E-facturatie verplicht? Wat vastligt en wat nog een plan is

Het kabinet maakte op 11 september 2026 bekend dat het de e-factuur vanaf 1 juli 2030 ook binnen Nederland wil verplichten. Dat schreef staatssecretaris Eerenberg van Financiën aan de Tweede Kamer. Voor handel met andere EU-landen ligt die datum al vast in een Europese richtlijn. Een jaar later meldt je programma van elke binnenlandse factuur een deel van de gegevens aan de Belastingdienst. In 2026 is een e-factuur in Nederland alleen verplicht als je levert aan de Rijksoverheid.

Voor veel bedrijven is 2030 een grote stap. In 2022 stuurde maar 23 procent van de bedrijven met twee of meer werkenden weleens een echte e-factuur. Dat meldt het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), de dienst die voor de overheid cijfers verzamelt. Meer over regels voor bedrijven staat in het kennisgebied Ondernemen.

Wat het kabinet op 11 september bekendmaakte

Het kabinet wil e-facturen tussen alle bedrijven vanaf 1 juli 2030. Binnenlandse facturen wil het vanaf 1 juli 2031 laten melden. Daarmee volgt het een Europese richtlijn. Een richtlijn is een Europese wet die elk land in zijn eigen wetten moet overnemen. Deze heet Btw in het digitale tijdperk, in het Engels VAT in the Digital Age en kortweg ViDA. De ministers van Financiën van de EU-landen stelden hem vast op 11 maart 2025.

Volgens ViDA is de e-factuur vanaf juli 2030 de regel. Voor handel binnen het eigen land mag elk land papier en pdf blijven toestaan, zolang het daar geen melding voor eist. Nederland doet dat niet. Het kabinet vindt de stap vooral nodig om fraude te bestrijden. Bij carrouselfraude laten nepbedrijven goederen in een kring over de grens gaan en verdwijnen ze met de btw. Die fraude loopt via binnenlandse schakels. Het kabinet vreest dat fraudeurs anders naar Nederland komen, omdat de Belastingdienst hier dan minder ziet. Frankrijk, Duitsland en België kiezen volgens het kabinet ook voor zo’n binnenlandse melding.

Het kabinet ziet ook winst voor ondernemers. Het wijst op cijfers uit andere landen. Wie daar van papier naar volledig digitaal ging, bespaarde € 5 tot € 6 per verstuurde factuur. Voor een factuur die je ontvangt, is dat € 8. Wat de overstap eerst kost, laat het kabinet nog onderzoeken. Dat onderzoek wordt in oktober 2026 verwacht.

Wat wel en niet als e-factuur telt

Een e-factuur is geen factuur die je mailt. Het is een bestand met vaste vakjes, zodat de software van je klant het bedrag, het btw-nummer en de btw zelf kan inlezen. Niemand hoeft nog iets over te typen. Een pdf ziet er voor een mens hetzelfde uit, maar voor een computer is het een plaatje met tekst. Het CBS maakt precies dat onderscheid: een pdf in een mail noemt het elektronisch, maar geen e-factuur. Logius, de dienst die voor de overheid de digitale verbindingen beheert, zegt het net zo stellig.

Hier zit de meeste verwarring. Volgens de Belastingdienst mag je nu digitaal factureren, dus ook met een pdf, als je klant akkoord is. Dat klopt voor vandaag. Maar vanaf 1 juli 2030 telt voor de Europese regels alleen nog een factuur die een computer zelf kan verwerken. De richtlijn noemt dat een gestructureerd formaat. Dat betekent dat elk gegeven dat gemeld moet worden op een vaste plek in het bestand staat.

Vijf manieren van factureren vergeleken

Het kabinet wil daarbij één norm toestaan: de Europese norm EN 16931, met twee technische vormen die UBL en CII heten. Die namen hoef jij niet te kennen, je programma voor facturen wel. In de tabel zie je hoe de gangbare manieren van factureren uitvallen.

Hoeveel bedrijven al echte e-facturen sturen

Het CBS vroeg bedrijven met twee of meer werkenden hoe ze in 2022 factureerden. Van die bedrijven stuurde 79 procent facturen als pdf of in een mail, en 23 procent weleens een echte e-factuur. Bij bedrijven met twee werkenden was dat 17 procent, bij bedrijven met 500 of meer werkenden 66 procent. Maar 16 procent van alle bedrijven stuurde minstens driekwart van zijn facturen als e-factuur. Zzp’ers zonder personeel zitten niet in deze cijfers. Bij hen ligt het aandeel waarschijnlijk nog lager, maar dat is niet gemeten.

De data op een rij

Als het plan van het kabinet doorgaat, wordt de e-factuur in Nederland verplicht op 1 juli 2030. De melding van binnenlandse facturen volgt op 1 juli 2031. Op internet staat vaak dat e-facturatie al in 2026 verplicht wordt. Dat is voor Nederland niet juist, schreef minister Karremans van Economische Zaken op 10 september 2025 aan de Tweede Kamer. Die datum wordt vaak verward met België, waar de plicht tussen Belgische bedrijven sinds 1 januari 2026 geldt. En 1 juli 2031 is niet het begin van de e-factuur, maar van de melding.

De tabel zet de data die voor een Nederlandse ondernemer tellen onder elkaar, met wat al vaststaat en wat nog een plan is.

Wat er in 2030 verandert aan je factuur

Drie dingen veranderen voor iedereen die aan andere bedrijven factureert. Ten eerste hoeft je klant niet meer akkoord te gaan. Nu mag een klant een digitale factuur weigeren. Voor een e-factuur in de Europese norm is zijn akkoord vanaf juli 2030 niet meer nodig, bepaalt de richtlijn. Op veel sites staat nog dat ook een e-factuur alleen mag als je klant akkoord is. Dat klopt tot juli 2030, daarna niet meer.

Ten tweede moet je bankrekeningnummer op de factuur staan. Dat is een nieuw verplicht gegeven in de richtlijn.

Ten derde wordt de termijn korter bij handel met bedrijven in andere EU-landen. Dan moet de factuur binnen tien dagen na de levering verstuurd zijn. Nu is dat uiterlijk de 15e van de maand na de levering, schrijft de Belastingdienst. Het kabinet wil aansluiten bij de Europese termijnen. Of de tien dagen ook binnen Nederland gaan gelden, heeft het nog niet uitdrukkelijk besloten.

Elke factuur naar de Belastingdienst

Verkoop je aan bedrijven in andere EU-landen, dan geef je die nu meestal per maand als totaal door, in een aparte lijst voor de Belastingdienst. Vanaf 1 juli 2030 meld je elke factuur los, op het moment dat je hem verstuurt. Koop je bij bedrijven in andere EU-landen in, dan meld je ook die facturen, binnen vijf dagen na ontvangst. Vanaf 1 juli 2031 wil het kabinet dat ook voor facturen binnen Nederland. Het gaat om een deel van de gegevens op de factuur, niet om de hele factuur. Die melding doet je programma, jij hoeft niets in te tikken.

De Belastingdienst wil de gegevens gebruiken om fouten in je btw-aangifte vooraf te zien, bijvoorbeeld een verkeerd btw-tarief. Later kan ze gemelde gegevens misschien alvast tonen als je je btw-aangifte invult. Ook zijn ze bedoeld om fraude op te sporen. Het kabinet wil ze tien jaar bewaren. De Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op privacy, toetst het wetsvoorstel nog.

Wie niet hoeft te e-factureren

Het kabinet maakt geen nieuwe uitzonderingen, maar houdt de bestaande zoveel mogelijk aan. Voor de meeste lezers tellen er drie:

• Ondernemers in de kleineondernemersregeling, de btw-vrijstelling voor een omzet tot € 20.000 per jaar.
• Ondernemers die alleen leveren wat van btw is vrijgesteld, zoals scholen en ziekenhuizen.
• Verkopen aan particulieren. De plicht gaat alleen over facturen tussen bedrijven.

Een uitzondering die er juist niet komt, is die voor het kasstelsel. Met het kasstelsel betaal je btw als je klant betaalt, niet als je factureert. Het is er voor winkeliers, kappers en horeca die vooral aan consumenten verkopen. Het bureau dat het ministerie adviseerde, wilde hen vrijstellen voor de enkele zakelijke factuur. Het kabinet wil dat niet. Het wijst erop dat hun grote leveranciers straks toch e-facturen sturen, dus een programma dat ze kan ontvangen hebben ze hoe dan ook nodig.

De kleineondernemersregeling is geen uitweg

De KOR, voluit de kleineondernemersregeling voor de btw, gaat niet vanzelf. Je meldt je aan bij de Belastingdienst, en dan reken je geen btw meer en vraag je ook geen btw terug. Een lage omzet alleen is dus geen vrijstelling. Wie leest dat bedrijven met een omzet tot € 20.000 zijn vrijgesteld, kan denken dat dat vanzelf gaat. Het geldt alleen voor wie echt meedoet aan de KOR.

Ook in de KOR moet je straks e-facturen kunnen ontvangen, schrijft het kabinet. Voor de meeste verkopen blijft het versturen je bespaard. En koop je als KOR-ondernemer goederen bij bedrijven in andere EU-landen, dan kan voor die aankopen toch een meldplicht gelden. Dat staat in een voetnoot van de brief en ontbreekt in de meeste uitleg.

Een rekensom laat zien waarom de KOR een dure manier is om e-facturen te ontlopen. Neem een tekstschrijver met € 18.000 omzet die vooral voor bedrijven werkt. Ze koopt dit jaar een laptop en software voor € 2.420 inclusief btw. Daar zit € 420 btw in. Zonder KOR krijgt ze die terug, in de KOR niet. Haar zakelijke klanten merken niets van de btw op haar factuur, want die krijgen ze zelf terug. De KOR kost haar dus € 420, terwijl ze toch een programma nodig heeft om e-facturen te ontvangen.

De grens van € 20.000 kan nog veranderen. Het kabinet onderzoekt of hij omhoog moet. Europa staat een grens tot € 85.000 toe.

Klanten in België

Lever je vanuit Nederland aan een Belgisch bedrijf, dan hoef je meestal nog geen e-factuur te sturen. De Belgische plicht geldt sinds 1 januari 2026 alleen voor bedrijven die in België gevestigd zijn. Tussen die bedrijven volstaat een pdf per mail niet meer, meldt de FOD Financiën, het Belgische ministerie van Financiën. Die facturen lopen standaard via Peppol. Peppol is een netwerk dat facturen van het ene programma naar het andere brengt. Zie het als de post voor e-facturen.

Heeft jouw bedrijf geen vaste vestiging in België, dan geldt de Belgische plicht niet voor jou. Dat geldt ook als je daar een btw-nummer hebt. Een vaste vestiging is een eigen, vaste plek in België van waaruit je werkt. Je mag je Belgische klant dus nog een pdf sturen, als hij daarmee akkoord is. Wel moet je hem zelf laten weten dat je geen vaste vestiging hebt, want die regels zijn ingewikkeld, zegt de FOD Financiën. Kleine Belgische ondernemers tot € 25.000 omzet moeten daar wel e-facturen kunnen ontvangen.

Wat je nu al kunt doen

Je hoeft nu nog niets te kopen. Kies uiterlijk voor juli 2030 een factuurprogramma dat e-facturen in de Europese norm kan versturen en ontvangen. Denk aan de zzp’er die op vrijdagmiddag zijn factuur in Word maakt, opslaat als pdf en mailt. Voor hem stopt die routine in juli 2030, als het plan van het kabinet doorgaat.

Ons advies: zie 2030 als de uiterste datum, en maak de keuze op het eerstvolgende moment dat je toch al wisselt. Denk aan een nieuw programma voor je boekhouding of een andere boekhouder. Of aan het moment dat je van je eenmanszaak een bv maakt. Vraag dan of het programma e-facturen in de Europese norm kan versturen en ontvangen. Nu kopen onder druk is niet nodig, en in juni 2030 kiezen onder druk is onverstandig.

Kijk eerst hoe een factuur bij jou loopt, van opdracht tot betaling. Wie de werkprocessen van zijn bedrijf kent, ziet sneller welke stap het programma moet overnemen. Werkt je bedrijf al met een ERP-systeem, dan ligt de vraag bij de leverancier van dat systeem.

Lever je aan de Rijksoverheid? Dan moet het nu al. Dat kan via je boekhoudprogramma of via het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid, meldt Logius. Dit najaar kun je ook reageren op het ontwerp van de wet, als dat op internetconsultatie.nl staat.

Wat nog niet vaststaat

Het kabinet heeft de hoofdlijnen gekozen, maar op zes punten is nog niets beslist.

• Het netwerk. Het adviesbureau raadde Peppol aan, het netwerk dat de Rijksoverheid al gebruikt. Het kabinet onderzoekt dat tot oktober 2026 en kijkt ook naar een Europese digitale portemonnee voor bedrijven die in ontwikkeling is.
• De kosten voor ondernemers. Een onderzoek naar de extra administratie loopt en wordt in oktober verwacht. Een toets op de gevolgen voor het mkb volgt.
• De grens van de KOR.
• De factuurtermijn binnen Nederland.
• Wat er gebeurt als je toch een pdf stuurt. Boetes staan nog nergens. Wel mag een EU-land bepalen dat je klant de btw op jouw factuur alleen mag aftrekken als hij een e-factuur heeft. Of Nederland dat doet, is niet bekend.
• De Nederlandse wet. De Europese regels voor handel met andere EU-landen liggen vast. Wat alleen binnen Nederland geldt, is een plan tot de Tweede Kamer en de Eerste Kamer hebben ingestemd.

Veelgestelde vragen over e-facturatie