Factuur wordt niet betaald? Volg dan deze stappen

Stappen bij niet-betalen factuur

Elke ondernemer heeft ermee te maken; een onbetaalde factuur. Het gaat daarbij lang niet altijd om een klant die niet wil of kan betalen; bij de overheid bijvoorbeeld duurt het vaak heel lang voordat tot betaling wordt overgegaan. Wat kan je doen om betaling van je factuur te bespoedigen?

Allereerst natuurlijk het maken van duidelijke afspraken met je klant. Denk ook aan het tijdig toesturen van je algemene voorwaarden. 

Stap 1: Zorg voor een heldere, complete factuur 

Dan bedoelen we niet alleen een correcte omschrijving van de geleverde dienst of het geleverde product, maar bijvoorbeeld ook vermelding van klantnummer, debiteurennummer, het bijbehorende offertenummer en dergelijke. Een factuur moet altijd aan bepaalde voorwaarden voldoen:

• Naam en adres van de klant én van je eigen onderneming (vestigingsplaats)
• Je btw-identificatienummer
• KvK-nummer
• Datum factuur + betalingstermijn
• Het nummer van de factuur
• Omschrijving geleverde dienst/producten
• Te betalen bedrag, zowel exclusief als inclusief btw en vermeld ook het btw-bedrag apart. 

NB: ondernemers die gebruik maken van de KOR (Kleine Ondernemers Regeling) brengen geen btw in rekening. 

Stap 2: Eerste herinnering sturen

Heeft de klant je factuur niet binnen de betalingstermijn voldaan? Stuur dan een eerste herinnering. Deze mag vriendelijk van toon zijn. Immers, je klant heeft wellicht de factuur over het hoofd gezien. Er kan een storing zijn geweest in het systeem, er kan iemand ziek zijn of de factuur is nét betaald zodat jij je geld morgen op je rekening hebt. 

Stap 3: De tweede herinnering sturen

Betaalt je klant ook na de eerste herinnering niet, dan kan je een tweede brief sturen. Nog beter: contact opnemen met je klant. Je kunt dan informeren naar de reden waarom er niet wordt betaald en afspraken maken. Bijvoorbeeld over een betalingsregeling. 

Stap 4: Aanmaning versturen

Ondanks de herinneringen die je stuurde en eventueel gemaakte afspraken, blijft betaling van je factuur nog steeds uit. Heel vervelend natuurlijk. In dat geval wordt het tijd voor het sturen van een aanmaning. Dit kan je zien als een laatste herinnering en de toon van je brief mag stevig zijn, je blijft uiteraard wel beleefd. Kondig verdere stappen aan zoals het inschakelen van een incassobureau. Je kunt deze aanmaning ook per post versturen (niet alleen per e-mail), het liefst aangetekend met bericht van ontvangst. 

Stap 5: Incassoprocedure 

Dit betekent dat je een incassobureau inschakelt. Dat brengt wel kosten met zich mee, dus informeer goed naar de voorwaarden. De bedragen voor een incasso kunnen namelijk flink oplopen. 

Meer over factuur financiering

Factuur financiering is een (kortlopende) lening, tussentijds krediet, op basis van te verwachten factuurbetalingen. Stel, je verwacht over vier maanden een betaling van €100.000 maar je wil nu al graag over dat geld beschikken. Misschien om een interessante investering te doen of omdat je zelf een leverancier moet betalen. Met factuur financiering kan je direct over het gewenste bedrag beschikken en je lost de financiering af op het moment dat jouw eigen factuur wordt betaald.