Wat is outsourcing en wanneer loont het

Bij outsourcing breng je een bedrijfsactiviteit onder bij een ander bedrijf, dat die activiteit uitvoert met eigen mensen en eigen middelen. Je koopt dus geen arbeidsuren in, maar een resultaat. Meestal kies je daarvoor een partij bij wie het werk juist wel tot de kernactiviteiten hoort: een salarisverwerker, een ICT-partner, een logistiek dienstverlener. Het gaat om bestaande activiteiten die je afstoot of om nieuwe activiteiten die je nooit zelf opbouwt.

Wat outsourcing precies betekent

Het woord komt van outside resourcing: middelen van buiten je organisatie halen. In de praktijk gaat het altijd om drie dingen tegelijk. Je draagt de uitvoering over, je draagt een deel van het risico over, en je houdt de regie. Dat laatste is waar het in de praktijk misgaat, want een uitbestede taak verdwijnt niet uit je bedrijf; hij verhuist alleen naar een contract.

Outsourcing is sinds de eeuwwisseling steeds gewoner geworden. De gedachte erachter is dat je je aandacht en je kapitaal richt op wat je onderscheidt van de concurrent, en de rest overlaat aan partijen die er beter in zijn. Welke taken dat zijn, verschilt per bedrijf. Voor een webshop is logistiek soms juist de kern; voor een adviesbureau is het dat nooit.

Welke taken bedrijven het vaakst uitbesteden

De KVK onderscheidt zes gebieden waarop ondernemers werk uitbesteden. Ze verschillen sterk in hoe makkelijk je later weer terug kunt.

In de praktijk zie je daarnaast vaak de salarisadministratie, opslag, het wagenpark en de horeca terugkomen. Twijfel je over één specifiek gebied, dan hebben we die afweging apart uitgewerkt voor marketing in huis of outsourcen.

Het verschil met uitzenden en detacheren

Outsourcing wordt vaak op één hoop gegooid met andere manieren om werk buiten de deur te leggen, terwijl het juridisch iets heel anders is. Het verschil zit in de vraag wie leiding geeft en wie de werkgever is.

Dat onderscheid is meer dan een woordenspel. Ga je bij een uitbesteding tegen de mensen van de opdrachtnemer zeggen hóé ze hun werk moeten doen, dan lijkt het al snel op uitzenden of op een schijnconstructie. Ondernemersplein noemt drie kenmerken die echte contracting onderscheiden: de opdrachtnemer is specialist, hij brengt zijn eigen materiaal mee, en hij factureert op resultaat in plaats van op uren.

Voordelen van outsourcing

Er wordt doorgaans om strategische redenen gekozen voor outsourcing, niet alleen om geld te besparen. Vier voordelen komen steeds terug.

• Je hoeft niet zelf in gekwalificeerd personeel te voorzien. De zorg voor opleiding, vervanging bij ziekte en het bijhouden van vakkennis verschuift naar de dienstverlener.
• Je wordt flexibeler. Afscheid nemen van personeel in loondienst kost tijd en geld, terwijl een contract met een dienstverlener een einddatum heeft.
• Je haalt kwaliteit binnen die je zelf niet in huis hebt. Er staat meteen een professional aan het werk, zonder inwerktraject. Hoe je bepaalt waar je zelf sterk in bent, lees je in ons stuk over een goede bedrijfsanalyse.
• Er komt vermogen vrij. Besteed je een bestaande activiteit uit, dan kun je vaak bedrijfsmiddelen afstoten: gebouwen, machines, transportmiddelen. Je liquiditeitspositie verbetert en dat geld kun je elders inzetten.

Waar outsourcing misgaat

Tegenover die voordelen staan risico’s die zich zelden meteen laten zien. In de outsourcingliteratuur hebben ze alle drie een eigen naam.

Het onderliggende patroon is telkens hetzelfde: je hebt minder zicht op het werk dan de dienstverlener zelf. Daarom is vertrouwen hier geen zachte factor maar een harde. Leg vast wat je verwacht, spreek af hoe je dat meet, en zorg dat je eruit kunt. Ondernemersplein wijst er bovendien op dat het bij uitbesteding soms onduidelijk is welke partij aansprakelijk is; zet dat dus zwart op wit.

Wat er met je personeel gebeurt

Besteed je een activiteit uit waar mensen aan verbonden zijn, dan kan de regeling voor overgang van onderneming uit het Burgerlijk Wetboek gelden. Gaat een herkenbaar onderdeel van je bedrijf over naar een andere partij, dan gaan de betrokken werknemers van rechtswege mee, met behoud van hun salaris, verlofdagen en overige arbeidsvoorwaarden. Ontslaan wegens de overgang mag niet.

Of die regeling in jouw geval geldt, hangt af van wat er precies overgaat: alleen een taak, of ook mensen, middelen en klanten. Dat is een juridische beoordeling en geen vuistregel. Laat het toetsen voordat je tekent, want een verkeerde inschatting hier is duur. Wat je verder aan personeelsbeleid overhoudt, staat beschreven in onze uitleg over HRM.

Wanneer je beter niet uitbesteedt

Uitbesteden is geen oplossing voor een proces dat je zelf niet begrijpt. Weet je niet wat een taak kost, hoe lang hij duurt en waar hij vastloopt, dan koop je die onduidelijkheid gewoon in. Breng het proces dus eerst in kaart en besteed het daarna pas uit.

Blijf ook van je kern af. Alles wat direct bepaalt waarom klanten voor jou kiezen, houd je binnen. En kijk naar schaal: onder een bepaald volume is een externe partij vaak duurder dan een eigen medewerker, zeker als je de tijd meetelt die het aansturen kost. De keuze tussen zelf doen en uitbesteden hebben we uitgewerkt in personeel aannemen of outsourcen.

Veelgestelde vragen over outsourcing