Een bedrijfspresentatie voorbereiden

Een bedrijfspresentatie voorbereiden vraagt om creativiteit én structuur. Direct beginnen met het maken van een Powerpoint is geen goed idee. Beter is om eerst de geest ruimte te geven voor creativiteit. Ga bijvoorbeeld een boswandeling maken of loop langs de zee om eens goed na te denken en ideeën te krijgen. Ook als je veel ervaring hebt en een goede spreker bent is het belangrijk om tijd te nemen voor de creatieve kant van de voorbereiding van een bedrijfspresentatie. Zo blijf je authentiek. Waar denk je zoal over? Een van de belangrijkste zaken waarover je moet nadenken is je doelgroep. Daarnaast natuurlijk de vraag wat je precies wilt bereiken met je bedrijfspresentatie. Andere onderwerpen om over na te denken tijdens je wandeling: een leuke opening waarmee je je publiek kunt prikkelen, of en zo ja welke visuele ondersteuning je wilt gebruiken, hoelang je presentatie zal worden en of je ruimte wilt geven voor het stellen van vragen. Wil je een korte bedrijfspresentatie houden dan kan je ook de blog “een pitch voorbereiden” lezen.

Heb je jouw presentatie een beetje in je hoofd, weet je wat je wilt bereiken, wie je doelgroep is? Dan kan je beginnen met het aanbrengen van structuur. 

Lees verder na de afbeelding.

Bedrijfspresentatie voorbereiden: structuur aanbrengen

Voor het voorbereiden van de bedrijfspresentatie kan je het beste goed gestructureerd aan de slag gaan. Er zijn goede checklists te vinden op het internet die je kunt gebruiken. Onderaan dit artikel vind je een voorbeeld van een checklist die je meteen kunt gebruiken. 

Onderwerpen die hierna aan de orde komen zijn:

1. Doelstelling van je presentatie 
2. Je publiek
3. Een sterke inleiding
4. Een pakkend slot
5. Vragen stellen ja of nee en wanneer
6. De presentatieruimte
7. Problemen signaleren
8. Persoonlijke voorbereiding.

1. Doelstelling van je presentatie

Het doel van je presentatie is erg belangrijk. Pas daarna komt de strategie. Wat wil je precies bereiken bij je publiek? Wil je dat je publiek iets weet na afloop? Of iets kan, iets bepaalds doet of denkt of iets wil? Aansluitend kan je de algemene doelstelling van de bedrijfspresentatie formuleren. 

Informeren

Breng je bijvoorbeeld een nieuw product op de markt dan kan je doel zijn dat het publiek het product goed begrijpt en de mogelijkheden ervan inziet. Bij vrijwel elke presentatie is het informeren van je publiek een (gedeeltelijk) doel. 

Motiveren

Als je jouw publiek graag wilt motiveren dan is je doel dat zij iets gaan vinden of doen. Als je nieuwe product bijvoorbeeld een airfryer is, dan kan je het publiek bijvoorbeeld motiveren om gezonder te gaan eten. 

Overtuigen

Overtuigen is nauw verbonden met motiveren. Overtuigen gaat een stapje verder; je wilt je publiek niet alleen motiveren om gezonder te gaan eten maar ook ervan overtuigen dat het slim is jouw nieuwe airfryer aan te schaffen. 

Onderwijzen

Staat de doelstelling onderwijzen centraal, dan wil je jouw publiek iets leren. Je publiek krijgt bijvoorbeeld een airfryer cadeau en je wilt hen precies vertellen wat ze er allemaal mee kunnen. Dit om hen te motiveren gezonder te gaan eten en te overtuigen van de noodzaak de airfryer ook bij anderen aan te bevelen. 

Entertainen

De doelstelling entertainen is vooral gericht op vermaak. Het gaat dan om een grappige of inspirerende presentatie. Entertainen kan een doel op zichzelf zijn maar gaat meestal samen met een van de andere doelstellingen. Overigens is het doorgaans zo dat de doelstellingen elkaar overlappen. 

Na het bepalen van je doelstelling(en) is het raadzaam te bekijken of het ook haalbaar is. Wil je bijvoorbeeld heel veel informatie delen dan kan het beter zijn om een brochure te maken en af te zien van een presentatie. Of misschien is het een goed idee om je doelstelling aan te passen?

2. Je publiek

Geen bedrijfspresentatie zonder publiek. Het is belangrijk om te weten wie je publiek is zodat je jouw presentatie daarop kunt afstemmen. Tegen kinderen praat men heel anders dan tegen volwassenen. Tegen een groep studenten weer anders dan tegen een groep professoren. Soms weet je niet precies wie er in het publiek zal zitten. 

Bedenk zo goed mogelijk:

• De kernmerken van je publiek. Laagopgeleid of hoogopgeleid? Mannen en/of vrouwen? Jongeren of volwassenen? Zijn er bijvoorbeeld voornamelijk jongeren dan is het zinvol om een kortere, actieve presentatie voor te bereiden
• Heeft je publiek voorkennis of is het onderwerp helemaal nieuw voor hen? Tegen werknemers van je eigen bedrijf houd je een ander soort presentatie dan voor outsiders. Gaat het over een algemeen onderwerp waarvan iedereen wel wat kennis heeft, de klimaatveranderingen bijvoorbeeld, of juist over een uniek onderwerp, bijvoorbeeld jouw nieuwe product?
• Hoe verwacht je dat je publiek zich zal voelen en wat zij zullen denken over je onderwerp? Verwacht je tegengas of juist enthousiasme? 
• Waarom is je publiek er eigenlijk? Zijn ze nieuwsgierig naar wat je te vertellen hebt, is het een verplichte actie of misschien een noodzakelijk iets om meer uitleg te krijgen over een bepaald onderwerp?

Bedenk ook dat je het simpel kunt houden en niet alles van tevoren kunt weten. 

3. Een sterke inleiding

Bedenk een originele inleiding die meteen de aandacht heeft van je publiek. Juist in het begin moet je de harten van je luisteraars zien te winnen. Gebruik voor je inleiding iets leuks: 

• Een raadsel
• Een citaat
• Houd een korte quiz
• Humor
• Vertel een anekdote
• Laat een cartoon zien
• Bedank hen voor hun komst
• Val heel sterk met de deur in huis. 

Door je publiek meteen te betrekken bij je bedrijfspresentatie heb je hun aandacht direct gevangen. Een korte quiz bijvoorbeeld: iedereen moet gaan staan en je stelt een vraag. Wie het antwoord fout heeft gaat zitten. Zo ga je door tot iedereen weer zit. Je kunt ook iets persoonlijks vertellen of een leuke cartoon laten zien en vragen wie weet wat de bedoeling van je cartoon is. Een grapje maken of juist heel kort vertellen waar je het over gaat hebben en waarom. 

Ook het stellen van een persoonlijke vraag in relatie tot je onderwerp doet het goed. “Wie is hier gekomen met de fiets?” of “Wie heeft er vorige week elke dag gekookt”?

4. Een pakkend slot

Een pakkend slot zorgt er voor dat je publiek tevreden naar huis gaat en jouw boodschap niet direct weer vergeet. Het slot van je bedrijfspresentatie bestaat meestal uit drie elementen:

1. Een samenvatting
2. Een conclusie
3. Een stukje vuurwerk

Zowel de samenvatting als de conclusie (indien van toepassing) moet kort zijn. Probeer kort en bondig je presentatie samen te vatten in enkele zinnen. Gebruik hiervoor de kernpunten van je betoog. 

En dan een stukje vuurwerk! Een echte uitsmijter, die je publiek meeneemt, misschien zelfs fysiek in de vorm van een klein cadeautje. Vergeet niet je publiek te bedanken voor hun komst. 

5. Vragen stellen ja of nee en wanneer 

In veel gevallen zal het publiek vragen stellen aan het einde van de presentatie. Een goed moment hiervoor is vlak voor het afsluiten van je presentatie. Voordeel is dat je de hele presentatie rustig kunt afronden en tijdens je speech niet wordt gestoord waardoor je de draad kunt kwijt raken. 

Soms is het echter ook verstandig om tijdens de presentatie ruimte te bieden voor het stellen van vragen. Doe dit liever niet als er erg veel publiek is of het storend vindt. 

Houd je een bedrijfspresentatie over verschillende, afgebakende onderwerpen, dan kan het wel zinvol zijn om tussentijdse vragen te beantwoorden. Dit kan ook een positief effect hebben op het publiek en er voor zorgen dat zij meer betrokken zijn. Meld tevoren hoe je om zult gaan met vragen vanuit het publiek. Mag het tijdens je presentatie door een vinger op te steken, alleen als je aangeeft dat er vragen mogen worden gesteld of alleen aan het einde van je presentatie?

6. De presentatieruimte

Het beste kan je tevoren altijd de ruimte waar je jouw bedrijfspresentatie gaat houden goed inspecteren. Wat is er aanwezig, wat heb je nodig en wat is er niet? Zo heb je tijd om te zorgen dat alles wat nodig is voor een succesvolle bedrijfspresentatie ook daadwerkelijk aanwezig is. Ga na of er voldoende stoelen zijn, hoe de akoestiek is, of je met of zonder microfoon kunt spreken. Dit is niet alleen goed voor de bedrijfspresentatie zelf, maar ook voor je eigen gemoedsrust.
Zorg dat je een uur voor aanvang van de presentatie aanwezig bent om alles nog eens te checken. 

7. Problemen signaleren

Ga ruim tevoren na met welke problemen je zou kunnen worden geconfronteerd en welke oplossingen daarvoor te bedenken zijn. Is er een kans dat de zaal maar half vol is? Loop je het risico op te weinig zitplaatsen? Heb je een strakke tijdslimiet waarmee je rekening moet houden? Is er kans op onenigheid, verhitte discussies? 

Door mogelijke problemen te onderkennen kan je ze voorkomen of zorgen dat er oplossingen voorhanden zijn. Natuurlijk kan je niet alles van tevoren bedenken of voorkomen. 

8. Persoonlijke voorbereiding

En daar sta je dan… Voor een volle zaal mensen die naar jou komen luisteren. Dat gaat niet iedereen even gemakkelijk af, zo’n bedrijfspresentatie. Zorg dat je goed bent voorbereid. Gebruik een ijsbreker zodat de mensen ontspannen zijn, en jij ook. Humor werkt altijd goed. 

Maak je een powerpoint, gebruik dan niet meer dan 5 regels met elk 5 woorden per sheet. Ga zelf niet met je rug naar het publiek staan als je iets aanwijst en kijk je publiek aan. Om focus te creëren kan het heel goed werken de beamer af en toe uit te zetten.

Tip: zet de laptop voor je neer en zorg ervoor dat je af en toe recht vooruit kunt spieken op je laptop. Hierdoor kijk je automatisch minder snel achter je op het projectiescherm.

Zorg voor een spiekbriefje voor het geval je de draad van je verhaal mocht kwijtraken of maak gebruik van bovenstaande tip. Oefen je presentatie: voor de spiegel, hardop en neem ook de tijd op. Zo weet je precies of je verhaal te lang is, of juist te kort. Luister naar jezelf. Spreek je duidelijk genoeg?

Wat te doen bij presentatieangst

Het komt nogal eens voor: angst om te presenteren. Men is bang te gaan stotteren, de tekst te vergeten, overmatig te transpireren of om een rood hoofd te krijgen. Sommige (lees: veel) mensen liggen er dagen, soms zelfs weken van wakker. Ook grote sprekers kunnen last hebben van presentatieangst. 

De reden van deze angst kan verschillende oorzaken hebben: verlegen zijn, moeite hebben je mondeling goed uit te drukken, onzekerheid over jezelf of het onderwerp, nare ervaringen in het verleden of bang zijn dat er van alles mis zal gaan, vragen worden gesteld die je niet kunt beantwoorden. 

Sta er eens bij stil waar je precies angst voor hebt. Schaam je jezelf ergens voor? Denk je dat je er eigenlijk te weinig vanaf weet? Bereid je een presentatie doorgaans niet goed genoeg voor? Door je bewust te zijn van je gevoelens kan je ze ook beter aanpakken. Door je goed voor te bereiden is de helft al gewonnen. Veel oefenen, de tekst uit je hoofd weten, oefenen bij collega’s, vrienden of familie. Let op je ademhaling, praat rustig, probeer zekerheid uit te stralen al voel je die wellicht (nog) niet. 

Het is normaal om wat gespannen te zijn voor een bedrijfspresentatie, dit geeft de benodigde adrenaline. Deel je gevoelens liever niet met je publiek. 

Tip: als je heel nerveus bent gaat dit vaak gepaard met kortademigheid ofwel hoog in je adem zitten. Ervaar dit eens zonder publiek! Maak een flinke boswandeling en presenteer hardop terwijl je door het bos heen loopt. Je zult merken dat het presenteren dan een stuk lastiger wordt. Op deze wijze leer je sneller goed adem te blijven halen bij inspanning en de juiste rustmomenten te pakken.

Bedenk ook dat het maken van een paar fouten helemaal niet erg is. Een keer je tekst kwijt zijn, een keer stotteren of een beetje zweet zijn geen onoverkomelijke zaken. Blijf niet hangen in fouten maar accepteer ze direct als iets dat er nu eenmaal bij hoort. 

Tenslotte: je publiek is blij met jou. Blij omdat ze mogen luisteren naar wat je te vertellen hebt.

Download checklist: Een bedrijfspresentatie voorbereiden