Hoe maak je een afdelingsplan?

Een afdelingsplan vloeit vaak voort uit het businessplan. Je schrijft het aan de hand van een aantal standaard stappen. Doorgaans wordt het plan jaarlijks bijgesteld en aangevuld. Het schrijven van een afdelingsplan is belangrijk, maar uiteraard neemt ook de uitvoering ervan een prominente plaats in.

Lees verder na de afbeelding.

Belangrijke onderwerpen in een afdelingsplan

Waarom een nieuwe afdeling?

De eerste stap bij het schrijven van een afdelingsplan is het beantwoorden van de waarom-vraag. Waarom is deze afdeling nodig en wat voegt het toe voor de koper, bezoeker of gast van ons bedrijf. Denk dus vooral vanuit de afnemer van jouw product of dienst. Als het niets toevoegt aan de klantreis kun je beter naar andere oplossingen zoeken om de werkdruk te verlagen en/of effectiever te werken.

Welke doelen dient de nieuwe afdeling?

Het beschrijven van doelen is belangrijk om te zorgen voor een effectieve afdeling. Hierdoor weet iedereen ook direct waar de mensen op de afdeling tijd aan gaan besteden. Schrijf indien hiervoor voldoende tijd is ook eens een hoofdstuk in de vorm van OGSM. Zo dwing je alle deelgenoten mee te laten denken over de meetbare doelen van de afdeling, welke KPI’s hierbij horen en hoe het vervolgens in de praktijk gebracht dient te worden d.m.v. een of meerdere actieplannen.

Creëer een sterke propositie

Vooraf wil je door middel van een SWOT analyse in kaart hebben gebracht welke sterktes, zwaktes, bedreigingen en kansen er zijn bij het creëren van de nieuwe afdeling. Zo kun je vooraf extra aandacht geven aan de te verwachten zwaktes en bedreigingen. Daarnaast kun je beter inspelen op kansen en een goed beeld krijgen met welke sterktes de afdeling toegevoegde waarde creëert voor het bedrijf.

De mensen en de plaats van de afdeling

De mensen achter de afdeling vormen natuurlijk een belangrijk onderdeel van het afdelingsplan. Wie zijn zij, wat is hun functie, welke eisen kleven er aan de verschillende functies en hoe wordt de afdeling georganiseerd. Daarnaast is het belangrijk om de plaats binnen het bedrijf te beschrijven. Zowel in de vorm van een organogram als fysiek.

Levert de afdeling voldoende rendement op?

Maak een goede opsomming van de totale kosten van de afdeling. Hierin zijn de personeelskosten vaak de grootste kostenpost. Nog belangrijker; denk na over wat de nieuwe afdeling gaat opleveren. Dit gaat niet alleen over de directe opbrengsten, maar kan ook gaan over het effectiever laten werken van het (gehele) bedrijf. Met andere woorden; hoeveel arbeidsuren scheelt het als de nieuwe afdeling is opgericht.

Bijzonderheden

Tenslotte is het ook belangrijk in het afdelingsplan op te nemen welke bijzondere toegevoegde waarde de betreffende afdeling heeft. Dit kunnen werkzaamheden zijn die niet direct bij de afdeling horen maar toch worden geleverd. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die het netwerken verzorgt of publicaties of persberichten levert.

Bovenstaande onderwerpen vormen een globale opzet van het afdelingsplan. Bedenk welke aspecten voor jouw bedrijf en de betreffende afdeling van belang zijn en pas deze toe. Houd ook rekening met de andere afdelingen van het bedrijf en stem de afdelingen op elkaar af. Stel vooraf een projectgroep samen met de juiste specialisten om de kans op succes te vergroten.

Na het schrijven van het afdelingsplan moet het natuurlijk worden uitgevoerd. Omdat een groot deel van de inhoud van het plan vaak voor een jaar geldt, kan de voortgang soms uit het oog worden verloren. Stel daarom een roadmap op en ga bijvoorbeeld maandelijks na hoe het met de voortgang van het afdelingsplan is gesteld.