Ziek melden en wat je werkgever mag vragen of vastleggen

Bij het ziek melden mag je werkgever niet vragen wat je hebt of waardoor het komt. Vertel je het zelf, dan mag hij het niet opschrijven, ook niet als je zegt dat het mag. Dat schrijft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de toezichthouder op privacy in Nederland. Hij mag wel vragen hoe lang je denkt weg te blijven, hoe hij je bereikt en wat er met je werk moet gebeuren. Dat de AP dit meent, merkte een onderhoudsbedrijf in 2021. Het kreeg € 15.000 boete omdat het de ziektes en klachten van zieke werknemers bijhield. Dat systeem stond ook nog zonder inlog online. Meer over je rechten staat in het kennisgebied Juridisch.

Vragen en vastleggen zijn twee aparte regels

Je werkgever mag niet vragen wat je hebt, en als je het zelf vertelt, mag hij het niet opschrijven. Dat zijn twee regels. Stel: het is maandag, 7.40 uur. Je hebt de hele nacht overgegeven, je belt je leidinggevende en die vraagt: ‘Wat heb je?’ Die vraag hoort hij niet te stellen. Je antwoord hoort ook niet in een dossier.

Beide regels komen uit de privacywet. Voor het vragen noemt de AP nog een reden: je werkt onder gezag van je baas. Stelt hij een vraag, dan voel je je snel verplicht om te antwoorden, ook als hij het vriendelijk bedoelt. Daarom vinden wij dat ook ‘Wil je vertellen wat er aan de hand is?’ een vraag naar je ziekte is. Sommige adviseurs voor werkgevers noemen dit juist een nette vraag die mag. Wij raden hem af.

Gegevens over je gezondheid zijn volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Europese privacywet, bijzondere persoonsgegevens. Een werkgever mag die meestal niet verwerken. Jouw toestemming verandert dat niet. Je bent financieel van je werkgever afhankelijk, en daardoor is een ja volgens de AP nooit echt vrij. Vertel je zelf dat je griep hebt, dan mag je leidinggevende luisteren. In een mail aan het team, in een notitie of in het systeem waarin je werkgever ziekmeldingen bijhoudt, hoort het niet.

Een uitzondering voor noodgevallen

Soms moeten directe collega’s iets weten. De AP noemt epilepsie en ernstige suikerziekte als voorbeeld: collega’s moeten dan weten wat ze doen als je onwel wordt. In zo’n geval mag je werkgever met jouw uitdrukkelijke toestemming vastleggen wat je hebt. Hij deelt het dan alleen met wie het moet weten. Je kunt het ook via de bedrijfsarts laten regelen.

Wat je werkgever wel mag vragen en vastleggen

Bij een ziekmelding mag je werkgever alleen vragen wat hij nodig heeft om het werk te regelen. En wat hij nodig heeft om te beoordelen of hij je loon moet doorbetalen. Wat hij mag vragen, mag hij ook opschrijven. In de tabel hieronder zie je per onderwerp wat er wel en niet mag.

Naar een verkeersongeluk vraagt je werkgever omdat hij de kosten van je ziekte dan soms kan verhalen op wie het ongeluk veroorzaakte.

Vangnetregelingen van de Ziektewet

Een vangnetregeling is een regeling in de Ziektewet waardoor je werkgever voor jouw ziekte een uitkering van het UWV kan krijgen. Het UWV voert de werknemersverzekeringen uit, zoals de Ziektewet en de WW. Onder welke regeling je valt, zegt iets over je ziekte. Daarom vertel je dat alleen aan de bedrijfsarts. Voor de no-riskpolis geldt dat niet. Onder die regeling valt volgens het UWV meestal wie naast een uitkering als de WIA of de Wajong werkt. Vraagt je werkgever ernaar en ben je minstens twee maanden in dienst, dan moet je antwoord geven. Dat staat in de Ziektewet, schrijft de AP.

Zo werkt ziek melden bij je werkgever

Meld je ziek zodra je weet dat je niet kunt werken. Hoe dat moet, staat in het verzuimprotocol. Dat zijn de regels van je bedrijf voor ziekte, soms ook te vinden in je contract of cao. Het Juridisch Loket, dat gratis juridische informatie geeft, noemt als voorbeeld dat je vóór 8.00 uur moet bellen. Je werkgever mag je ziekmelding niet weigeren. Twijfelt hij of je echt ziek bent, dan schakelt hij de bedrijfsarts in.

Je hoeft niet te zeggen wat je hebt. ‘Ik ben ziek en kan vandaag niet werken’ is genoeg. Geef daarna wel door wat je werkgever nodig heeft om het werk te regelen:

• hoe lang je verwacht weg te zijn, ook als dat een schatting is
• waar en op welk nummer je bereikbaar bent
• welke afspraken en klussen deze week moeten worden verzet of overgenomen
• of je ziek bent door een ongeluk op het werk of in het verkeer

Werk je met een uitzend-, oproep- of nulurencontract, dan kun je soms een Ziektewet-uitkering krijgen. Je werkgever meldt je dan ziek bij het UWV. Kan of wil je werkgever dat niet doen, dan bel je het UWV zelf, uiterlijk op de tweede ziektedag. Dat geldt ook als je ziek wordt binnen vier weken nadat je contract is afgelopen en je nog geen WW hebt.

Je loon en de controleregels

Ben je ziek, dan betaalt je werkgever volgens het Burgerlijk Wetboek 104 weken lang minstens 70 procent van je loon door, tot een wettelijk maximum. Heb je de AOW-leeftijd al, dan is dat zes weken. In de eerste 52 weken is dat nooit minder dan het minimumloon. Staat er in je contract of cao meer, dan krijg je meer. Er mag ook in staan dat je voor de eerste twee ziektedagen geen loon krijgt. Dat heten wachtdagen, en meer dan twee mag niet. Word je binnen vier weken na je herstel weer ziek, dan gelden ze niet opnieuw.

Daar staat iets tegenover. Je werkgever mag regels stellen over de informatie die hij nodig heeft om je loon vast te stellen. Die regels heten controlevoorschriften. Houd je je er niet aan, dan mag hij de betaling van je loon opschorten, dus uitstellen tot je je er weer aan houdt. Dat mag alleen als hij die regels schriftelijk heeft gegeven en als ze redelijk zijn. Ook moet hij je meteen laten weten dat hij je loon opschort.

Het woord schriftelijk doet ertoe. Een controleregel die alleen mondeling is afgesproken, geeft je werkgever volgens de tekst van de wet geen grond om je loon op te schorten. Vraag dus naar het verzuimprotocol op papier als je het niet hebt.

Opschorten of weigeren

Opschorten is iets anders dan weigeren. Bij weigeren heb je over die periode helemaal geen recht op loon. De wet noemt daarvoor onder meer deze situaties:

• je vertraagt je eigen genezing
• je weigert zonder goede reden passend werk dat je kunt doen
• je werkt zonder goede reden niet mee aan het plan voor je terugkeer
• je hebt de ziekte met opzet veroorzaakt

Thuisblijven of de deur uit

Je mag de deur uit als je ziek bent. Je werkgever mag wel vastleggen dat je op bepaalde tijden thuis bent, zodat de bedrijfsarts kan bellen of langskomen. Hij mag niet eisen dat je de hele dag thuis bent, schrijft de AP. Heb je op zo’n tijd een afspraak bij de huisarts of in het ziekenhuis? Meld dat dan vooraf. Anders kan je werkgever je loon soms stoppen, waarschuwt het Juridisch Loket.

De grens ligt bij wat je herstel tegenwerkt. Boodschappen doen met griep is geen probleem. Wie met een hernia een verhuizing gaat sjouwen, loopt het risico dat zijn werkgever het loon weigert omdat hij zijn genezing vertraagt.

Op vakantie terwijl je ziek bent

Wil je op vakantie terwijl je ziek bent, vraag dan eerst toestemming aan je werkgever, adviseert het Juridisch Loket. Ziektedagen tellen volgens het Burgerlijk Wetboek alleen als vakantie als je daarmee instemt. Dat geldt ook andersom: word je ziek tijdens je vakantie, meld je dan ziek, want die dagen tellen niet als vakantie tenzij je instemt. Alleen voor de extra dagen boven het wettelijk minimum mag in je contract iets anders staan. Ben je lang ziek, let dan ook op je opgebouwde dagen, want ook dan kunnen vakantiedagen vervallen.

Wat de bedrijfsarts doet en je werkgever niet

De bedrijfsarts is een arts die werkgevers en werknemers adviseert over ziekte en werk. Vaak werkt hij bij een arbodienst, een bedrijf dat werkgevers daarbij helpt. Alleen de bedrijfsarts of de arbodienst mag je medische gegevens vragen en bewaren. Aan je werkgever geeft de bedrijfsarts alleen door wat die nodig heeft. Dat is hoe lang je ziekte naar verwachting duurt, wat je wel en niet kunt en hoe je werk kan worden aangepast.

Je werkgever mag niet zelf controleren of je echt ziek bent; dat laat hij aan de bedrijfsarts over. Verder gaan mag alleen bij een zwaarwegende reden, schrijft de AP. Denk aan aanwijzingen dat je ergens anders werkt terwijl hij je loon doorbetaalt. Dan mag hij bijvoorbeeld een recherchebureau inschakelen.

Over wat je nog kunt, lopen de adviezen uiteen. Je leest ook dat je leidinggevende gewoon mag vragen welke taken je nog wel kunt doen. De AP is strenger. Je werkgever mag met je praten over wat je wel en niet kunt, maar pas als de bedrijfsarts dat in kaart heeft gebracht. Vragen welke klussen een collega moet overnemen mag wel, want dat gaat over het werk.

Het niet eens met de bedrijfsarts

Ben je het niet eens met de bedrijfsarts, vraag dan een second opinion: een andere bedrijfsarts kijkt er opnieuw naar. Je kunt ook een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Dat is een advies van het UWV, bijvoorbeeld over de vraag of je weer volledig kunt werken of dat werk passend is. Vraag jij het aan, dan kost het € 100. Vraagt je werkgever het aan, dan betaalt hij € 400. Het advies is niet bindend. Het UWV gebruikt het wel als je later een uitkering aanvraagt omdat je niet meer kunt werken.

Als je langer ziek bent

Duurt je ziekte langer, dan volgen jij en je werkgever de stappen van de Wet verbetering poortwachter. Die wet regelt hoe werkgever en werknemer samen werken aan je terugkeer. De termijnen staan in de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar, een regeling van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. In de tabel hieronder zie je welke stap wanneer komt.

Wat er van jou en je werkgever wordt verwacht

De probleemanalyse is een verslag van de bedrijfsarts over wat je nog kunt en wat nodig is om weer te werken. Je werkgever hoort daaruit alleen wat over je werk gaat, niet wat je mankeert. Het plan van aanpak bevat de afspraken over je terugkeer, zoals tijdelijk minder uren, een aangepaste werkplek of ander werk. Jij krijgt er een kopie van. In het plan staat ook wie de afspraken begeleidt.

Je bent verplicht om mee te werken aan dat plan en aan redelijke voorschriften, zegt het Burgerlijk Wetboek. Je moet ook passend werk doen als je werkgever dat aanbiedt. Passend werk is al het werk dat past bij je krachten en kunnen, ook als het niet je eigen werk is. De uitzondering is werk dat om lichamelijke, geestelijke of sociale redenen niet van je te vragen is. Doe je dat zonder goede reden niet, dan kan je werkgever je loon weigeren. Andersom heeft je werkgever ook plichten. Doet hij te weinig aan je terugkeer, dan kan het UWV hem een straf geven. Hij moet dan tot een jaar langer loon doorbetalen, schrijft de Rijksoverheid.

Het eerste gesprek voor werkgevers

Een goed eerste gesprek duurt twee minuten en bestaat uit vier vragen over het werk. Als leidinggevende wil je vooral weten of je morgen iemand mist, en meer heb je bij de eerste melding ook niet nodig. Hoe lang denk je weg te zijn? Waar ben je bereikbaar? Welke afspraken moeten we verzetten, en wie neemt je werk over? En komt het door een ongeluk op het werk of in het verkeer?

Vertelt je medewerker uit zichzelf wat er is, luister dan, maar schrijf het niet op en vertel het niet door. Collega’s mag je laten weten hoe lang iemand weg is. Wil je meer delen, vraag dan je medewerker wat hij of zij wil dat je vertelt. Zo stelt de AP het voor.

Je eigen regels op orde

Zet je verzuimprotocol op papier en geef het aan iedereen. Houdt iemand zich niet aan je regels, dan mag je het loon alleen opschorten als het gaat om schriftelijke, redelijke regels. Die regels moeten gaan over de informatie die je nodig hebt om het loon vast te stellen. Heeft je bedrijf een ondernemingsraad (OR), de gekozen vertegenwoordiging van het personeel? Dan moet de OR eerst instemmen met je regels voor ziekteverzuim en met de keuze van je arbodienst.

Ligt er werk stil, dan mag je de zakelijke mail van een zieke medewerker bekijken als dat nodig is. Een bericht dat duidelijk privé is, open je niet. De AP raadt aan om je personeel vooraf te vertellen dat dit kan gebeuren.

Wat je nu al kunt regelen

Zoek deze week het verzuimprotocol van je werk op en kijk of er een telefoonnummer in staat. Het griepseizoen komt eraan. Werkgevers kijken of dat protocol op papier staat en of hun leidinggevenden weten welke vragen ze niet stellen.

Wij vinden dat een ziekmelding over het werk gaat en niet over de klacht. Voor werknemers betekent dat: je hoeft niets over je gezondheid te vertellen. Je werkgever moet wel weten hoe lang je weg bent en waar je bent. Voor werkgevers betekent het dat de beste vraag ‘Wie neemt je werk over?’ is, en niet ‘Wat heb je?’. Voel je je ziek, dan is de vraag of het griep of een verkoudheid is minder belangrijk dan de vraag of je kunt werken.

Veelgestelde vragen over ziek melden