Bedrijfspresentatie voorbereiden: wat werkt en wat niet

De grootste winst zit niet in mooiere dia’s. Richard Mayer is hoogleraar psychologie aan de University of California in Santa Barbara. Hij vatte in 2005 elf experimenten samen waarin uitleg met en zonder bijzaken werd vergeleken. In 10 van die 11 tests begrepen de deelnemers de stof beter zonder de bijzaken. Het effect was groot: de mediaan lag op 1,32. Dat getal is een maat voor hoe ver twee groepen uit elkaar liggen, en alles boven 0,8 geldt in dit vakgebied als groot.

Wat wil je dat je publiek na afloop doet

Schrijf de zin op die je publiek na afloop moet kunnen navertellen. Doe dat voordat je PowerPoint opent. Lukt het niet in 15 woorden, dan is je doel nog te vaag.

Er zijn grofweg vier doelen: informeren, iets laten doen, overtuigen en iets aanleren. Ze lopen door elkaar, maar er wint er altijd 1. Bij een nieuw product wil je meestal dat de inkoper een proeforder plaatst. Dat is iets anders dan dat hij je product begrijpt. Het verschil bepaalt welke dia’s je nodig hebt en welke niet.

Heb je heel veel informatie te delen, dan is een presentatie het verkeerde middel. Stuur een document en gebruik de zaal voor de vragen daarover. Ga je met je verhaal naar een vakbeurs, dan geldt weer een ander format; daarover lees je meer bij met je bedrijf op de beurs staan. Wil je in enkele minuten iemand overtuigen in plaats van informeren, dan heb je geen presentatie nodig maar een pitch voorbereiden.

Wie zit er in de zaal

Je verhaal verandert volledig door drie dingen: hoeveel je publiek al weet, waarom het er zit en hoeveel mensen het zijn. De rest van de publieksanalyse kost je vooral tijd.

Stel je voor: je staat voor twaalf inkopers die net uit een vergadering van drie uur komen. Ze hebben je product nog nooit gezien, twee van hen zijn er alleen omdat hun manager het vroeg. Dan begin je niet met de geschiedenis van je bedrijf. Dan begin je met het probleem dat zij die ochtend zelf hadden.

Weet je niet wie er komt? Bel de organisator en vraag het. Vraag ook wat er voor jou op het programma staat. Na een lunch praat je tegen een ander publiek dan om negen uur.

Zo bouw je je verhaal op

Een bruikbare opbouw is: de vraag van je publiek, drie antwoorden, en een vervolgstap. Meer onderdelen onthoudt niemand.

Over de opening bestaat veel advies dat elkaar tegenspreekt. Een raadsel, een quiz, een cartoon, een grap. Het oordeel hier is simpel: een ijsbreker die niets met je onderwerp te maken heeft, kost je de eerste minuut en levert niets op. Open liever met de vraag waarmee je publiek in de zaal zit. Dat is dezelfde vraag die zij aan hun manager zouden stellen.

Het slot is geen samenvatting. Een samenvatting herhaalt wat mensen net hebben gehoord en voegt niets toe. Zeg in plaats daarvan wat je van ze wilt en wanneer. Bijvoorbeeld: wie voor vrijdag reageert, krijgt de proefopstelling in week 40. Over stem, houding en tempo staat meer in het artikel over effectief communiceren en presenteren.

Wat onderzoek zegt over je PowerPoint

Je dia voorlezen terwijl diezelfde tekst op het scherm staat, maakt het begrip slechter. Dat is de belangrijkste uitkomst van dit onderzoeksveld, en het is precies het tegenovergestelde van wat veel Nederlandse presentatietips zeggen.

Mayer en zijn collega’s onderzochten dat in een reeks experimenten. In het bekendste daarvan, gepubliceerd in het Journal of Educational Psychology in 2001, kregen deelnemers een animatie met gesproken uitleg. De groep die er ook nog dezelfde tekst in beeld bij kreeg, scoorde lager op vragen waarin ze de stof moesten toepassen. De verklaring die de onderzoekers geven: je ogen moeten dan twee bronnen tegelijk verwerken, en dat gaat ten koste van begrijpen.

De drie uitkomsten die je direct kunt gebruiken staan hieronder, met hoe vaak ze in experimenten standhielden en hoe groot het verschil was.

Wat dit onderzoek niet zegt

Wees eerlijk over de reikwijdte. Dit onderzoek is grotendeels gedaan met studenten die korte lesfilmpjes over bliksem of remsystemen kregen. Er is geen zaal met inkopers gemeten, geen kwartaalcijfers, geen directie. De richting is hard, de precieze getallen gelden voor leermateriaal.

De bekende regel van vijf regels met vijf woorden per dia komt uit geen enkel onderzoek. Het getal is verzonnen. De richting klopt toevallig wel: minder tekst is beter. Maar gebruik de regel als geheugensteun, niet als norm waar je je presentatie op afrekent.

Presentatieangst wat helpt volgens onderzoek

Zenuwen voor een presentatie zijn normaal en ze gaan niet weg door beter voor te bereiden. Wat wel verandert, is wat je ermee doet.

Onderzoeker Alison Wood Brooks legde 300 mensen de vraag voor wat je moet doen als je bang bent voor een toespraak. Ruim 90 procent koos voor rustig worden. In haar experiment daarna kregen 140 studenten twee minuten om een korte overtuigende speech voor te bereiden. Vlak voor het spreken zei de ene helft hardop “ik ben enthousiast”, de andere helft “ik ben rustig”. Beoordelaars die niet wisten wie wat had gezegd, vonden de eerste groep overtuigender en zelfverzekerder. Die groep sprak ook langer door: gemiddeld 167 seconden tegen 132 seconden.

Dat onderzoek verscheen in 2014 in het Journal of Experimental Psychology: General. Ook hier geldt een beperking: studenten, een camera, twee minuten spreektijd. Geen bestuurskamer. Maar het advies kost je niets en het meest gegeven advies, kalmeren, deed het in dat experiment slechter.

Wanneer spanning meer is dan zenuwen

Gewone spanning is iets anders dan een angststoornis. In een groot Amerikaans bevolkingsonderzoek, de National Comorbidity Survey Replication, had 12,1 procent van de volwassenen ooit in het leven een sociale fobie en 7,1 procent in het jaar ervoor. Een sociale fobie is een aanhoudende angst om beoordeeld te worden door anderen. Een vergelijkbaar Nederlands cijfer was op het moment van schrijven niet te controleren, omdat de tabellen van het Nederlandse NEMESIS-onderzoek niet openbaar uitleesbaar waren. Herken je jezelf hierin en beperkt het je dagelijks leven, bespreek dat dan met je huisarts. Kennisdomein schreef eerder over angst die je hele leven beheerst.

De week voor je presentatie

Oefen hardop met een klok erbij, minstens twee keer. Stil doorlezen zegt niets over je tijd.

Ga naar de zaal als dat kan. Kijk naar drie dingen: het stopcontact, het beeld en het geluid. Weet of je een microfoon nodig hebt en test die. Zet je bestand ook op een usb-stick en mail het naar jezelf, want de beamer van een ander herkent jouw laptop niet altijd.

Neem een papieren spiekbriefje mee met alleen je kopjes erop. Geen volledige tekst, want dan ga je voorlezen. Wees een uur voor aanvang aanwezig. Dat uur is niet voor de techniek alleen; het scheelt ook in je hoofd.

Het advies dat je mag laten vallen

Drie adviezen komen op vrijwel elke Nederlandse presentatiepagina terug en verdienen dat niet. Het eerste is de grap of het raadsel als opening, los van je onderwerp. Het tweede is de volledige tekst op je dia, die je vervolgens voorleest. Het derde is de raad om vooral rustig te blijven.

Wat er in de plaats voor komt, is saaier en werkt beter. Haal er alles uit wat niet bijdraagt aan die ene zin die je publiek moet navertellen. Zet op je dia het beeld, en spreek de woorden uit. Wijs aan waar mensen moeten kijken.

Begin vandaag met de kortste stap: open je vorige presentatie en gooi elke dia weg die je toch voorleest. Meestal blijft er minder dan de helft over. Kijk daarna eens rond in de categorie ondernemen voor de onderwerpen die vaak in zo’n presentatie langskomen.

Veelgestelde vragen