Evenement organiseren: 9 tips en een checklist

Het is projectwerk: je hebt een doel, een deadline, een budget en een groep mensen die op de dag zelf alles tegelijk moeten doen. Of het nu om een afdelingsfeest van vijftien mensen gaat, een festival of een congres voor artsen: de volgorde is steeds dezelfde. Eerst bepaal je wat je wilt bereiken en voor wie, daarna volgen budget, datum, locatie, vergunningen en pas als laatste de leuke dingen. Wie die volgorde omdraait, loopt vast. Neem het schenken van bier of wijn buiten een café. Daarvoor heb je volgens de Alcoholwet een ontheffing van de burgemeester nodig, en die geldt voor hoogstens twaalf dagen achter elkaar.

Checklist: wat regel je wanneer?

Deze checklist geeft de volgorde. De precieze termijnen verschillen per gemeente en per leverancier, dus vraag ze altijd na voordat je iets vastlegt.

Tip 1: Begin met een plan van aanpak

Het klinkt vanzelfsprekend, maar veel organisatoren beginnen ergens en zien wel waar ze uitkomen. Pak je het vanaf het begin gestructureerd aan, dan is de helft van het werk al gedaan. Het maakt daarbij nogal uit of je een bedrijfsuitje voor vijftien werknemers organiseert, een muziekavond voor je dorp of een internationaal congres.

Maak van je plan van aanpak een checklist die je het hele traject bij je houdt en steeds aanvult. Je kunt hem delen met iedereen die meehelpt en gebruiken om taken te verdelen. Begin op tijd: hoe groter het evenement, hoe meer tijd je nodig hebt, en er komen altijd onverwachte hobbels bij. Gaat het om een groot evenement, stel dan een projectgroep samen, verdeel de taken vanaf dag één en spreek een vast overlegmoment af. De basisprincipes van projectmanagement gelden hier onverkort.

Wat je in je plan van aanpak vastlegt

• De doelstellingen van je evenement
• De doelgroep: wie verwacht je?
• Het beschikbare budget
• De datum en het tijdstip
• De locatie
• Vergunningen, meldingen en verzekeringen
• De catering
• De marketing rond het evenement
• Wat er tijdens de dag zelf moet gebeuren
• De evaluatie achteraf

De doelstellingen van je evenement

Waarom organiseer je dit eigenlijk? De vraag lijkt overbodig, maar dat is hij niet. Je wilt misschien een feestje rond de lancering van een product, maar wat hoop je daarmee te bereiken? Mogelijke antwoorden: een mijlpaal vieren, nieuwe klanten bereiken, meer naamsbekendheid krijgen, geld verdienen met kaartverkoop, of je personeel een plezier doen.

Door je doelstellingen concreet te maken zie je meteen of ze haalbaar zijn. Zo kun je op tijd besluiten het evenement anders in te richten of je verwachtingen bij te stellen. Alles wat daarna komt, toets je aan dit ene punt.

Tip 2: Houd je doelgroep in het oog

Organiseer je een afdelingsuitje, dan weet je wie er komt; hoogstens moet je nog beslissen of partners welkom zijn. Bij een symposium, festival of congres met externe bezoekers ligt dat anders. Wie wil je er graag bij hebben, en waarom? Neem een congres voor artsen: welke artsen dan, en hoe kies je? Houd er rekening mee dat een genodigde soms een collega of assistent stuurt.

Heb je de doelgroep scherp, dan volgt de vraag hoe je die bereikt. Intern is dat eenvoudig; extern kost het uitzoekwerk en tijd. Hoe breder je doelgroep, hoe minder zeker je bent van het aantal bezoekers.

Bedenk vervolgens wat je te bieden hebt. Mensen komen als het hun iets oplevert: een goede maaltijd, contacten, een interessante spreker of iets tastbaars. En meer gasten is niet altijd beter. Je hebt meer aan vijftig bezoekers die voor jouw evenement komen dan aan honderdvijftig die vooral voor de gratis lunch komen.

Tip 3: Stel het budget van je evenement vast

Het budget bepaalt bijna alles. Begin met de vraag vanuit welke positie je start: ligt het bedrag vast, of maak je eerst een plan en reken je daarna de kosten uit? Werk het budget uit in een spreadsheet en splits de posten zo ver mogelijk uit. Zet niet “drank en eten” als één regel, maar twee aparte posten; dan kun je later gericht schuiven.

Noteer alles wat geld kan kosten: locatie, transport, personeel, aankleding, extra toiletvoorzieningen, artiesten, sprekers, garderobe, serviesgoed, vergunningen en verzekeringen. Neem ook posten op waarvan je nu denkt dat ze niets kosten omdat eigen personeel of familie inspringt. Vermeld er volumes bij: hoeveel bestek, stoelen, parkeerkaarten en geluidsboxen heb je nodig? Anderen kunnen je dan meteen adviseren.

Reken erop dat je eerste raming afwijkt van de werkelijkheid, vooral bij de locatie. Vraag altijd offertes op voor de aantallen die je echt nodig hebt en onderhandel; dat scheelt vaak meer dan je denkt. Bereken daarna wat de kosten per gast zijn. Dat getal maakt in één oogopslag duidelijk of je plan realistisch is.

Reserveer ook een post voor tegenvallers. Een gangbare vuistregel is ongeveer 15 procent van het budget. Hoe groter het evenement, hoe groter de kans dat er iets misgaat: een storm waardoor gasten niet naar huis kunnen, een spreker die afzegt, een leverancier die niet levert. Alles afdekken kan niet, maar nadenken over wat er mis kan gaan wel.

Je budget oprekken: sponsoring en entree

Past het budget niet bij je plannen, dan zijn er drie routes. De eerste is sponsoring: bedrijven die naamsbekendheid zoeken, willen soms zakken met hun prijs in ruil voor zichtbaarheid, of een goodiebag samenstellen. De tweede zijn bijdragen in natura, zoals kortingsbonnen, vouchers of kleine artikelen van lokale bedrijven. Ruil je dienst tegen dienst, dan heet dat een barterdeal en gelden er eigen btw-regels. Vraag geen flyers en brochures aan; die belanden in de prullenbak. De derde is entreegeld. Niet elk evenement leent zich ervoor, en je loopt het risico van een halflege zaal. Voorverkoop haalt dat risico er grotendeels uit.

Tip 4: Kies de juiste datum en het juiste tijdstip

Zomaar een datum prikken is de snelste manier om bezoekers mis te lopen. Loop deze punten langs voordat je iets vastlegt.

• Andere evenementen, zowel bij jou in de buurt als soortgelijke evenementen verderop. Trekken jullie hetzelfde publiek, dan concurreer je bovendien om locaties en cateraars.
• Schoolvakanties: een evenement in de meivakantie of herfstvakantie loopt gegarandeerd leeg.
• Sport op televisie, en dan niet alleen voetbal: denk ook aan tennisfinales, wielerklassiekers en de Olympische Spelen. Een groot scherm neerzetten helpt maar half.
• Het seizoen: in de winter neemt de kans op slecht weer toe; in de zomer concurreer je met vakanties en terrassen.
• De dag van de week: zakelijke evenementen doen het doorgaans het best op dinsdag en donderdag; feestelijke op vrijdag en zaterdag. Maandag is vrijwel altijd de slechtste keuze.
• De beschikbaarheid van leveranciers: rond feestdagen en in het trouwseizoen zijn cateraars en fotografen schaars. Vraag hun vroeg wat schikt; soms levert dat ook korting op.
• De spits: laat je evenement niet beginnen of eindigen op het drukste reismoment van de dag.

Tip 5: Kies de beste locatie

De locatie is het gezicht van je evenement: het gebouw, het terrein en de omgeving samen. Ga pas zoeken als je weet wat voor evenement je organiseert, voor wie en met welk budget. Bekijk altijd meerdere opties en zorg dat het evenement bij de plek past; een galadiner in een voetbalkantine wringt.

Waar je op let bij een locatie

• Ligging, parkeermogelijkheden en bereikbaarheid met het openbaar vervoer
• Nabijheid van een luchthaven bij internationale gasten
• Prijs en annuleringsvoorwaarden
• Is er catering inbegrepen of regel je die zelf?
• Aansluitingen voor beeld, geluid en wifi, en de akoestiek van de ruimte
• Toegankelijkheid voor rolstoelgebruikers en de aanwezigheid van voldoende toiletten
• Verwarming en, bij warm weer, ventilatie
• Heb je de locatie exclusief of zijn er andere ruimtes verhuurd?
• Afspraken over opbouwen, afbreken, schoonmaak en beveiliging

Bezoek elke locatie die je overweegt, laat je rondleiden en stel al je vragen ter plekke. Vraag ook wat je zelf nog moet regelen om de ruimte compleet te maken: aankleding, extra toiletten, garderobe. En onderhandel ook hier.

Welke vergunningen heb je nodig voor een evenement?

Zodra je evenement buiten je eigen pand valt of externe bezoekers trekt, krijg je met regels te maken. De gemeente is je eerste aanspreekpunt: elke gemeente legt in haar verordening vast wat mag en welke aanvraagtermijn geldt. Vraag dat vroeg na. Te laat aanvragen betekent geen evenement.

• Een evenementenvergunning of melding. Voor kleine, besloten evenementen is vaak een melding bij de gemeente voldoende; voor grotere evenementen op openbaar terrein heb je een vergunning nodig.
• Een omgevingsvergunning is nodig als je evenement niet past binnen de regels voor het gebied, bijvoorbeeld dicht bij rijkswateren of in beschermde natuur.
• Een ontheffing van de geluidsnormen, voor evenementen met versterkt geluid boven de norm. Bij motorsport loopt die ontheffing via de provincie.
• Een alcoholontheffing. Wil je bier of wijn schenken buiten een horecazaak, dan vraag je de burgemeester om een ontheffing. Die geldt alleen voor een bijzondere gelegenheid, voor hoogstens twaalf dagen, en er moet iemand van minstens 21 jaar de leiding hebben over het schenken.
• Een muzieklicentie. Draai of speel je muziek, dan heb je toestemming nodig van Buma/Stemra (voor componisten en uitgevers) en Sena (voor uitvoerend musici en producenten). Beide regel je via één gezamenlijke aanvraag.

Verzekeringen en veiligheid

Denk daarnaast aan verzekeringen. Een aansprakelijkheidsverzekering dekt schade aan bezoekers of aan de locatie. Een annuleringsverzekering vangt de kosten op als het evenement niet doorgaat. Gehuurd materiaal is vaak apart te verzekeren. Vraag ook na welke eisen de gemeente stelt aan een veiligheidsplan, EHBO en beveiliging: bij een groter bezoekersaantal is dat geen keuze meer.

Tip 6: Onderschat de rol van de catering niet

Goed eten en drinken bepaalt voor een groot deel hoe bezoekers het evenement onthouden. Zit de catering bij je locatie inbegrepen, dan overleg je daar; anders regel je die zelf. Wil je besparen, overweeg dan een traiteur in plaats van een volledig cateringbedrijf: je verzorgt dan zelf de opmaak, maar de kwaliteit is vaak uitstekend.

Kies bewust wat je serveert: een lunch, een brunch, een diner in gangen of een walking dinner, dat zich goed leent voor netwerkbijeenkomsten. De bediening telt daarin mee. Vraag je cateraar om een proeverij, zodat je precies weet wat je gasten krijgen, en nodig hem of haar vooraf uit op de locatie. Een ervaren cateraar ziet dingen die jij over het hoofd ziet.

• Vraag bij de aanmelding naar dieetwensen en allergieën
• Spreek af wat er met overgebleven eten gebeurt; weggooien is niet meer van deze tijd
• Overweeg biologische of regionale producten als dat bij je evenement past
• Ga bij een inhoudelijk programma spaarzaam om met zoet en zwaar eten: dat kost aandacht in de zaal

Tip 7: Zet de marketing van je evenement op

Staat het evenement in grote lijnen, dan wordt het tijd je bezoekers te bereiken. Voor een afdelingsuitje volstaat een mail; voor alles daarboven begin je met een eigen pagina. Maak een landingspagina of kleine website waar alle informatie staat en waar bezoekers zich kunnen aanmelden of een ticket kopen. Zet daar een duidelijke oproep op: schrijf je in, of bestel je ticket.

Verder heb je vier kanalen. Het eerste is mail of post naar genodigden, met hooguit één herinnering en een laatste bericht vlak voor de dag zelf; vaker voelt als spam. Het tweede is social media, waarbij je steeds nieuwe informatie deelt en telkens naar je eigen pagina verwijst. Het derde zijn pers en media, die vaak kosteloos meewerken als je een goed geschreven persbericht levert; lokale kranten en radiozenders zijn daarbij toegankelijker dan landelijke. En het vierde zijn betaalde media, van banners tot televisiereclame, alleen zinvol bij een ruim budget en een breed publiek.

Vrijkaarten weggeven levert extra bereik op, bijvoorbeeld via een winactie of via bloggers en vloggers. Kies dan wel mensen die jouw doelgroep echt bereiken; bereik zonder overlap is verspilde moeite.

Tip 8: Wees zichtbaar tijdens je evenement

Het werk is niet klaar als de deuren opengaan. Begin de dag met een korte briefing met je team en het ingehuurde personeel: wie doet wat, wie is waar aanspreekbaar en wat doe je als er iets misgaat. Loop daarna rond, begroet je gasten en voer gesprekken; dat is precies waarvoor je het evenement organiseert.

Laat foto’s maken die je tijdens of na afloop kunt delen, en bedenk een moment dat de dag markeert: een loterij, een gezamenlijke foto of een korte toespraak. Zulke momenten leveren de beelden en verhalen op waarmee je een volgende editie aankondigt. Meld wel vooraf, bijvoorbeeld in de uitnodiging, dat er wordt gefotografeerd. Voor het delen van foto’s van herkenbare gasten heb je meestal hun toestemming nodig.

Tip 9: Evalueer met je team

Evalueer kort na afloop, als iedereen het nog vers heeft. Loop je plan van aanpak per onderdeel langs: was de locatie de juiste keuze, klopte de catering, kwam de doelgroep opdagen, sprak de spreker zoals je had verwacht, en klopte de begroting? Leg de uitkomsten vast; bij een volgende editie begin je dan niet meer bij nul.

Vergeet twee bedankjes niet. Bedank je team voor de inzet. Dat maakt het volgende keer een stuk makkelijker om weer hulp te krijgen. En stuur je gasten een bericht na afloop, bijvoorbeeld met een groepsfoto. Het kost weinig en het is vaak het laatste wat mensen van je evenement onthouden.

Veelgestelde vragen over een evenement organiseren