Wat is intranet? Betekenis, functies en voordelen

Je logt in met je werkaccount en komt op een omgeving die alleen collega’s zien. Daar staan het nieuws, de documenten, het rooster en de telefoonlijst. Je vraagt er verlof aan en je schrijft er je uren op. Een intranet doet daarnaast iets wat je op het scherm niet ziet: het legt vast wie wat opent en wanneer. Daarmee verwerk je persoonsgegevens van je eigen personeel. De Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op privacy, stelt dat een werkgever personeel alleen mag controleren als daar een legitieme reden voor is en als er geen minder ingrijpende manier bestaat om hetzelfde doel te bereiken.

Intranet, internet en extranet: het verschil

Intranet wordt vaak verward met internet en extranet. Een extranet is een afgeschermd netwerk waar ook vaste externe partijen in mogen, zoals een leverancier of een accountant. Het verschil tussen de drie zit in wie toegang krijgt en waarvoor het netwerk bedoeld is.

Functies van een intranet

Een modern intranet bundelt meerdere functies op één plek:

• Nieuws en aankondigingen delen
• Documenten en bedrijfsinformatie centraal opslaan
• Werkuren en verlofdagen registreren
• Samenwerken in team- en afdelingsgroepen
• Collega’s vinden via profielpagina’s en een smoelenboek
• Aanvragen afhandelen, zoals een declaratie of een ziekmelding

Het management deelt informatie zo elektronisch in plaats van via een memo per e-mail. Dat scheelt tijd en papier. Binnen het intranet vorm je groepen, zoals een team of een afdeling, en plaats je nieuwsberichten.

Wat een intranet over je medewerkers vastlegt

Elk intranet houdt logbestanden bij. Dat zijn automatische registraties van wat er in het systeem gebeurt: welk account welke pagina opende, op welk moment en vanaf welk apparaat. Beheerders hebben die registraties nodig om storingen op te lossen en misbruik te zien. Dezelfde gegevens laten alleen ook zien hoe laat iemand begint, hoe vaak iemand een handleiding opzoekt en wie een bericht van de directie nooit aanklikt.

De Autoriteit Persoonsgegevens noemt op de pagina Controle van werknemers de voorwaarden waaraan een werkgever zich moet houden. De werkgever heeft een gerechtvaardigd belang. Dat is een concrete zakelijke reden, zoals het voorkomen van een datalek, en die reden moet zwaarder wegen dan de privacy van de medewerker. De controle is noodzakelijk, wat betekent dat er geen minder ingrijpende manier is om het doel te halen. De werkgever vertelt vooraf wat wel en niet mag, dat er gecontroleerd kan worden en op welke manier dat gebeurt.

Bij systematisch cameratoezicht en bij heimelijke controle komt daar een dpia bij: een onderzoek vooraf naar de privacyrisico’s van het systeem. Heimelijk controleren mag alleen bij een redelijk vermoeden van misbruik. De betrokken medewerkers horen er volgens de toezichthouder achteraf altijd van. Een intranet waarvan niemand weet dat het meekijkt, voldoet dus niet.

Wanneer de ondernemingsraad moet instemmen

Een intranet dat bijhoudt wie wat leest, kan een personeelsvolgsysteem zijn. De Wet op de ondernemingsraden noemt dat een voorziening die gericht is op, of geschikt is voor, het waarnemen van medewerkers of het controleren van hun aanwezigheid, gedrag of prestaties. De Autoriteit Persoonsgegevens wijst erop dat het woord geschikt hier telt. Gebruik je de logbestanden nu niet om mensen te volgen, maar zou dat wel kunnen, dan valt het systeem er toch onder.

Voor zo’n systeem vraagt de werkgever vooraf instemming aan de ondernemingsraad, het gekozen overlegorgaan van het personeel. Dat staat in artikel 27, eerste lid, onderdeel l van de Wet op de ondernemingsraden. Stemt de ondernemingsraad niet in, dan mag de werkgever het niet invoeren, tenzij de kantonrechter, de rechter voor arbeidszaken, alsnog toestemming geeft. De Sociaal-Economische Raad, het adviesorgaan van werkgevers, werknemers en onafhankelijke leden, noemt als voorbeelden camera’s, prikklokken en het volgen van internetgedrag.

Heeft je organisatie geen ondernemingsraad, dan vervalt de rest niet. De voorwaarden van de Autoriteit Persoonsgegevens gelden dan gewoon. Schrijf in dat geval zelf op welke gegevens het intranet vastlegt, hoe lang je ze bewaart en wie ze mag inzien, en deel dat met je medewerkers.

Toegang en beveiliging regelen

Een intranet staat vol met gegevens die niet naar buiten horen, van salarisregelingen tot klantdossiers. Het Nationaal Cyber Security Centrum is het loket van de Rijksoverheid voor digitale weerbaarheid. Sinds 1 januari 2026 hoort het Digital Trust Center, dat eerder de adviezen voor ondernemers maakte, daarbij. Dit centrum heeft een basisprincipe voor toegang: geef mensen alleen toegang tot de data en diensten die ze nodig hebben.

Concreet betekent dat het volgende. Geef iemand alleen toegang tot de informatie en systemen die bij zijn of haar taak horen. Werk met persoonlijke accounts en niet met één gedeeld inlogaccount voor een hele afdeling. Pas rechten aan zodra iemand een andere rol krijgt of vertrekt, en ruim accounts op die niemand meer gebruikt. Laat werkplekken zichzelf vergrendelen na een paar minuten zonder gebruik.

Voor gevoelige toegang adviseert het centrum tweefactorauthenticatie. Dat is inloggen in twee stappen: eerst je wachtwoord, daarna een code of een bevestiging op je telefoon. Wie je wachtwoord steelt, komt er dan nog steeds niet in. Tweestapsverificatie is een ander woord voor hetzelfde. Volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek, het statistiekbureau van de Nederlandse overheid, gebruikte 97 procent van de bedrijven met 250 of meer werknemers dit in 2024. Bij bedrijven met twee tot tien werknemers was dat 57 procent.

Werk je thuis, dan loopt de verbinding met het intranet vaak via een vpn. Dat is een versleutelde tunnel tussen je laptop en het netwerk van je werk, zodat niemand onderweg kan meelezen.

Sociaal intranet

Naast de functionele kant heeft een intranet een sociaal effect: het vergroot de binding van medewerkers met de organisatie. Het brengt collega’s makkelijker met elkaar in contact. Doordat medewerkers via een forum met elkaar communiceren, ontstaan nieuwe ideeën. Daarvoor moeten ze wel op elkaars berichten kunnen reageren.

Een smoelenboek versterkt het gevoel erbij te horen, en een eigen profielpagina doet dat nog meer. Medewerkers zien van elkaar een gezicht en wat persoonlijke informatie, en dat verlaagt de drempel om iemand aan te spreken. Dat helpt vooral in een organisatie waar niet iedereen elkaar kent en een collega zonder zoekfunctie lastig te vinden is.

Zet op zo’n profielpagina alleen gegevens die er voor het werk toe doen. Een privéadres of een geboortedatum hoort daar niet thuis, ook niet als de collega het zelf invult. Laat medewerkers zelf kiezen of er een foto bij komt. De regel is dat je niet meer gegevens verzamelt dan je voor het doel nodig hebt.

Via het intranet organiseer en deel je activiteiten, van een vergadering tot een afdelingsuitje of bedrijfsfeest. Medewerkers denken graag mee over de planning.

Veelgestelde vragen over intranet