Het nut van een businessplan: wat het echt oplevert

Sommige ondernemers gaan van start zonder plan. Anderen blijven zo lang nadenken over de oprichting dat het bedrijf nooit van de grond komt. Het eerlijke antwoord ligt ertussenin: een businessplan is meestal niet verplicht, maar het opent deuren bij financiers en het dwingt je je aannames op te schrijven. De omvang doet er minder toe dan je denkt. Een goede propositie moet je op één A4 kunnen uitleggen, en daarvoor kun je prima de OGSM-methodiek gebruiken. Die werkt ook goed voor een afdeling.

Werkt een businessplan echt

Je leest vaak dat bedrijven met een plan succesvoller zijn. Dat is te stellig. Het onderzoek is verdeeld, en het is bijna altijd correlationeel: wie een plan schrijft, is geen willekeurig gekozen ondernemer. Hieronder de vier studies waar de discussie op rust.

De uitkomst van Burke en zijn collega’s is de opvallendste. Zij splitsen het effect: het plan zelf helpt fors, maar juist de wat minder ambitieuze ondernemers schrijven er een. Daardoor lijkt het voordeel in ruwe cijfers kleiner dan het is. Wat je hieruit meeneemt: schrijf een plan omdat het je dwingt te kiezen, niet omdat een onderzoek garandeert dat je dan slaagt.

Is een businessplan verplicht

Meestal niet. De Kamer van Koophandel is daar duidelijk over: een ondernemingsplan is doorgaans niet verplicht, maar het helpt bij een goede start. Er zijn twee uitzonderingen waarin je er wel een moet hebben: als je een lening aanvraagt, en als je vanuit een uitkering start.

Dat sluit aan bij wat het onderzoek laat zien. Het uitgebreide plan is vooral onmisbaar wanneer iemand anders erom vraagt. Voor je eigen sturing volstaat vaak een veel korter document, mits het scherpe keuzes bevat.

De houdbaarheid van een businessplan

Waar een businessplan vroeger dertig jaar mee kon, is dat nu anders. Afhankelijk van je dienst of product kijk je met regelmaat kritisch naar de doelen die je vooraf hebt gesteld.

Die kortere houdbaarheid heeft meerdere oorzaken. Een belangrijke is de digitalisering van communicatiemiddelen. De consument heeft daardoor sneller toegang tot de hele markt en wordt door het enorme aanbod kritischer en veeleisender. Onderscheidend zijn is daarmee belangrijker geworden dan ooit.

Draagvlak binnen de organisatie

Een businessplan moet gedragen worden door de mensen in de organisatie. Uitdagende en ambitieuze doelen, samen met een heldere missie, vormen de leidraad in je bedrijfsvoering.

Het plan mag na de start niet in de kast belanden. De belangrijkste onderdelen horen het hele jaar terug te komen op de agenda en in evaluaties. Zo kun je toetsen of de doelen nog kloppen en waar nodig bijsturen.

Keuzes maken en focus aanbrengen

In je plan moet duidelijk naar voren komen waarin je onderneming zich onderscheidt en welke keuzes je hebt gemaakt. Dat schept helderheid voor je werknemers en voor je klanten.

Het voelt veilig om zoveel mogelijk klantsegmenten te bedienen, maar in de praktijk levert dat problemen op. Juist daarom kost een plan schrijven energie en voelt het ongemakkelijk. Je moet keuzes maken die je dagelijkse bedrijfsvoering sturen en die focus afdwingen.

Traditioneel businessplan vs OGSM

Er zijn grofweg twee vormen, en ze dienen een ander doel. Het uitgebreide plan is er voor de buitenwereld, het korte plan voor jezelf en je team.

Traditioneel businessplan

Schrijf je een businessplan om financiering te krijgen, dan heb je aan één A4 niet genoeg. Je zult zaken tot op zekere hoogte moeten specificeren. Vraag de financier vooraf wat hij van het plan verwacht. Zo maak je het op maat en houd je meer tijd over voor je bedrijf.

De KVK deelt het ondernemingsplan in vier delen in: jij als ondernemer, je bedrijf, het marketingplan en het financieel plan. Microfinancier Qredits hanteert dezelfde driedeling met jou en je onderneming, marketing, en financien, waarbij dat laatste deel uiteenvalt in een investerings-, financierings-, exploitatie- en liquiditeitsbegroting. Hieronder de hoofdonderdelen die voor een financier van belang kunnen zijn.

• Managementsamenvatting
• Inhoudsopgave
• Beschrijving van de onderneming
• De bestaansreden, met de missie en de kernwaarden
• Meetbare doelstellingen
• Het product of de dienst
• Marktanalyse en marketingsamenvatting
• Organisatiestructuur en personeel
• Financiele planning

Als bijlagen voeg je toe: de statuten van de onderneming, uitgebreide product- of dienstbeschrijvingen met een SWOT-analyse, het marketingplan, het organogram, de cv’s van de oprichters met hun motivatie, de roadmap met de strategische planning, het onderzoek en de ontwikkeling, en een uitgewerkt OGSM-model voor het eerste jaar.

Een plan maken met OGSM

In het bedrijfsleven zie ik dat uitgebreide plannen steeds minder geaccepteerd worden. Liever een zeer beknopt plan van hoge kwaliteit dan een uitgebreid plan van middelmatige kwaliteit.

OGSM zorgt ervoor dat je plan op één A4 past. Gebruik daarbij meetbare doelen die iedere werknemer begrijpt. Het model past op elk bedrijfsmatig plan en is dus niet alleen geschikt voor een businessplan. Omdat je maar weinig ruimte hebt, kun je niet anders dan selectief zijn. Dat scherpe kiezen is meestal het moeilijkste onderdeel.

Niet alleen organisaties hebben baat bij OGSM. Ook op afdelingsniveau werkt het goed, bijvoorbeeld voor een jaarplan van marketing of van de klantenservice.

Echt onderscheidend zijn

Er is geen magische formule om onderscheidend te zijn. Daar komt bij dat consumenten oververmoeid raken van alle prikkels. Het ene bedrijf schreeuwt harder dan het andere, en juist daarom is boven de rest uitkomen zonder te schreeuwen zo lastig.

Een goed startpunt is je bestaansreden, je doelen en je financiele haalbaarheid op een rij zetten. Gebruik daarna OGSM om snel en pragmatisch een plan in grote lijnen te maken voor één, twee of drie jaar. Ook voor een afdeling werkt dat prima.

De makkelijkste manier om op te vallen is je product tegen bodemprijzen dumpen. Een veelgehoorde uitspraak daarbij is: als we duurder zijn dan de concurrent koopt niemand meer bij ons. Wat je daarmee eigenlijk zegt, is dat je geen toegevoegde waarde levert. De oplossing is dan niet je prijs, maar terug naar de tekentafel.

De organisatie roadmap

Door doelen te stellen kom je verder, en dat geldt ook voor je bedrijf of afdeling. Zet je die doelen op een tijdlijn, dan ontstaat er inzicht: voor jezelf en voor de mensen om je heen. Denk aan het uitbreiden van je aanbod of het invoeren van een systeem dat de interne organisatie stroomlijnt.

Een roadmap is de visualisatie van je businessplan of OGSM, met de bijbehorende taken, projecten en veranderingen. Zo ziet iedereen wat er op korte en lange termijn speelt.

Die roadmap breng je in de praktijk met een projectmanagementsysteem. Het handige is dat elke werknemer op elk moment kan zien of het bedrijf op schema ligt, en dat alle communicatie op één plek staat. Loopt een project uit, dan pak je het later op met de hele geschiedenis erbij.

Over een bedrijfscultuur en de structuur

De cultuur binnen je bedrijf of afdeling weegt zwaar mee in je zakelijk succes, en iedereen speelt daarin een rol: van directielid tot uitvoerend werknemer. Een prettige werkcultuur en aandacht voor het individu zijn de sleutel. Uiteindelijk wil je dat werknemers in het belang van de organisatie denken en handelen.

Start van de bedrijfscultuur

Het fundament voor je bedrijfscultuur leg je bij de start. Welke kernwaarden zitten in het DNA van je bedrijf, en werkt je bedrijfsfilosofie inspirerend voor je mensen? Ligt er een heldere structuur waarop je kunt terugvallen als het misgaat?

Die elementen bepalen hoe werknemers met klanten en met elkaar omgaan. Het doel is dat de klant een ervaring krijgt die past bij het uitgangspunt van de onderneming.

Helderheid en structuur door een organogram

Voor grotere organisaties is een goed doordacht organogram met bijbehorende functieprofielen vanzelfsprekend. Het zorgt voor structuur en helderheid. Je kunt gerichter zoeken naar mensen, ze beter coachen en eerlijker beoordelen.

Kleinere bedrijven vinden het vaak niet nodig om alles vast te leggen. Met weinig personeel voelt het alsof je ook zonder organogram grip houdt. Dat gaat een tijd goed, tot het bedrijfsresultaat verandert, een nieuw product andere specialisaties vraagt, of iemand met een sleutelpositie uitvalt. Elke onderneming heeft baat bij een basisstructuur op papier.

Het proces naar succes

Voordat je mensen aanneemt, is het zinvol je belangrijkste bedrijfsprocessen te beschrijven. Die leggen van begin tot eind vast welke handelingen nodig zijn om de klant goed te bedienen. Denk aan het eerste contactmoment in de winkel of aan het verkopen van een aanvullend product.

Zulke processen horen natuurlijk aan te sluiten op je kernwaarden en doelstellingen. Een vooraf beschreven werkproces geeft je mensen helderheid en maakt je bedrijf of afdeling effectiever.

Mensen selecteren en aannemen

Om je nieuwe behoefte in te vullen heb je mensen nodig die kunnen inspelen op de wens van de klant. Medewerkers verzorgen meestal het eerste en het verdere contact, en zijn dus de sleutelfiguren die het onderscheidend vermogen van je organisatie waarmaken.

Hoe selecteer je de juiste mensen? Zekerheid krijg je nooit, maar kijk niet alleen naar het cv en de brief. Vraag een kandidaat voor de uitnodiging via een korte vragenlijst hoe leuk hij of zij de taken vindt die bij de functie horen, en of jouw kernwaarden ook voor hem of haar belangrijk zijn. Zo vergroot je de kans op een goede match.

Laat kennis niet weglopen

Een personeelslid gedraagt zich in de kern als een consument: ook hij of zij heeft verwachtingen. Van de eerste tot de laatste werkdag blijft het daarom belangrijk betrokkenheid te stimuleren en te peilen of iedereen nog dezelfde kant op kijkt.

Een terugkerend tevredenheidsonderzoek geeft daar inzicht in. Voor sommige werknemers voelt zo’n enquête als mosterd na de maaltijd, zeker als er tussendoor weinig aandacht voor het personeel is. Loyale mensen krijg je vooral door terugkerende voortgangsgesprekken op individueel niveau. Groepsevaluaties op vaste momenten versterken daarnaast het teamgevoel.

Veelgestelde vragen over het businessplan