bij het wetsvoorstel.

Bovenwettelijke dagen vervallen niet, maar ze verjaren. Verjaren betekent dat je ze na een bepaalde tijd niet meer kunt opeisen, ook niet via de rechter. Die tijd is vijf jaar, gerekend vanaf de laatste dag van het jaar waarin je ze opbouwde.

In de tabel hieronder staan beide soorten naast elkaar, met de datums voor dagen uit 2021 en uit 2026.

Bovenwettelijke dagen uit 2021 kun je dus nog tot en met 31 december 2026 opnemen. Lukt dat niet meer, stuur je werkgever dan voor die datum een brief of mail waarin je de dagen duidelijk opeist. Zo’n schriftelijke aanmaning stuit de verjaring, zo staat in het Burgerlijk Wetboek. Stuiten betekent dat de klok opnieuw begint: je krijgt een nieuwe termijn van vijf jaar.

Je cao kan de termijn verlengen

De zes maanden zijn een minimum. In een cao of in je contract mag een langere termijn staan, want de wet staat een afwijking in het voordeel van de werknemer uitdrukkelijk toe. Een kortere termijn mag niet. Zoek in je eigen cao op het woord vervallen: daar staat de termijn die voor jou geldt. Staat er niets, dan geldt 1 juli.

Wat je werkgever moet doen voordat je dagen vervallen

Je werkgever moet je elk jaar de kans geven om je wettelijke dagen op te nemen. Hij moet je zo nodig aansporen en je op tijd waarschuwen dat ze vervallen. Doet hij dat niet, dan is 1 juli geen einddatum.

Dat hij je in staat moet stellen om vakantie op te nemen, staat in de wet. Wat dat betekent, maakte het Hof van Justitie van de Europese Unie in 2018 duidelijk. Dat is de hoogste rechter over Europese regels. Je werkgever moet er concreet voor zorgen dat je echt vrij kunt nemen. Hij moet je precies en op tijd vertellen dat je de dagen kwijtraakt als je ze niet opneemt. De bewijslast ligt bij hem: kan hij niet laten zien dat hij dat deed, dan vervallen je dagen niet.

Ook geen verjaring na vijf jaar

Veel uitleg stopt hier, met de toevoeging dat de dagen in zo’n geval na vijf jaar alsnog verjaren. Ook de voorlichtingssite van de Rijksoverheid schrijft dat dagen die je door je werkgever niet kon opnemen, na vijf jaar verjaren. De Hoge Raad oordeelde op 23 juni 2023 anders. Een werkgever die zijn werknemer niet aanspoorde en niet waarschuwde, kan zich ook niet op die vijf jaar beroepen. De wettelijke dagen blijven dan staan, hoe oud ze ook zijn.

Een zaak van 186 dagen

Hoe groot dat verschil kan zijn, laat een zaak bij het gerechtshof Den Haag zien, de rechter bij wie je in hoger beroep gaat. Een werknemer van een kantoor van advocaten en belastingadviseurs werkte 40 uur per week en had recht op 25 dagen per jaar. Hij was zelf advocaat en kende de regels. Dat maakte voor het hof niets uit: de plicht om te waarschuwen ligt bij de werkgever. Toen zijn baan eind 2020 stopte, had hij ruim 251 dagen niet opgenomen. Dat stelde het hof vast op basis van de overzichten van de werkgever zelf. De kantonrechter, de rechter die over arbeidszaken beslist, kende hem er 22 toe.

Het hof zag het anders. De werkgever had niet laten zien dat hij zijn werknemer had aangespoord en gewaarschuwd. Daardoor waren zijn wettelijke dagen van 2012 tot en met 2019 niet vervallen en niet verjaard. De Hoge Raad liet de uitspraak in 2023 in stand.

Wat de werknemer kreeg

Het hof kende op 21 juni 2022 186,5 dagen toe, samen € 62.604 bruto. Voor de waarde van een dag deelde het hof het jaarsalaris door 262 werkdagen. Dat jaarsalaris was € 87.948, inclusief dertiende maand en vakantiegeld, want het ging om het laatste loon dat hij verdiende. Zo kwam het hof op € 335,68 per dag. Daar kwam 10 procent wettelijke verhoging bij, een extra bedrag omdat het loon te laat werd betaald.

Wel verjaarden in dezelfde zaak bijna 36 bovenwettelijke dagen. De bescherming gold alleen voor de wettelijke dagen; voor de rest bleef de verjaring van vijf jaar gewoon staan.

Wat een goede waarschuwing is

De wet en de rechter schrijven geen vaste vorm voor. Uit de zaak bij het hof blijkt wel wat niet genoeg is. Een betrokkene verklaarde schriftelijk dat de werknemer in 2014 en 2015 vaker was gewezen op het vervallen van zijn dagen. Het hof vond dat te mager. De verklaring ging maar over twee van de acht jaren. En er bleek niet uit hoe vaak, wanneer en op welke manier de werkgever dat had gedaan. Een bericht met de vraag om zomervakantie op te geven, gestuurd nadat de ruzie over de dagen al was begonnen, telde evenmin.

Voor jou als werknemer betekent dit het volgende. Krijg je in het voorjaar een mail van de personeelsafdeling met je saldo en de datum waarop je uren vervallen? Dan is dat precies die waarschuwing. Negeer je hem, dan zijn de dagen op 1 juli echt weg. Voor een werkgever is de les even concreet. Stuur elke werknemer persoonlijk het aantal wettelijke uren dat hij nog heeft en de datum waarop ze vervallen, ruim voor die datum, en bewaar dat bericht.

Welke dagen als eerste worden afgeboekt

Eerst gaan de wettelijke dagen eraf, die het eerst vervallen, en pas daarna de dagen die na vijf jaar verjaren. Zo legde de regering het uit aan de Tweede Kamer op 19 november 2010, tijdens de behandeling van de wet die de vervaltermijn invoerde. In de wet zelf staat het niet. Zo verlies je zo min mogelijk, schreef de regering. Tot 2012 gold een regel van de Hoge Raad uit 1988: de oudste dagen gaan eerst.

Een voorbeeld. Je werkt vijf dagen per week en krijgt 25 dagen per jaar. Begin 2027 heb je nog 8 dagen uit 2026 over: 3 wettelijke en 5 bovenwettelijke. In maart neem je een week op. Dan gaan eerst de 3 wettelijke dagen van 2026 eraf, want die vervallen op 1 juli 2027. De andere 2 dagen komen van je wettelijke dagen van 2027, want ook die vervallen eerder dan je bovenwettelijke dagen verjaren. De 5 bovenwettelijke dagen uit 2026 blijven staan tot en met 2031.

Deze volgorde is de uitleg van de regering en geen wetsartikel. Rekent het verlofsysteem van je werkgever anders, vraag dan waarom.

Vakantiedagen en ziekte

Ben je ziek, dan bouw je gewoon vakantiedagen op. Dat is zo sinds 2012; daarvoor bouwde een zieke werknemer minder op. Je werkgever mag ziektedagen ook niet zomaar als vakantiedagen afboeken. Word je ziek tijdens je vakantie, dan tellen die dagen niet als vakantie, tenzij je daarmee instemt. Alleen voor bovenwettelijke dagen mag in je contract staan dat ziektedagen tijdens je vakantie toch als vakantie tellen. Wil je juist vakantie opnemen terwijl je ziek bent, dan kan dat met toestemming van je werkgever, schrijft de Rijksoverheid.

Vervallen je dagen als je ziek bent

Je leest vaak dat wettelijke dagen niet vervallen als je ziek was. Zo eenvoudig is het niet. De uitzondering geldt als je redelijkerwijs niet in staat was om vakantie op te nemen. In de toelichting bij de wet ging het vooral om werknemers die heel lang heel ziek waren. Ze waren het hele jaar en het half jaar erna zo ziek, dat ze ook niet aan hun terugkeer naar werk hoefden te werken. De regering schatte dat het om ongeveer 8.000 werknemers zou gaan.

Werk je wel aan je terugkeer, bijvoorbeeld met aangepast werk of een deel van je uren, dan kun je volgens de regering ook vakantie opnemen. Je dagen vervallen dan gewoon op 1 juli. Voor wie wel onder de uitzondering valt, vervallen de dagen niet op 1 juli, maar verjaren ze na vijf jaar. Werk je aan je terugkeer, dan geldt ook voor jou dat je werkgever je moet waarschuwen, anders vervallen je dagen niet.

Mag je werkgever bepalen wanneer je vrij bent?

Meestal niet. Je werkgever legt je vakantie vast zoals jij die wilt, tenzij er gewichtige redenen tegen zijn. Dat is bijvoorbeeld een drukke periode waarin het bedrijf je niet kan missen. Wil hij nee zeggen, dan moet hij dat schriftelijk doen, binnen twee weken nadat je je wens schriftelijk hebt doorgegeven. Doet hij dat niet, dan staat je vakantie vast zoals jij vroeg. Zo’n reden geldt voor een bepaalde week, niet voor het hele jaar. Je wettelijke dagen moet je elk jaar kunnen opnemen, schrijft de Rijksoverheid. Kan het niet in de week die je vroeg, dan moet je werkgever je op een ander moment vrij geven.

Staat je vakantie eenmaal vast, dan mag je werkgever hem alleen verschuiven om gewichtige redenen en na overleg met jou. De schade die je daardoor hebt, zoals de annuleringskosten van je reis, moet hij vergoeden.

Verplicht vrij rond kerst

Gaat je bedrijf dicht tussen kerst en oud en nieuw, en schrijft je werkgever daarvoor vakantiedagen af? Dat mag alleen als het in je contract of je cao staat. Anders geldt de hoofdregel: je werkgever volgt jouw wensen. De Rijksoverheid noemt de bouw en het onderwijs als voorbeelden van sectoren met een collectieve vakantie.

Uitbetalen tijdens en na je baan

Zolang je in dienst bent, mag je wettelijke dagen niet inruilen voor geld. Dat verbiedt de wet, want die dagen zijn er om echt uit te rusten. Bovenwettelijke dagen mogen wel worden uitbetaald, als jij en je werkgever dat samen schriftelijk afspreken. Geen van beiden kan de ander daartoe dwingen, schrijft de Rijksoverheid.

Stopt je baan, dan krijg je de dagen die je nog hebt uitbetaald, tegen het loon dat je in die tijd zou hebben verdiend. In de zaak bij het hof was dat het laatste loon, met de dertiende maand en het vakantiegeld erbij. Dat geldt ook voor wettelijke dagen van jaren terug die niet zijn vervallen, omdat je werkgever je nooit waarschuwde. En het geldt ook na een ontslag op staande voet: de wet maakt voor die uitbetaling geen uitzondering. Dit gaat over vrije dagen, niet over het vakantiegeld van je werkgever: dat extra loon valt onder andere regels.

Bij je vertrek moet je werkgever je een verklaring geven met de vakantie-uren die je nog had. Met die verklaring kun je bij een nieuwe werkgever alsnog vrij nemen, maar dan zonder loon. De vervaldatum van die wettelijke uren blijft volgens de Rijksoverheid dezelfde.

Wat je voor het einde van het jaar doet

Bovenwettelijke dagen uit 2021 moet je voor 31 december opnemen of schriftelijk opeisen, anders zijn ze verjaard. Kijk dus dit najaar in je verlofoverzicht. Staan er wettelijke dagen van vorige jaren waarvan niemand je vertelde dat ze zouden vervallen, vraag je werkgever dan per mail om ze te laten staan. Wordt dat een conflict, dan beslist uiteindelijk de kantonrechter, en dan moet je werkgever bewijzen dat hij je heeft gewaarschuwd.

Voor de jaren daarna is ons advies: neem je wettelijke dagen elk jaar op, ook als je vermoedt dat je werkgever een waarschuwing is vergeten. Een rechtszaak over dagen van jaren terug kost tijd en vaak ook de verhouding met je werkgever. De rust die vakantie had moeten geven, krijg je er niet mee terug. Wil je sparen, spaar dan met bovenwettelijke dagen en hou bij wanneer ze verjaren.

Veelgestelde vragen over vervallen vakantiedagen