Ondernemen

Algemene voorwaarden opstellen die ook echt gelden

Algemene voorwaarden opstellen doe je voor regels die bij elke klant gelden. Zo schrijf je ze, en zo zorg je dat ze ook echt gelden.

Door Team Kennisdomein 26 september 2026 15 minuten lezen

Je mag algemene voorwaarden zelf schrijven, en geen wet verplicht je ze te hebben, zegt Ondernemersplein, het informatieloket van de overheid voor ondernemers. Wat er niet in mag, staat in het Burgerlijk Wetboek, de wet met de regels voor contracten. Voor consumenten noemt die wet 20 afspraken die altijd onredelijk zijn, de zwarte lijst, en 15 die vermoedelijk onredelijk zijn, de grijze lijst. Een goede tekst is maar de helft van het werk. De andere helft is het moment waarop je klant je voorwaarden krijgt. Komen ze te laat, dan kan een consument ze allemaal opzij zetten. Meer over de regels rond je bedrijf staat in het kennisgebied Ondernemen.

Wat algemene voorwaarden zijn

Algemene voorwaarden zijn afspraken die je één keer opschrijft om bij veel klanten te gebruiken. Denk aan je betaaltermijn, je levertijd en je garantie. Wat je met één klant afspreekt, zoals de prijs, het product en de hoeveelheid, hoort in de offerte of het contract. Die kern van de afspraak valt volgens de wet niet onder de regels voor algemene voorwaarden, zolang je hem duidelijk opschrijft.

Heb je geen voorwaarden, dan geldt gewoon de wet. Dat is geen ramp, want de wet regelt al veel, zoals de garantie die een klant altijd heeft. Wel verplichten sommige brancheorganisaties hun leden om de voorwaarden van de branche te gebruiken, bijvoorbeeld in de kinderopvang. Ook dat staat bij Ondernemersplein.

Voor het arbeidscontract en de cao gelden deze regels niet. Voor je personeel maak je dus aparte afspraken. Ook een contract met een bedrijf in het buitenland valt erbuiten, zie verderop.

Algemene voorwaarden zelf opstellen of laten maken

Je kunt algemene voorwaarden zelf opstellen, een voorbeeld gebruiken of een jurist inschakelen. Een voorbeeld vind je vaak bij je brancheorganisatie of beroepsvereniging, soms alleen voor leden. Welke branches vaste voorwaarden hebben, zie je bij de Sociaal-Economische Raad (SER), het adviesorgaan waarin onder meer werkgevers en vakbonden zitten.

Neem de voorwaarden van een ander bedrijf niet over. De Kamer van Koophandel (KVK), die het handelsregister bijhoudt, wijst erop dat dat niet mag vanwege het auteursrecht. Bovendien passen ze zelden: er staan regels in voor werk dat jij niet doet, en wat jij nodig hebt ontbreekt.

Wat een jurist voor het opstellen rekent, verschilt per kantoor, en een onafhankelijk prijsoverzicht hebben wij niet gevonden. Kies je voor zelf schrijven, leg je tekst dan naast de tabellen verderop. Laat je voorwaarden ook af en toe nakijken, raadt de Rechtspraak aan, de organisatie van de rechtbanken. Wetten veranderen, en een regel die gisteren mocht, kan morgen op de zwarte lijst staan. Zo kwam de regel dat een cadeaubon minstens twee jaar geldig moet zijn er later bij.

Wat erin hoort

In bijna alle algemene voorwaarden staan dezelfde acht onderwerpen, zegt KVK. De tabel geeft ze, met de grens die de wet trekt.

Onderwerp	Wat je regelt	Waar de wet een grens trekt
Offerte	Hoe lang je aanbod geldt	Bij consumenten is een ongebruikelijk lange of vage termijn om zelf op een bestelling te reageren vermoedelijk onredelijk
Levering	Levertijd en wat er gebeurt bij overmacht	Bij consumenten is een ongebruikelijk lange of vage levertijd vermoedelijk onredelijk
Betaling	Betaaltermijn, rente en incassokosten	Tussen bedrijven hoogstens 60 dagen, tenzij je uitdrukkelijk langer afspreekt en dat niet kennelijk onbillijk is
Eigendom	Het product blijft van jou tot de klant betaalt	Geen aparte grens
Garantie	Extra garantie bovenop de wet	Bij consumenten kun je de wettelijke garantie niet beperken
Aansprakelijkheid	Wie betaalt als er iets misgaat	Uitsluiten of beperken is bij consumenten vermoedelijk onredelijk. Alles uitsluiten mag nooit, zegt Ondernemersplein
Klachten	Binnen welke tijd de klant een gebrek moet melden	Rechten laten vervallen na een late klacht is bij consumenten vermoedelijk onredelijk
Geschillen	Wie een ruzie beslist	Een consument moet de rechter kunnen kiezen die volgens de wet bevoegd is

Bron: KVK, Ondernemersplein en Burgerlijk Wetboek, stand 16 juli 2026

Verkoop je online aan consumenten, zet dan ook de bedenktijd van 14 dagen in je voorwaarden. Ondernemersplein voegt eraan toe dat het daar niet alleen mag staan: de bedenktijd moet ook duidelijk op je site te vinden zijn.

Andersom kan een opdrachtgever in zijn eigen voorwaarden eisen dat jij een aansprakelijkheidsverzekering voor je bedrijf hebt.

Zo zorg je dat je voorwaarden gelden

Algemene voorwaarden laat je alleen goed gelden als je klant ze vóór of bij het sluiten van de koop of het contract heeft gekregen. Anders kan hij ze vernietigen, zo staat het in het Burgerlijk Wetboek. Je klant hoeft ze niet te lezen. Wie ze kreeg en toch niet las, zit er gewoon aan vast.

Hoe je ze geeft, hangt af van hoe je verkoopt. In de winkel of aan tafel geef je een papieren exemplaar, of je drukt ze op de achterkant van het contract. Verkoop je via internet, dan zet je ze op je site. De klant moet ze dan kunnen opslaan, dus bied ze ook als pdf aan. Een vinkje of een handtekening is volgens KVK niet nodig, maar het helpt als bewijs bij een meningsverschil.

Verkoop je in een winkel of via de telefoon, dan telt een mail of een link naar je site alleen als de klant daar uitdrukkelijk mee instemt. Voor wie alleen diensten levert, zoals een adviseur of een IT’er, is de wet soepeler. Die mag de voorwaarden ook zonder toestemming mailen of via een link aanbieden, schrijft KVK.

Wat er gebeurt als je ze te laat geeft

Stel: je stuurt je voorwaarden pas mee met de factuur. De klant betaalt niet, en jij wilt de rente uit je voorwaarden rekenen. Is hij een consument, of een zakelijke klant zonder bv of nv waar minder dan 50 mensen werken, zoals een eenmanszaak of vof? Dan kan hij al je voorwaarden in één keer vernietigen. Vernietigen betekent ongeldig maken. Dat kan met een gewone brief of mail, schrijft ConsuWijzer, het consumentenloket van de Autoriteit Consument & Markt (ACM), de toezichthouder op eerlijke handel. De koop zelf blijft bestaan. Alleen jouw regels vallen weg, en dan geldt de wet.

Staat er één onredelijke regel in, dan kan de klant alleen die regel vernietigen. De rest van je voorwaarden blijft staan.

Voorwaarden aanpassen

Wil je de voorwaarden van een lopend abonnement wijzigen, dan moet dat in je oude voorwaarden al zijn aangekondigd, schrijft ConsuWijzer. De wijziging moet redelijk zijn, en je stuurt de nieuwe tekst naar de klant voordat hij ingaat. Een mail dat er iets is veranderd, is niet genoeg. Mag de klant bij een wijziging niet opzeggen, dan vindt de rechter die volgens ConsuWijzer al snel onredelijk.

De zwarte lijst in gewone taal

De zwarte lijst geldt als je klant een consument is: iemand die iets koopt voor zichzelf en niet voor zijn werk. Een regel van die lijst is altijd onredelijk. De klant kan hem vernietigen, ook als jij er een goede reden voor had. De twee tabellen en de alinea eronder geven de 20 punten in gewone woorden. Ontbinden betekent dat de klant de koop ongedaan maakt.

Dit mag niet in je voorwaarden	Uitzondering
De klant helemaal het recht afnemen om te eisen dat je levert	Geen
Ontbinden verbieden of beperken, bijvoorbeeld alleen via de rechter	Geen
De klant beperken in het inhouden van zijn betaling als jij niet levert, of jezelf meer recht geven om je levering in te houden dan de wet je geeft	Geen
Zelf beslissen of je tekortschiet, of de klant eerst een ander voor de rechter laten dagen	Geen
Je plichten zomaar aan een ander overdragen, of de klant zijn verweer afnemen tegenover wie jouw rechten overneemt	Overdragen mag als de klant dan mag ontbinden, jij aansprakelijk blijft of je je bedrijf verkoopt
De termijn om een recht te halen korter maken dan een jaar	Geen
De klant laten opdraaien voor schade die jij bij een ander maakt	Geen
De prijs verhogen binnen drie maanden na het sluiten	Mag als de klant dan mag ontbinden
Het bewijs van de klant beperken, of hem iets laten bewijzen wat volgens de wet jouw taak is	Geen

Bron: Burgerlijk Wetboek Boek 6, zwarte lijst, stand 16 juli 2026

Abonnementen en ruzies

Het tweede deel gaat vooral over abonnementen en ruzies.

Dit mag niet in je voorwaarden	Uitzondering
Een abonnement stilzwijgend verlengen met een vaste periode	Doorlopen mag, als de klant dan altijd kan opzeggen met hoogstens een maand opzegtermijn
De klant alleen op een vast moment laten opzeggen	Geen
Een krant of tijdschrift stilzwijgend verlengen of laten doorlopen	Mag met hoogstens drie maanden of voor onbepaalde tijd, als de klant telkens kan opzeggen met hoogstens een maand; drie bij een blad dat minder dan maandelijks verschijnt
Een proefabonnement op een krant of tijdschrift vanzelf laten doorlopen	Geen
De klant verbieden op te zeggen op dezelfde manier als hij afsloot	Geen
Een ruzie laten beslissen door een ander dan de rechter die volgens de wet bevoegd is, ook door een rechtbank naar jouw keuze	Mag als de klant na jouw brief een maand krijgt om toch die rechter te kiezen
De klant een andere woonplaats laten kiezen dan waar hij woont	Bij een contract over een huis of grond mag dat het kantoor van de notaris zijn
Een cadeaubon korter dan twee jaar geldig maken	Geen

Bron: Burgerlijk Wetboek Boek 6, zwarte lijst, stand 16 juli 2026

Eén punt uit de wet gaat over de regels voor berichten tussen jou en de klant. Daarvan mag je niet in zijn nadeel afwijken. Wel mag je regelen in welke vorm de klant jou iets laat weten. En je mag het laatste adres gebruiken dat de klant heeft doorgegeven, tot hij een nieuw adres meldt.

De grijze lijst in gewone taal

Op de grijze lijst staan 15 regels die vermoedelijk onredelijk zijn. Je mag ze gebruiken, maar maakt de klant bezwaar, dan moet jij laten zien dat er goede redenen voor zijn. Lukt dat niet, dan kan hij de regel vernietigen, schrijft ConsuWijzer.

Dit is vermoedelijk onredelijk	Let op
Jezelf ongebruikelijk lang of vaag de tijd geven om op de klant te reageren	Geen
Je eigen plichten flink kleiner maken dan de klant mocht verwachten	Geen
Iets wezenlijk anders leveren dan afgesproken	Mag als de klant dan mag ontbinden
Jezelf van het contract bevrijden zonder zware reden die in het contract staat	Geen
Een ongebruikelijk lange of vage levertijd	Geen
Je aansprakelijkheid voor schade uitsluiten of beperken	Geen
De klant verbieden te verrekenen: een bedrag dat jij hem schuldig bent wegstrepen tegen wat hij jou moet betalen. Of jezelf meer recht geven om te verrekenen dan de wet je geeft	Geen
De klant zijn rechten laten verliezen als straf, bijvoorbeeld na een late klacht	Mag als zijn gedrag dat verlies rechtvaardigt
Een bedrag rekenen als de klant annuleert	Een redelijke vergoeding voor je verlies of gemiste winst mag
De klant verplichten nog een contract te sluiten	Mag als dat redelijk samenhangt

Bron: Burgerlijk Wetboek Boek 6, grijze lijst, stand 16 juli 2026

Opzeggen en looptijd

De laatste vijf punten van de grijze lijst gaan vooral over hoe lang een contract loopt en hoe de klant eruit komt.

Dit is vermoedelijk onredelijk	Let op
Een abonnement langer dan een jaar	Mag als de klant daarna altijd kan opzeggen met hoogstens een maand opzegtermijn
Een langere opzegtermijn voor de klant dan voor jezelf	Geen
Een opzegtermijn langer dan een maand	Geldt voor elk contract, behalve een abonnement dat al stilzwijgend is verlengd; daar is een maand de harde grens van de zwarte lijst
Een strengere vorm eisen dan een ondertekend stuk	Geen
Een volmacht die de klant jou geeft onherroepelijk maken, of laten doorlopen na zijn overlijden	Geen

Bron: Burgerlijk Wetboek Boek 6, grijze lijst, stand 16 juli 2026

Verkoop je aan bedrijven

De zwarte en de grijze lijst gelden alleen voor consumenten, schrijft KVK. Met een zakelijke klant heb je meer ruimte. Toch is niet alles toegestaan. De wet heeft ook een open regel: een afspraak die de klant te zwaar treft, gezien het contract en de omstandigheden, is onredelijk bezwarend. Zo’n afspraak kan hij vernietigen. Die regel geldt voor consumenten, en voor zakelijke klanten zonder bv of nv waar minder dan 50 mensen werken.

Een kleine ondernemer, zoals een eenmanszaak, kan volgens KVK soms zelfs op de consumentenregels leunen. Dat heet reflexwerking: de rechter kan dan besluiten dat de consumentenregels ook voor hem gelden.

Twee soorten klanten kunnen je voorwaarden helemaal niet vernietigen, ook niet als je ze te laat gaf. De eerste is een klant waar 50 of meer mensen werken. De tweede is elke bv of nv die haar jaarrekening openbaar maakt. Dat moet elke bv, dus ook een bv met één eigenaar en geen personeel. Wel kunnen die klanten nog stellen dat een regel in hun geval onaanvaardbaar is.

Betaaltermijn en de strijd om de voorwaarden

Spreek je met een bedrijf geen betaaltermijn af, dan moet het binnen 30 dagen na ontvangst van je factuur betalen. Daarna is het wettelijke rente verschuldigd. Je mag hoogstens 60 dagen afspreken, tenzij je uitdrukkelijk een langere termijn kiest die niet kennelijk onbillijk is. Een groot bedrijf dat een kleine of middelgrote leverancier of een zzp’er betaalt, mag niet meer dan 30 dagen bedingen. Betaalt een zakelijke klant te laat, dan heb je zonder aanmaning recht op minstens € 40 incassokosten.

Stuurt een zakelijke klant zijn eigen voorwaarden terug, dan gelden volgens de wet de voorwaarden waarnaar het eerst is verwezen. Noem je je voorwaarden in je offerte en accepteert de klant met een verwijzing naar de zijne, dan gelden de jouwe. Dat verandert alleen als hij de jouwe uitdrukkelijk afwijst. Verwees de klant eerst naar zijn voorwaarden, bijvoorbeeld in zijn aanvraag of inkooporder? Wijs die dan in je offerte uitdrukkelijk af.

Werk je met een bedrijf in het buitenland, dan gelden de regels over algemene voorwaarden uit het Burgerlijk Wetboek niet. Ook niet als je Nederlands recht afspreekt. Schrijf je voorwaarden dan in dezelfde taal als het contract, zegt KVK. Die raadt ook aan om voor consumenten en bedrijven twee aparte documenten te maken.

Deponeren vervangt het meesturen niet

Deponeren bij KVK of een rechtbank vervangt het meegeven aan je klant niet. Het is een bewaarplek, geen manier om je voorwaarden te laten gelden. Deponeren is niet verplicht. KVK rekent er in 2026 € 22,45 per jaar voor, per document. Een vertaling telt als apart document. Bij een rechtbank betaal je € 165. De Rechtspraak noemt bij dat bedrag geen termijn.

Wat deponeren je oplevert, is bewijs van welke versie gold. KVK controleert de inhoud niet, dus een gedeponeerde regel kan net zo goed onredelijk zijn.

Ons oordeel: voor de meeste ondernemers is deponeren geen manier om voorwaarden te laten gelden. Volgens de wet telt het alleen als meegeven redelijkerwijs niet kan. KVK noemt als voorbeeld een verkoop via de telefoon. Dan moet je vóór de koop zeggen waar ze liggen, en ze op verzoek op je eigen kosten opsturen. Wie elke offerte met de pdf erbij mailt, de opdracht per mail laat bevestigen en die mails bewaart, heeft hetzelfde bewijs zonder jaarlijkse rekening.

Waar je begint

Begin niet bij een voorbeeldtekst, maar bij je laatste drie offertes. Waar ging het mis of bijna mis: een late betaling, een annulering, een klacht over een levertijd? Dat zijn de regels die je nodig hebt. Kijk daarna of je branche vaste voorwaarden heeft, en schrijf aparte versies voor consumenten en bedrijven als je aan allebei verkoopt. Leg elke regel naast de tabellen van de zwarte en de grijze lijst. De laatste stap kost vijf minuten: zet de pdf in je offertesjabloon en in je bestelproces, vóór de betaalknop.

Veelgestelde vragen over algemene voorwaarden

Ben ik verplicht om algemene voorwaarden te hebben?

Nee. Geen wet verplicht een ondernemer om algemene voorwaarden te gebruiken, schrijft Ondernemersplein, het informatieloket van de overheid voor ondernemers. Zonder voorwaarden gelden de regels uit het Burgerlijk Wetboek. Alleen sommige brancheorganisaties verplichten hun leden om vaste voorwaarden te gebruiken.

Mag ik de algemene voorwaarden van een ander bedrijf kopiëren?

Nee, volgens de Kamer van Koophandel mag dat niet vanwege het auteursrecht. Het is ook onverstandig, omdat zulke voorwaarden zijn geschreven voor ander werk. Een voorbeeld van je brancheorganisatie of beroepsvereniging mag je wel gebruiken als basis.

Is een verwijzing op de factuur genoeg?

Nee. De factuur komt na de koop, en voorwaarden moeten vóór of bij het sluiten van de koop of het contract bij de klant zijn. Een consument kan voorwaarden die hij pas met de factuur kreeg in één keer vernietigen, met een brief of mail. Dat kan ook een zakelijke klant zonder bv of nv waar minder dan 50 mensen werken. Zet ze daarom in of bij je offerte.

Gelden mijn voorwaarden als de klant ze niet heeft gelezen?

Ja, als je hem de kans gaf om ze te lezen voordat hij kocht of tekende. Dat staat in het Burgerlijk Wetboek: een klant is ook gebonden als jij wist dat hij de inhoud niet kende. Een handtekening of vinkje is volgens de Kamer van Koophandel niet nodig, maar het helpt als bewijs.

Deel dit artikel

Hoe we dit artikel hebben gemaakt

Eerste publicatie op 26 september 2026. Geschreven door onze eigen redactie en nagelopen op feiten, cijfers en bronnen.

Klopt er iets niet, of mis je iets? Laat het ons weten. We lopen het na en passen het artikel aan.

Bronnen

Overheid.nl, Burgerlijk Wetboek Boek 6, afdeling algemene voorwaarden, versie van 16 juli 2026. De definitie, de terhandstelling, de grens van 50 werknemers, de 20 punten van de zwarte en de 15 van de grijze lijst, het arbeidscontract, en in dezelfde wet de strijd om de voorwaarden, de betaaltermijnen van 30 en 60 dagen en de incassokosten van € 40.
KVK, Hoe je algemene voorwaarden maakt, 19 januari 2026. De onderwerpen, het auteursrecht, de lijsten alleen voor consumenten, reflexwerking en twee aparte documenten.
Rechtspraak, Algemene voorwaarden deponeren bij de rechtbank. Deponeren bij elke rechtbank voor € 165, en het advies de voorwaarden af en toe te laten controleren.
Kamer van Koophandel, Algemene voorwaarden delen, 19 januari 2026. Geen akkoord nodig, de pdf, winkel en telefoon, en de soepeler regel voor dienstverleners.
ACM ConsuWijzer, Algemene voorwaarden. Vernietigen met een brief, alles of één regel, de koop blijft bestaan, de bewijslast bij de grijze lijst en de drie eisen bij een wijziging.
KVK, Algemene voorwaarden deponeren, 17 juni 2026. Niet verplicht, geen controle van de inhoud, per document per jaar, met het tarief van € 22,45 uit het tarievenoverzicht van 1 januari 2026.
Ondernemersplein, Algemene voorwaarden opstellen. Niet verplicht, verplichte branchevoorwaarden en het overzicht van de SER, de wettelijke garantie en de bedenktijd bij een webshop.

Geschreven door

Team Kennisdomein

Team Kennisdomein is de redactie van Kennisdomein en geen persoon. De kern wordt gevormd door Chadli Hachani en Sonja Schwedersky, aangevuld met vaste schrijvers en meelezers per onderwerp.

Schrijft over Maatschappelijk, Ondernemen, Producten en Marketing.