Personeel aannemen of outsourcen? Voordelen en nadelen

Vast personeel of outsourcing in het kort

Wat is outsourcen?

Outsourcen is het Engelse woord voor uitbesteden: je laat werk doen door een derde in plaats van door een eigen werknemer. Dat kan ook werk zijn dat je in principe zelf zou kunnen doen. Bedrijven besteden vaak de administratie, het beheer van de website en het schrijven van teksten uit. Ook marktonderzoek, secretariaatswerk en productiewerk gaan nogal eens de deur uit, en veel bedrijven kiezen ervoor om marketing uit te besteden.

Voordelen outsourcing

Outsourcing kan belangrijke voordelen met zich meebrengen. Een groot en belangrijk voordeel is dat je vrij eenvoudig en snel een echte vakman of vakvrouw in huis kunt halen. Hoog gekwalificeerd personeel, maar dan zonder de verplichtingen van vast personeel. Je kunt ook veel eenvoudiger afscheid nemen van elkaar. Een ander voordeel: je hoeft geen kosten te maken voor het opleiden van personeel. De vakman of vakvrouw die je via outsourcing inschakelt, heeft alle benodigde kennis in huis.

De voordelen van outsourcing op een rij:

• Snel hoog gekwalificeerd personeel
• Eenvoudiger om afscheid te nemen van elkaar
• Geen kosten voor het opleiden van personeel
• Verbetering van de liquiditeitspositie van het bedrijf
• Heldere financiële afspraken, meer geld vrij voor investeringen
• Focus op kerntaken; jij hebt meer tijd voor de dingen die je goed kunt
• Vergroten van de flexibiliteit; verandert de markt, dan kan je sneller mee veranderen

Nadelen van outsourcing

Als je voor veel werkzaamheden kiest voor outsourcing, dan kan het geheel zakelijker worden. We bedoelen hiermee dat de persoonlijke dienstverlening, die klanten gewend zijn, onder druk kan komen te staan.

Een ander nadeel kan zijn dat je weinig tot geen zicht hebt op de persoon die je werk uitvoert. Je zet een opdracht ergens uit en moet afwachten wie de daadwerkelijke uitvoering op zich neemt. Uiteraard kan daarover wel overleg zijn, maar je hebt daarover niet altijd zekerheid. Dit kan soms nadelig zijn, bijvoorbeeld wanneer de persoon in kwestie bij jou in huis komt en wellicht niet goed past bij de rest van je personeel.

Nog een nadeel van outsourcing: de kosten. Extern personeel is meestal op uurbasis duurder dan vast personeel. Bedenk ook dat kennis slechts tijdelijk in huis is, voor de duur dat je de externe kracht hebt ingehuurd, en daarna weer weg is.

Voordelen van personeel

Het aannemen van personeel heeft, net als outsourcing, voordelen:

• Loyaliteit. Personeel dat bij jou in dienst is, is betrokken bij en loyaal naar jou en het bedrijf
• Zekerheid. Je personeel werkt bij jou en is voor zijn of haar inkomen afhankelijk van de arbeidsovereenkomst. Je personeel is niet opeens volgende week weg. Uiteraard maak je bij outsourcing ook afspraken, maar die hebben doorgaans een vaste, kortere looptijd
• Toename van kennis binnen het bedrijf. Iemand die langere tijd bij je werkt leert jouw bedrijf goed kennen en kan sneller inspelen op vragen en problemen. Daarnaast groeit ook de werknemer zelf en haal je daardoor gaandeweg meer kennis in huis
• Klantenbinding. Klanten leren jouw medewerkers kennen en er ontstaan vaste communicatielijnen die belangrijk zijn en door klanten worden gewaardeerd

Nadelen van vast personeel

Het vinden van de juiste werknemer is niet eenvoudig. Je wilt iemand die de gevraagde kennis heeft of in staat is te verkrijgen. Iemand die loyaal en betrokken is, geen negen-tot-vijfmentaliteit heeft, kan groeien en lekker in de groep ligt.

Met de komst van een werknemer krijg je ook te maken met allerlei administratieve verplichtingen. Het bijhouden van de salarisadministratie bijvoorbeeld. Dat kan je zelf doen maar als hiervoor de kennis of tijd ontbreekt, ook uitbesteden. Haal je iemand uit het buitenland, dan komt daar de aanvraag voor de expatregeling bij, waarmee je een deel van het loon belastingvrij betaalt.

Daarnaast moet je de regels voor werknemers bijhouden, soms een cao volgen en functioneringsgesprekken voeren.

Het risico van outsourcing en vast personeel

Zowel het aannemen van vast personeel als het aantrekken van externe hulp brengt risico’s met zich mee.

Zo kan het gebeuren dat je op een gegeven moment een vaste werknemer hebt die niet meer naar verwachting functioneert. Hij of zij groeit niet mee met het bedrijf of er is ruzie ontstaan op de werkvloer. Je kunt zo’n contract niet zomaar opzeggen. Welke route je moet volgen, hangt af van de reden: gaat het om disfunctioneren of een verstoorde arbeidsverhouding, dan loopt het ontslag via de kantonrechter. Gaat het om bedrijfseconomische redenen of om ontslag na langdurige arbeidsongeschiktheid, dan vraag je toestemming bij het UWV. Alleen als de werknemer schriftelijk instemt of je een beëindigingsovereenkomst sluit, kun je die toets overslaan.

Als je kiest voor outsourcing dan heb je dit probleem niet, of hooguit tijdelijk. Als de klus is geklaard, of de afgesproken tijdsduur om is, kan je zonder rompslomp afscheid nemen van elkaar.

Vast personeel kan ziek worden waardoor je op hoge financiële lasten komt te zitten. Een zieke werknemer heeft recht op doorbetaling van loon: twee jaar lang minimaal 70 procent van het laatstverdiende loon. Hiertegen kan je je overigens wel verzekeren.

Bij outsourcing hoef je geen salaris door te betalen, of slechts een korte tijd, afhankelijk van de gemaakte afspraken.

Als je bedrijf onverhoopt in financieel zwaar weer komt, kan het gebeuren dat je niet in staat bent het personeel te betalen. Dat kan direct een groot en onoverkomelijk probleem zijn. Er zijn wel mogelijkheden om op grond van bedrijfseconomische redenen werknemers te ontslaan, maar dat is geen eenvoudige procedure. Bij outsourcing kan je sneller afscheid nemen of bijvoorbeeld onderzoeken of het werk tijdelijk kan worden onderbroken.

Schijnzelfstandigheid als risico bij uitbesteden

Sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst weer volledig op schijnzelfstandigheid. Huur je een zelfstandige in terwijl de samenwerking in de praktijk een dienstverband is, dan kan de Belastingdienst loonheffingen naheffen bij jou als opdrachtgever. Over het kalenderjaar 2025 zijn daarbij nog geen verzuim- of vergrijpboetes opgelegd; de Belastingdienst kon wel naheffingsaanslagen opleggen, alleen over de periode vanaf 1 januari 2025. Dit raakt vooral het langdurig uitbesteden van werk dat tot je kernactiviteit hoort.

De Belastingdienst kijkt niet naar het contract maar naar de praktijk. Deze signalen wegen mee:

De juiste keuze maken

Het afwegen van kansen en risico’s, vooral financieel, is lastig. Zowel vaste werknemers als outsourcing brengen voordelen, nadelen en risico’s met zich mee. Het is zaak na te gaan wat het beste past bij je bedrijf en je strategische planning: kies je voor stabiliteit en kennisopbouw, of voor flexibiliteit en snelheid? Vaak is een combinatie het antwoord: kerntaken met vast personeel, gespecialiseerd of tijdelijk werk via outsourcing. Een praktische vuistregel is om werk dat je onderscheidend maakt binnenshuis te houden en werk dat ondersteunend is uit te besteden.

Veelgestelde vragen over personeel en outsourcen