Bedrijfsuitje organiseren: ideeën, kosten en regels

Een bedrijfsuitje is een gezamenlijke activiteit buiten het werk om, meestal een halve tot hele dag, waarbij plezier voorop staat. Anders dan bij een training is er geen leerdoel en geen verplichting. Wat het uitje daarnaast oplevert, zoals collega’s die elkaar anders leren kennen en gesprekken die op kantoor nooit ontstaan, is meegenomen. Het is geen vervanging van goed werkgeverschap. Wie het uitje daarvoor inzet, komt bedrogen uit.

Wat levert een bedrijfsuitje op?

Een uitje kost geld en legt een halve of hele dag het werk stil. Waarom zou je dat doen? De meest genoemde reden is teambuilding. Mensen die normaal nooit samenwerken, moeten dat tijdens een spel opeens wel. Daardoor zie je andere kanten van collega’s: wie het overzicht bewaart, wie de sfeer maakt, wie de rust bewaart als het misgaat.

Daarnaast doet een uitje iets met de onderlinge verhoudingen. Tijdens een spel telt je functie niet: de directeur, de stagiair en het afdelingshoofd doen precies hetzelfde. Er is ook meer tijd voor gesprekken die op kantoor zelden ontstaan. Voor een leidinggevende levert dat soms informatie op die je in een functioneringsgesprek nooit hoort.

Overdrijf de verwachtingen wel niet. Een dag samen lost geen structurele problemen op, en een uitje dat als verplicht wordt ervaren werkt averechts. Zie het als onderhoud van de onderlinge band, niet als reparatie. Wie het bredere verhaal wil, leest hoe employer branding daarin past.

Soorten bedrijfsuitjes op een rij

Het aanbod is enorm, maar valt uiteen in een handvol soorten. Elk soort heeft een eigen kracht en een eigen valkuil.

Voorbeelden van sportieve uitjes

Sportief kan dicht bij huis en ver weg. Bedrijven gaan skiën, raften of wandelen in de Belgische Ardennen, maar de meeste uitjes blijven korter en dichterbij.

• Indoor skiën, snowboarden en schaatsen
• Handboogschieten en middeleeuwse zwaardkunst
• Indoor klimmen en vechtsporten
• Curling, roeien en zwemmen
• Karten, bowlen, midgetgolf, airsoft en lasergamen

Voorbeelden van creatieve uitjes en workshops

• Sieraden maken
• Cocktails of bier brouwen
• Toneel spelen of dansen
• Koken en bakken
• Meubels, schoenen of bloempotten opknappen
• Een lied schrijven en opnemen
• Schilderen, pottenbakken of leer bewerken

Voorbeelden van spannende uitjes

• Achtbanen en pretparkbezoek
• Halloween-tochten en moordspellen
• Helikoptervlucht of dropping
• Rupsvoertuig of quad rijden

Laat op een spannend onderdeel altijd iets rustigs volgen. Dan kan iedereen nagenieten en ontstaan de gesprekken waar je het uitje eigenlijk voor doet. Wie niet meedoet, kan toekijken of helpen bij de organisatie: ook dat hoort erbij.

Voorbeelden van uitjes met spellen en puzzels

De escape room is het bekendste voorbeeld: een team wordt opgesloten en moet binnen een vaste tijd samenwerken om eruit te komen. Zonder overleg lukt dat niet, en dat maakt het een van de eerlijkste teamspellen die er zijn.

• Pubquiz
• Moordspel
• Stadsexpeditie met gps
• Wie is de mol-varianten
• Levend stratego

Voorbeelden van virtuele uitjes

• Formule 1-racen in een simulator
• Virtueel karten of lasergamen
• Onderwaterwerelden verkennen
• Samen een spel uitspelen met vr-brillen

Wat kost een bedrijfsuitje?

Een vaste prijs bestaat niet: het verschil tussen een middag bowlen en een tweedaagse in het buitenland loopt in de honderden euro’s per persoon. Vijf posten bepalen het bedrag. De activiteit zelf, inclusief begeleiding en materiaal. De locatie, waarbij zaalhuur vaak los staat van de activiteit. De catering, meestal de grootste post na de activiteit. Het vervoer, dat bij een groep snel oploopt. En de verloren werktijd, die niet op de factuur staat maar wel geld kost.

Werk daarom altijd met een bedrag per persoon en zet dat af tegen de groepsgrootte, niet met een totaalbudget. Vraag offertes op waarin staat wat er wel en niet bij zit. Drankjes na een bepaald tijdstip, fooien, annuleringsvoorwaarden en het minimum aantal deelnemers zijn de vier punten waarop de rekening achteraf tegenvalt.

Bedrijfsuitje en de werkkostenregeling

Een bedrijfsuitje is loon in natura. Via de werkkostenregeling mag je zulke verstrekkingen onbelast geven, zolang je binnen de vrije ruimte blijft. Die vrije ruimte is een percentage van je fiscale loonsom en wordt elk jaar opnieuw vastgesteld. Wat je niet gebruikt, vervalt aan het eind van het jaar.

De plek van het feest maakt dus verschil voor je vrije ruimte. Dat is geen reden om altijd op kantoor te blijven, want een uitje buiten de deur doet juist iets met de groep. Maar weet het voordat je het budget vastzet. Voor jouw eigen situatie geldt: laat het narekenen door je salarisadministratie of accountant, want de fiscale loonsom en de al gebruikte vrije ruimte verschillen per bedrijf.

Zo kies je een bedrijfsuitje dat past

Begin niet bij de activiteit maar bij de groep. Loop deze vragen af.

• Wie gaan er mee? Leeftijd, conditie en onderlinge bekendheid bepalen meer dan smaak. Bij een gemengd gezelschap werkt een dag met meerdere activiteiten beter dan één activiteit voor iedereen.
• Wat wil je bereiken? Elkaar leren kennen vraagt om iets anders dan ontspannen of een mijlpaal vieren.
• Hoelang duurt het? Een middag, een hele dag of met overnachting. Dat bepaalt het budget sneller dan de activiteit zelf.
• Kan iedereen meedoen? Is er een alternatief programma voor wie niet kan of wil, en is dat alternatief niet de afvalbak?
• Is het vrijwillig? Een uitje in het weekend of in de avond vraagt om een echte keuze, niet om een verwachting.

Twijfel je tussen opties, peil dan vooraf bij de deelnemers wat zij zouden willen. Dat kost tien minuten en voorkomt de klassieke misser: een uitje dat vooral de organisator leuk vindt.

Kiezen voor een family entertainment center

Een family entertainment center is een overdekt park met tientallen activiteiten op één plek: bowlen, karten, paintballen, virtuele spellen, eten en workshops. Ze zijn kleiner dan een pretpark en groter dan een enkele activiteitenlocatie, en hebben een regionale functie.

Voor een gemengde groep is dat vaak de makkelijkste keuze: iedereen doet waar hij of zij zin in heeft, in wisselende samenstellingen, en aan tafel komen de verhalen samen. Nadeel is dat het gezamenlijke moment ontbreekt als je niets afspreekt; plan daarom minstens één onderdeel waar de hele groep aan meedoet.

Bedrijfsuitje binnen of buiten organiseren?

Het Nederlandse weer is onvoorspelbaar, dus een uitje buiten vraagt om een plan B. Spreek met de organisator af wat er gebeurt bij slecht weer en leg vast wanneer die beslissing valt. Regen hoeft geen ramp te zijn: samen in de stromende regen volleyballen levert vaak betere verhalen op dan een geslaagde barbecue, mits er daarna een warme ruimte en droge kleding is.

Wil je geen risico of valt het uitje in de winter, kies dan binnen. Het aanbod is groot genoeg om ook overdekt een volle dag te vullen. Organiseer je iets grootschaligers, met externe gasten of op openbaar terrein, lees dan ook de tips voor het organiseren van een evenement: daarvoor gelden aanvullende regels en vergunningen.

Veelgestelde vragen over een bedrijfsuitje organiseren