RACI-matrix in vier rollen, met voorbeeld en vijf valkuilen

De vier letters staan voor responsible, accountable, consulted en informed. De regel die het zwaarst telt: elke taak heeft precies één eindverantwoordelijke. Zo staat het in een gids uit 2023 van de Europese Commissie voor wie een project leidt. De Commissie is het dagelijks bestuur van de Europese Unie. Geen landelijke wet schrijft de matrix voor. Gemeenten en andere lokale overheden gebruiken hem wel. Wij telden 53 regelingen waarin de matrix of een variant staat. Meer werkmethoden vind je in het kennisgebied Organiseren.

Wat de vier letters betekenen

Elke letter is een rol die iemand bij één taak heeft: het werk doen, ervoor instaan, advies geven of op de hoogte blijven. De tabel hieronder geeft per letter het Engelse woord, een Nederlands woord en wat de rol inhoudt.

Een RACI-matrix zet de taken links en de rollen bovenaan. Elk vak krijgt daarna een letter, of blijft leeg. De A noemen wij hier de eindverantwoordelijke. Dat is de persoon die ervoor instaat en mag beslissen.

Het verschil tussen de C en de I zit in de richting. Met een C praat je heen en weer. Een I krijgt daarentegen alleen bericht. De Europese gids zegt dat er uitdrukkelijk bij.

Responsible en accountable zijn niet hetzelfde

Het Nederlands heeft voor beide woorden vaak maar één vertaling: verantwoordelijk. Daar begint de verwarring. Twee onderzoekers van de University of Southern Queensland in Australië zochten in 2018 uit waar het verschil zit. Responsible ben je als je de plicht hebt een taak goed uit te voeren. Accountable ben je als je ervoor moet instaan dat de taak goed wordt gedaan.

De gemeente Eindhoven zegt het in haar privacybeleid korter. Wie de R heeft, legt verantwoording af aan wie de A heeft. Je kent het van een verbouwing. De schilder verft de kozijnen. De aannemer staat ervoor in dat het goed gebeurt, en hem bel je als de verf bladdert. Hoe dat bij een projectleider werkt, lees je in ons artikel over projectmanagement en de rollen daarin.

Een RACI-matrix maken in vijf stappen

Je zet de taken en de rollen in een tabel en kiest per taak eerst wie de A krijgt. Dit is de volgorde die wij aanraden.

• Kies één project of één proces. Een matrix voor het hele bedrijf wordt namelijk te groot om te lezen.
• Schrijf de taken onder elkaar, elk met een werkwoord en een resultaat. Houd het bij hoogstens 15 taken.
• Zet de rollen bovenaan. Gebruik functies in plaats van namen. Daardoor klopt de tabel ook als er iemand vertrekt.
• Vul per taak eerst de A in en daarna de R. Pas dan komen de C en de I.
• Tel de letters per rij en per kolom. Bespreek de uitkomst met iedereen die in de tabel staat.

De mensen met een C of een I zitten vaak buiten het team. Denk aan een klant, de verhuurder of de boekhouder. Zet hen daarom ook in de tabel, anders vergeet je ze op het moment dat het ertoe doet.

Voorbeeld van een RACI-matrix voor een kantoorverhuizing

In dit voorbeeld verhuist een bureau met 12 medewerkers naar een ander pand. Drie mensen regelen de verhuizing: directeur Mark, officemanager Sanne en IT-beheerder Joost. De tabel hieronder laat per taak zien welke letter elke rol heeft. Het voorbeeld is verzonnen, maar de opzet kun je overnemen.

Wat je ziet als je de letters telt

Tel je de letters per kolom, dan vallen twee dingen op. Mark heeft bij vijf van de zeven taken de A. Bijna elke keuze wacht dus op hem, ook die voor een verhuisbedrijf. Sanne heeft bovendien vijf keer de R. Ligt zij in de verhuisweek ziek in bed, dan blijven de dozen staan.

Ons advies bij deze matrix: schuif de A omlaag waar dat kan. Laat Sanne zelf het verhuisbedrijf kiezen en het nieuwe adres doorgeven. Mark keurt vooraf alleen het budget goed. Sanne doet dan het werk en staat er ook voor in. In een klein bedrijf is dat heel gewoon. Mark houdt zo drie keer de A en heeft bij de andere vier taken een I.

Stel je de maandagochtend na de verhuizing voor. Twaalf mensen klappen hun laptop open en er is geen internet. Sanne dacht dat Joost de provider had gebeld. Joost wachtte intussen op het nieuwe adres. In de matrix staat bij die taak één R en één A. Joost belt dus de provider en Sanne let erop dat het gebeurt.

Vijf fouten die een RACI-matrix waardeloos maken

Een RACI-matrix mislukt zelden door de letters zelf. Het gaat vooral mis als te veel mensen de baas zijn of meepraten, en als niemand de tabel nog opent.

Twee eindverantwoordelijken of geen

Staan er twee A’s bij een taak, dan wijzen ze bij een fout naar elkaar. Staat er geen, dan voelt niemand zich aangesproken. De Europese gids is er kort over: er is precies één eindverantwoordelijke per taak. Dezelfde gids wil bovendien maar één R per taak. Wie meehelpt, krijgt in de gids daarom een eigen letter: de S van supports.

Een A zonder zeggenschap

Wie instaat voor het resultaat, moet ook mogen beslissen. Volgens de Europese gids verdeelt de A het werk en keurt hij de belangrijke tussenstappen goed. Dat lukt alleen met een eigen budget of een duidelijke opdracht van de directeur. Moet iemand voor elke rol plakband eerst toestemming vragen? Geef hem dan niet de A.

Iedereen een C

Een C is tweerichtingsverkeer: je vraagt een mening en wacht op het antwoord. Elke extra C maakt een taak daardoor trager. Vraag je bij elke C af of een I ook volstaat. Moet de boekhouder meedenken over de verhuisdatum? Of is een mail achteraf genoeg? Wie alleen bericht krijgt, houdt immers niets op.

Een tabel van 80 regels

Past een matrix niet op één vel, dan leest niemand hem. Het Amerikaanse zakenblad Dun’s Review beschreef in 1954 een voorloper van de matrix: een kaart met functies en taken. Verderop lees je daar meer over. Die kaart kreeg juist lof omdat hij tientallen bladzijden handboek op één vel samenvatte. Beschrijf dus geen losse handelingen, maar taken met een resultaat.

Invullen en nooit meer openen

Een matrix veroudert zodra iemand vertrekt of een taak verandert. Spreek daarom af wie hem bijhoudt. Maak hem bovendien samen, niet alleen aan je bureau. Een Amerikaanse directeur vertelde in datzelfde blad waarom er over zijn kaart nooit ruzie was. Ging er iets mis, dan haalde hij de kaart uit zijn bureaula. De mensen die erop stonden, hadden hem zelf helpen maken.

Ons oordeel: begin bij de A. Kun je bij een taak niet meteen zeggen wie ervoor instaat? Dan heb je het echte probleem gevonden. De rest van de tabel is daarna snel gevuld.

De varianten RASCI en VERI

RASCI heeft een vijfde letter voor wie meehelpt. In de Europese gids telden wij 40 tabellen met die vijf letters. VERI is een Nederlandse vertaling van de vier letters. In de tabel hieronder zie je per variant de letters en de plek waar wij hem vonden.

Dezelfde letter betekent niet overal hetzelfde. In de Europese gids helpt een C niet mee aan de taak. Bij de recreatieschappen helpt de R van raadplegen echter wel mee. Zet daarom boven je eigen matrix wat elke letter bij jullie betekent.

Er bestaan meer varianten. Wij noemen alleen de drie die wij in openbare stukken vonden.

RACI bij de Nederlandse overheid

Geen landelijke wet of regeling noemt de RACI-matrix, maar gemeenten gebruiken hem wel in hun eigen regels. Dat blijkt uit een telling die wij op 4 oktober 2026 deden.

Eerst zochten wij in de wettenbank. Dat is de site van de overheid met alle landelijke wetten en regels die nu gelden. RACI en RASCI kwamen daar niet voor.

Daarna zochten wij in de databank met lokale regelingen. Daarin zetten gemeenten, provincies en waterschappen hun eigen regels en beleid. Wij zochten op RACI en RASCI, ook als deel van een langer woord. Dat gaf 53 regelingen van 40 organisaties. Op die dag golden er daarvan nog 37.

De meeste komen van gemeenten: 35 van de 53. De rest komt van regionale samenwerkingsverbanden, twee waterschappen en één provincie. Iets meer dan de helft gaat volgens de titel over privacy of over het beveiligen van gegevens. Dat zijn 27 regelingen. In 41 regelingen staat RASCI en in 12 RACI. Vijf van die 12 gebruiken zelf VERI en noemen RACI alleen als uitleg. Onze telling is een ondergrens, want een regeling die de letters anders schrijft, hebben wij gemist.

Vier voorbeelden uit lokale regelingen

De tabel geeft vier voorbeelden, met het jaar waarin de regeling inging en waarvoor de matrix dient.

Werk je voor of met een gemeente, dan kun je de matrix dus tegenkomen. Meestal heeft hij dan vijf letters in plaats van vier. Een gemeente die hem in een besluit zet, bindt zich er zelf aan. In Steenwijkerland staat in het besluit dat een teamleider de rollen uit de matrix vervult.

Het verschil met een organogram en een functieprofiel

Een organogram laat zien wie onder wie valt, een functieprofiel wat één functie doet, en een RACI-matrix wie wat doet bij één taak.

Een organogram is een tekening van afdelingen en functies. Je ziet wie de baas is, maar niet wie de provider belt. In een functieprofiel staat wat één functie doet en mag. Maar wat de collega ernaast bij dezelfde taak doet, staat er niet in. De matrix vult dat gat. Hij kijkt dwars door de afdelingen heen naar één klus.

Een Amerikaanse bedrijfsleider legde het in 1954 in Dun’s Review zo uit. Op een gewoon schema zie je iemands naam, zijn afdeling en zijn baas. Op de nieuwe kaart zie je ook zijn taken en waarvoor hij verantwoordelijk is.

Het organogram en de functieprofielen blijf je dus nodig hebben. Daarnaast maak je de matrix per project of per proces.

RACI en de rollen in Scrum

Scrum legt zelf al vast wie waarvoor instaat. Werkt je team met Scrum, dan heb je volgens ons zelden een RACI-matrix nodig.

Scrum is een werkwijze waarin een klein team in korte rondes werkt. De regels staan in de Scrum Guide, de handleiding van de twee bedenkers. De versie van november 2020 gebruikt het woord accountable voor alle drie de rollen. Een daarvan is de Product Owner. Die staat in voor de waarde van het product. Hij mag het werk aan anderen overdragen, schrijft de gids, maar blijft zelf accountable. Dat is precies het verschil tussen de R en de A. Meer hierover lees je in ons artikel over de rollen in een scrumteam.

Een matrix helpt wel op de grens tussen het team en de rest van het bedrijf. Wie beslist over het budget? Wie vraagt de jurist om advies? Dat regelt Scrum namelijk niet.

Waar de RACI-matrix vandaan komt

De oudste voorloper die wij vonden, staat in een Amerikaans zakenblad van 1954. Het idee kwam van een Nederlandse adviseur.

In september 1954 beschreef Dun’s Review een nieuw hulpmiddel: de Linear Responsibility Chart. Het adviesbureau van Serge A. Birn uit Louisville had de kaart in de Verenigde Staten ingevoerd. Het blad noemt de Nederlandse raadgevend ingenieur Ernst Hijmans de grootvader van de kaart.

Birn had Hijmans op een congres in Zwitserland verteld waarom hij geen handboeken meer schreef. Zijn klanten legden die dikke boeken namelijk al snel in de kast. Hijmans raadde hem daarop een kaart aan die hij zelf had bedacht. Birn maakte er een eenvoudiger versie van. Op zijn formulier staat het jaartal 1953.

Het Amerikaanse vakblad The Journal of Industrial Engineering schreef in 1958 hetzelfde over Hijmans. Het verwees daarbij naar Dun’s Review. Beide bladen staan als scan in het Internet Archive. Dat is een digitale bibliotheek zonder winstoogmerk.

Wat de kaart in 1954 al had

De opzet herken je meteen. Bovenaan staan de functies en links de taken, en in elk vak staat een teken. De kaart van Birn had acht tekens. Twee daarvan betekenden dat iemand moet worden geraadpleegd of moet worden ingelicht. Dat zijn de C en de I van nu.

Wij noemen de kaart een voorloper omdat de opzet dezelfde is. Wie de vier letters RACI bedacht, weten wij niet. Een bron die de lijn van de kaart van Hijmans naar de afkorting trekt, vonden wij ook niet. Noemt iemand stellig een naam of een jaartal, vraag dan naar de bron.

Veelgestelde vragen over de RACI-matrix