Wat is projectmanagement? Methoden, fasen en rollen

Een project is een klus met een begin, een eind en een afgesproken resultaat. Dat onderscheidt projectmanagement van gewoon leidinggeven. Een afdelingshoofd stuurt werk aan dat zich elke week herhaalt. Een projectmanager stuurt iets aan wat maar één keer gebeurt, met een eigen budget, een eigen team en een deadline. Juist omdat routine ontbreekt, draait projectmanagement om drie vragen die je steeds opnieuw stelt: wat leveren we op, wanneer, en wat kost het?

Wat is het verschil tussen een project en gewoon werk?

Een project herken je aan vier kenmerken. Het is eenmalig, het heeft een vooraf omschreven resultaat, het kent een begin- en einddatum, en er is een apart budget of aparte capaciteit voor vrijgemaakt. Ontbreekt een van die vier, dan heb je waarschijnlijk te maken met doorlopend werk en is een projectstructuur eerder ballast dan hulp. Een website bouwen is een project; die website daarna maandelijks bijwerken is dat niet.

De fasen van een project

Vrijwel elke methode knipt een project op in fasen. De namen verschillen per methode, de volgorde nauwelijks. Aan het eind van elke fase staat een beslismoment: gaan we door, buigen we bij, of stoppen we?

Bij grote projecten valt de realisatiefase uiteen in deelprojecten, elk met een eigen projectleider en team. De projectmanager bewaakt dan vooral de samenhang: lopen de deelprojecten nog in de pas en klopt de optelsom van de budgetten nog?

Welke projectmanagementmethoden zijn er?

Er zijn tientallen methoden, maar vijf ervan kom je in Nederland het vaakst tegen. Ze verschillen vooral in wat ze vastleggen: het proces, de competenties van de manager, of de manier van samenwerken.

PRINCE2 en de PMBOK Guide beschrijven het proces: wie beslist wat, en welke documenten daarbij horen. IPMA kijkt juist naar de mens en meet 29 competenties, verdeeld over context, gedrag en vakinhoud. Scrum en het bredere agile werken leggen niets vast over documenten, maar wel over het ritme van samenwerken. Combinaties komen veel voor: een project dat op hoofdlijnen volgens PRINCE2 loopt, kan in de realisatiefase prima met sprints werken.

Wat doet een projectmanager?

De projectmanager is verantwoordelijk voor het resultaat, niet voor het uitvoerende werk. Concreet betekent dat vijf dingen. Het plan opstellen en bewaken. Het team samenstellen en aansturen. Risico’s signaleren voordat ze problemen worden. De opdrachtgever eerlijk informeren. En knopen doorhakken wanneer scope, tijd en geld met elkaar botsen. Dat laatste is de kern van het vak. Wie alle drie wil vasthouden, verliest er meestal twee.

Omdat routine ontbreekt, leunt een projectmanager sterk op vaardigheden die je niet in een methode vindt. Denk aan draagvlak krijgen zonder formele macht, slecht nieuws op tijd brengen en de juiste mensen bij elkaar zetten. Een methode maakt het werk overzichtelijk, maar neemt die gesprekken niet over. Met wie je die gesprekken voert, zet je op een rij in een stakeholderanalyse.

Van Gantt-grafiek tot projectsoftware

Het bekendste hulpmiddel is de Gantt-grafiek, ontwikkeld door de Amerikaanse ingenieur Henry Gantt in de jaren tien van de vorige eeuw. Het is een balkenschema waarin je per taak ziet wanneer die loopt en welke taken van elkaar afhankelijk zijn. Daarnaast gebruiken de meeste teams een risicolijst, een besluitenlijst en een eenvoudige urenregistratie: samen laten die zien of het project nog op koers ligt.

Software neemt het bijhouden over. Kennisdomein werkt zelf met Asana, dat voor kleine groepen gratis is en meegroeit als het project groter wordt. Welk pakket je ook kiest, de valkuil is dezelfde: een tool die niemand bijhoudt geeft een schijnzekerheid die erger is dan geen overzicht.

Welke methode of opleiding past bij jou?

Wil je je in projectmanagement bekwamen, dan kies je in de praktijk tussen drie routes. Een procesgerichte certificering zoals PRINCE2 leert je hoe je een project inricht en verantwoordt; het foundationniveau kost doorgaans twee tot drie dagen. Een competentiegerichte certificering zoals IPMA kijkt naar wat jij als projectmanager kunt en kent vier niveaus, waarbij de hogere niveaus aantoonbare ervaring vragen. Een methodische training zoals Scrum richt zich op de manier van samenwerken en duurt meestal twee dagen.

Let bij de keuze op vier dingen. Welke methode je opdrachtgevers of werkgever gebruiken. Of het examen los te boeken is. Of hercertificering periodiek geld kost. En of het certificaat alleen kennis toetst of ook ervaring. Voor wie af en toe een project trekt, is een korte training vaak genoeg; wie het beroepsmatig doet, heeft meer aan een traject met een examen dat in de markt wordt herkend.

Veelgestelde vragen over projectmanagement