Met je bedrijf op een beurs staan: kosten en subsidie

Een beurs is een tijdelijke markt waar bedrijven uit één branche hun producten en diensten laten zien. Op een vakbeurs komen alleen mensen uit het vak, op een publieksbeurs iedereen die een kaartje koopt. Met je bedrijf op de beurs staan betekent dus dat je een stand huurt en daar klanten ontvangt. Het is iets anders dan je bedrijf naar de beurs brengen: dat is een beursgang, waarbij je aandelen verkoopt op de effectenbeurs. Meer over het runnen van een bedrijf staat in het kennisgebied Ondernemen.

Wanneer een beurs loont

Een beurs is duur en kost veel tijd. Toch kiezen bedrijven er elk jaar weer voor, om één reden: de bezoekers komen zelf. Wie een kaartje koopt voor een vakbeurs, heeft interesse in het onderwerp en zoekt vaak iets nieuws. Zo’n bezoeker hoef je niet eerst te overtuigen om naar je te luisteren.

Een beurs loont vooral als je doelgroep er echt rondloopt. Kijk daarom eerst naar de bezoekerscijfers en het profiel dat de organisator publiceert. Staan je grootste klanten al jaren op dezelfde vakbeurs, dan is dat een sterk signaal.

Het loont minder als je product in een webwinkel net zo goed te begrijpen is. Of als je team de beursdagen niet kan missen. Denk dat vooraf door: wie gaat er mee, wie vangt het werk op kantoor op? Soms huur je daarvoor tijdelijk extern personeel in.

Zet je doel vooraf in een getal. Bijvoorbeeld: veertig gesprekken met nieuwe bedrijven en tien afspraken voor een offerte. Zonder zo’n getal weet je na afloop niet of de beurs iets heeft opgeleverd.

De kosten van een beursdeelname

Organisatoren rekenen de standhuur meestal per vierkante meter. Daar komen veel posten bij die je makkelijk vergeet. De tabel hieronder zet ze op een rij.

Niet alles is volledig aftrekbaar. Hapjes en drankjes op je stand en cadeaus voor relaties vallen onder de beperkt aftrekbare kosten. Voor de inkomstenbelasting geldt in 2026 een drempel van € 5.700. Je mag in plaats daarvan ook 80 procent van die kosten aftrekken, zo staat het bij de Belastingdienst. Welke kosten je als ondernemer verder aftrekt, lees je in het artikel over de aftrekposten van een eenmanszaak.

Subsidie voor een beurs in het buitenland

Wil je op een internationale beurs staan, dan kun je subsidie krijgen via de regeling SIB Individuele beursdeelname van RVO. SIB staat voor Support International Business. RVO betaalt 50 procent van je kosten, met een maximum van € 2.500 per beurs. Gaat de beurs over verduurzaming, dan kan het oplopen tot 80 procent, met hetzelfde maximum.

De voorwaarden van SIB

De subsidie geldt alleen voor de huur en de opbouw van je stand. Reis- en verblijfkosten betaal je zelf. De voorwaarden zijn streng:

• Je bent een mkb-bedrijf met een eigen product of dienst en staat ingeschreven bij de KVK.
• Je bedrijf is een rechtspersoon, zoals een bv. Een eenmanszaak, vof, cv of maatschap komt niet in aanmerking.
• De beurs richt zich op internationale standhouders en bezoekers en is openbaar aangekondigd.
• Je vraagt de subsidie aan vóór de beurs begint, en de beurs valt binnen twaalf maanden na je aanvraag.
• Voor dezelfde beurs krijg je hoogstens twee keer subsidie. Over alle beurzen samen ontvang je hoogstens € 6.500 per jaar.

Je vraagt aan met eHerkenning niveau 2+. RVO neemt binnen 13 weken een besluit. De aanvraagronde loopt van 1 januari tot en met 31 december 2026 met een budget van € 4,5 miljoen. Op 4 augustus verhoogde RVO het budget van drie naar vier en een half miljoen. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, dus wie laat is, kan achter het net vissen.

Ga je samen met andere Nederlandse bedrijven, bijvoorbeeld in een Holland Paviljoen, dan is er een aparte regeling: SIB Collectieve activiteit.

Wat een beurs je oplevert

De opbrengst zit niet alleen in de bestellingen van die dagen. Een beurs levert ook dingen op die je later pas merkt:

• Nieuwe klanten, omdat bezoekers vaak nog geen keuze hebben gemaakt. Nieuwe klanten werven gaat op een beurs sneller dan met koude telefoontjes.
• Bestaande klanten, die je op een rustig moment kunt uitnodigen. Zo voorkom je dat ze bij de stand van je concurrent blijven hangen.
• Naamsbekendheid, ook bij de bezoekers die je niet spreekt. Ze zien je naam op de plattegrond, in de beursgids en op je stand.
• Een blik op de concurrentie. Je ziet in één middag wat anderen aanbieden en voor welke prijs.
• Een podium voor een nieuw product. Bezoekers en vakgenoten geven meteen reactie, en dat helpt je het product te verbeteren.

Zo bereid je een beursdeelname voor

Begin drie tot zes maanden van tevoren. De beste plekken zijn dan vaak nog vrij.

1. Kies je standplaats vroeg. Een plek bij de horeca of op een looproute werkt beter dan een hoek achterin.
2. Nodig je bestaande klanten uit voor een vaste dag of een vast tijdstip. Dan heb je de rest van de tijd je handen vrij.
3. Maak een stand met een duidelijke boodschap in één zin. Houd je aan je huisstijl en gebruik kleuren die bij je merk passen.
4. Plan vaste momenten voor een demonstratie of presentatie, bijvoorbeeld twee keer per dag. Zet die tijden in je uitnodigingen.
5. Spreek met je team af wie wat doet. Blijf staan, spreek mensen aan en neem goede schoenen mee.
6. Leg elk gesprek meteen vast: naam, bedrijf, vraag en afspraak. Een visitekaartje in een bakje vergeet je binnen een week.

Opvolgen na de beurs

Veel van wat een beurs oplevert, gaat verloren in de weken erna. Bel of mail iedereen met wie je een echt gesprek had binnen een week. Na een paar weken weet een bezoeker vaak niet meer bij welke stand hij was.

Reken daarna uit wat de beurs kostte per gesprek en per nieuwe klant. Leg dat getal naast de kosten van je andere manieren om klanten te vinden. Pas dan weet je of je volgend jaar terugkomt, en met hoeveel vierkante meter.

Veelgestelde vragen over op een beurs staan