Optimaliseer je bedrijfscommunicatie met deze 10 tips

Interne communicatie is alles wat er binnen een organisatie over het werk wordt uitgewisseld. Het werkoverleg, de nieuwsbrief, het bericht in de groepsapp en het gesprek bij het koffieapparaat. Een deel daarvan is wettelijk geregeld. Werken er 50 of meer mensen, dan moet je minstens twee keer per jaar de algemene gang van zaken bespreken met de ondernemingsraad: de gekozen vertegenwoordiging van het personeel. Dat staat in artikel 24 van de Wet op de ondernemingsraden. Komt dat overleg er niet, dan kan die raad het op grond van artikel 36 bij de kantonrechter afdwingen. Bij 10 tot 50 mensen geldt hetzelfde ritme voor een vergadering met al het personeel, zo staat in artikel 35b. Dat is de ondergrens. De tien tips hieronder gaan over alles wat daarboven komt.

Waarom interne communicatie lastiger is geworden

In 2025 kon 61 procent van de werknemers op afstand werken, en dat aandeel is sinds 2022 niet meer veranderd. Dat meldde het Centraal Bureau voor de Statistiek, het instituut dat de officiële cijfers over Nederland verzamelt, op 10 februari 2026. In een team van 20 mensen zijn dat er ruim 12 die een deel van de week niet op kantoor zitten.

Het gevolg zie je in bijna elk team. Wat vroeger in een halve minuut bij iemands bureau werd geregeld, staat nu in een bericht dat pas ’s middags wordt gelezen. Dat is geen reden om alles digitaal te maken, maar wel om op te schrijven wat waar hoort.

Tip 1 Informeren is nog geen communiceren

Veel bedrijven steken geld in een personeelsblad, een intranet en rondgestuurde verslagen, en merken dat de organisatie toch los zand blijft. Dat komt doordat dit allemaal eenrichtingsverkeer is. Er is pas sprake van communicatie als er iets terugkomt. Richt daarom ook de weg terug in: een vaste plek waar mensen kunnen reageren, en iemand die die reacties leest en antwoord geeft. Zorg daarnaast voor ruimte waar collega’s elkaar zonder agenda tegenkomen, want daar begint het meeste.

Tip 2 Maak het voor iedereen aantrekkelijk

Een personeelsblad dat thuis in het plastic blijft liggen, heeft niemand gelezen. Vraag je bij elk bericht af waarom een monteur of een baliemedewerker het zou openen. Zet het antwoord op hun vraag in de eerste zin en niet in alinea vier. Vraag om reacties en laat zien wat je ermee doet. Ziet iemand zijn opmerking een maand later terug in een besluit, dan leest de rest de volgende keer ook.

Tip 3 Leg de afspraken over communicatie vast

Zonder afspraken verzint iedereen zijn eigen manier. De een stuurt een rapport van 20 pagina’s rond, de ander een appje om middernacht. De ontvanger weet niet wat hij ermee moet en laat het liggen; dat kost tijd en het levert irritatie op over en weer. Spreek per soort bericht af waar het thuishoort. Wat gaat naar de mail, wat naar de groepsapp, wat komt in het overleg, en wat hoeft nergens heen? Zet die afspraken op één pagina en haal ze twee keer per jaar terug in een vergadering, want anders zakken ze weg.

Tip 4 Organiseer communicatieve trainingen

Niet iedereen is even sterk in uitleggen of in luisteren, en dat is geen karakterfout. Zoek eerst uit waar het misgaat, bijvoorbeeld door mensen te vragen welk bericht ze vorige maand niet begrepen. Train daarna in kleine groepen en per groep op iets anders: leidinggevenden op het brengen van slecht nieuws, de klantenservice op doorvragen. Eén training voor iedereen tegelijk over hetzelfde onderwerp levert zelden iets op.

Tip 5 Creëer een daadkrachtige organisatie

Kijk eerst hoe het er nu aan toegaat. Worden er veel plannen gemaakt die daarna blijven liggen? Of gebeurt het omgekeerde en wordt er alleen geblust, zonder dat iemand verder kijkt dan volgende week? Allebei zijn het communicatieproblemen voordat het organisatieproblemen worden, want in beide gevallen weet niemand meer waar een besluit is gevallen. Breng het hardop in kaart, dan wordt het bespreekbaar. Hoe je dat verder aanpakt, lees je in ons artikel over de bedrijfscultuur verbeteren.

Tip 6 Als leidinggevende heb je een voorbeeldfunctie

Weten je medewerkers waar ze bij jou aan toe zijn? Wie de ene week streng is en de andere week alles goedvindt, krijgt mensen die niets meer vragen. Dat is geen kleinigheid, omdat de meeste informatie in een bedrijf via de leidinggevende reist. Vraag eens in een overleg wat mensen van je verwachten en wat ze missen. Het antwoord is bijna altijd concreter dan je denkt. Meer over die rol staat in ons artikel over leiding geven aan een bedrijf.

Tip 7 Creëer binding bij medewerkers

Breng in beeld wat jou en je medewerkers bindt. Waar is het bedrijf voor, en waarin verschil je van de buurman? Wie dat kan navertellen, communiceert makkelijker met collega’s, omdat hij weet welk doel een bericht dient. Hetzelfde verhaal gebruik je naar buiten toe in je externe communicatie. Lopen die twee verhalen uit elkaar, dan merkt je personeel dat als eerste.

Tip 8 Plan terugkerende overleggen die ergens over gaan

Een vaste planning schept zekerheid: mensen bewaren hun punt voor dinsdag in plaats van het per mail rond te sturen. Dat werkt alleen als het overleg ergens over gaat. Zet daarom vooraf een agenda, laat de punten door de deelnemers zelf aanleveren en schrap het overleg als er niets op staat. Een geschrapt overleg is beter voor je geloofwaardigheid dan een uur mededelingen. Voor overleg op afstand gelden eigen regels; die staan in ons artikel met tips voor digitaal vergaderen.

Tip 9 Informeer op tijd en op de juiste manier

Mensen haken af als ze niet weten welke besluiten er vallen en waarom. Vertel daarom ook wat nog niet vaststaat en wanneer je er meer over weet. Een bericht dat zegt dat je het over drie weken weet, is beter dan stilte, want stilte wordt altijd met geruchten opgevuld. Zeg het bovendien eerst tegen de mensen die het raakt en pas daarna tegen de rest. De volgorde is vaak belangrijker dan de formulering.

Tip 10 Investeer in informele communicatiemiddelen

Grote systemen lossen zelden iets op wat een gesprek bij de koffie wel oplost. Kijk daarom eerst welke middelen je mensen zelf al gebruiken. Een groepsapp is in vijf minuten gemaakt en kost niets, maar spreek wel af waarvoor hij is en waarvoor niet. Anders wordt dat de nieuwe plek waar belangrijke informatie verdwijnt tussen de verjaardagen.

Twee cijfers die je vaak leest en die niet kloppen

Het eerste is dat 70 procent van alle veranderingen in organisaties mislukt. Dat getal staat in ontelbare presentaties over interne communicatie. Onderzoeker Mark Hughes van de Universiteit van Brighton zocht in 2011 uit waar het vandaan kwam. Hij publiceerde de uitkomst in het Journal of Change Management, een wetenschappelijk tijdschrift over verandering in organisaties. Zijn conclusie: er is geen geldig en betrouwbaar bewijs voor. Het cijfer wordt van artikel naar artikel overgeschreven zonder dat iemand de meting kan aanwijzen.

Het tweede is de regel dat communicatie voor 7 procent uit woorden bestaat, voor 38 procent uit de stem en voor 55 procent uit lichaamstaal. Die percentages komen uit twee experimenten van psycholoog Albert Mehrabian, gepubliceerd in 1967. Volgens die verdeling zouden van een bericht van 100 woorden maar 7 woorden ertoe doen. Zo is het nooit gemeten. Mehrabian schrijft zelf op zijn site dat de verhouding alleen geldt wanneer iemand over zijn gevoelens of houding praat, en dat ze daarbuiten niet van toepassing is. Wie het getal gebruikt om te betogen dat de inhoud van een bericht er nauwelijks toe doet, gebruikt het verkeerd.

Beide cijfers hebben hetzelfde effect: ze maken interne communicatie tot een kwestie van uitstraling en sfeer. Terwijl de klachten in de meeste teams over iets veel saaiers gaan, namelijk dat niemand weet waar een besluit is vastgelegd.

Veelgestelde vragen over interne communicatie