Wat is een roadmap? Zo maak je er een die werkt

Letterlijk vertaald betekent roadmap routekaart. In het bedrijfsleven is het een schema dat de samenhang tussen doelen, mijlpalen en deelprocessen op één overzicht zet. Dat maakt hem geschikt voor complexe trajecten, waar een gewone planning al snel uiteenvalt in losse taken. Het voordeel zit in het overzicht: alle mijlpalen op één A4, met de verbanden ertussen zichtbaar. Hoe gewoon het instrument is geworden, bleek toen onderzoekers van de Universiteit van Cambridge meer dan 2.000 openbare roadmaps uit allerlei sectoren vonden.

Waar komt de roadmap vandaan?

De methode is in de jaren zeventig ontwikkeld bij Motorola, dat de ontwikkeling van producten en technologie beter op elkaar wilde afstemmen. In 1992 verscheen de eerste roadmap voor een hele sector, die van de chipindustrie. Onderzoekers van het Institute for Manufacturing van de Universiteit van Cambridge werkten die praktijk later uit tot een algemene aanpak. Zij omschrijven een roadmap als een strategische lens: een eenvoudige weergave waardoor je de ontwikkeling van een complex systeem in de tijd kunt bekijken.

Uit datzelfde onderzoek komt een observatie die in de praktijk vaak wordt onderschat. De grootste opbrengst van een roadmap zit niet in het plaatje, maar in het maken ervan: het proces brengt de betrokkenen bij elkaar en dwingt hen tot een gedeeld beeld. Een roadmap die door één persoon achter een bureau is getekend, mist precies dat effect.

Waar een roadmap antwoord op geeft

In de kern beantwoordt elke roadmap drie vragen, van boven naar beneden. Herken je die lagen, dan zie je meteen of een roadmap compleet is of dat er een verdieping ontbreekt.

Welke soorten roadmaps zijn er?

De term roadmap wordt voor nogal verschillende dingen gebruikt. Spreek daarom af welke variant je bedoelt voordat je aan het schema begint, anders zit de een op maanden en de ander op kwartalen.

Opbouw roadmap

Voor je begint heb je meetbare doelen nodig. Zijn die er nog niet, dan helpt de OGSM-methodiek je daarbij; in onze OGSM-blog lees je hoe dat werkt. Daarna bouw je de roadmap op in vier niveaus.

Maak het schema met een team uit de organisatie in plaats van alleen. Iedere afdeling draagt dan bij en heeft het schema doorleefd. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren en waar de urgentie zit.

De eerste stap is het doel bepalen. Waarom wil je dit product of deze dienst maken, wat is de meerwaarde en welk voordeel heeft de klant? Ook leg je hier vast wanneer je het doel wilt hebben bereikt. Daarmee vul je de eerste blokjes van de roadmap.

Het tweede niveau gaat over producten, diensten en processen. Welke producten en diensten worden het, wat heeft de klant eraan en hoe lang duurt de ontwikkeling? In deze fase komen ook tests en eventuele certificeringen aan de orde.

Vervolgens bepaal je wat je daarvoor nodig hebt. Nieuwe producten en diensten vragen vaak om nieuwe kennis, nieuwe technologie of nieuwe leveranciers. Als laatste kijk je naar de organisatie: misschien zijn er nieuwe medewerkers nodig, of zelfs een nieuwe afdeling.

Dan volgt de toets. Je hebt nu zicht op de benodigde tijd en de te zetten stappen. Zijn je verwachtingen reëel? Moet er een afdelings- of bedrijfsplan komen? Is er financiering nodig? Kun je het zelf of moet je het deels uitbesteden?

Levend document

Een roadmap is een levend document dat je regelmatig bijstelt. Grote strategische onderwerpen vragen om een planmatige aanpak: een nieuw product in de markt zetten, een nieuwe technologie toepassen, een nieuwe markt betreden. Daar komt veel bij kijken en er zijn meerdere delen van het bedrijf bij betrokken.

Zie de roadmap daarom als een ontwikkelplan waarin zowel de activiteiten als de tijdlijn staan. Hij geeft duidelijkheid aan het management en aan de medewerkers, en soms ook aan klanten en leveranciers. Spreek af hoe vaak je hem herziet, bijvoorbeeld elk kwartaal. Zonder die afspraak verandert een roadmap binnen een half jaar in een historisch document.

Roadmap of planning, wat is het verschil?

Een roadmap en een balkenplanning lijken op elkaar, maar beantwoorden een andere vraag. De roadmap toont de samenhang op hoofdlijnen en houdt de tijdlijn bewust grof: kwartalen of halfjaren. Een balkenplanning, ook wel ganttchart genoemd, zoomt in op losse taken met exacte begin- en einddata en op wie waarvan afhankelijk is.

In de praktijk gebruik je ze naast elkaar. De roadmap dient als afsprakenkader met directie en belanghebbenden, de planning als werkinstrument voor het team. Hoe die twee zich verhouden tot de bredere aanpak lees je bij projectmanagement, en bij strategische planning vind je de stap die aan de roadmap voorafgaat.

Veelgemaakte fouten bij een roadmap

De eerste fout is te veel detail. Zodra er weken en losse taken op komen te staan, is het een planning geworden en verdwijnt het overzicht waarvoor je hem maakte.

De tweede is de roadmap behandelen als belofte. Een datum op de tijdlijn is een aanname, geen toezegging. Communiceer dat expliciet naar klanten, anders wordt elke verschuiving een vertrouwenskwestie.

De derde is hem alleen maken. Zonder de mensen die het werk doen mis je zowel de kennis als het draagvlak, en dat is precies waar het roadmapproces zijn waarde vandaan haalt.

Veelgestelde vragen over een roadmap