Bedrijfsanalyse maken: 6 tips voor een sterke analyse

Dat een bedrijfsanalyse belangrijk is, weet bijna elke ondernemer. Toch zijn goede, concrete tips schaars. In dit artikel lees je wat een bedrijfsanalyse precies is, hoe je er een maakt, welke technieken erbij horen en waarom je het zou doen.

Wat is een bedrijfsanalyse

Kort gezegd is een bedrijfsanalyse een onderzoek naar de stand van zaken van je bedrijf. Dit is heel nuttig omdat zowel het gedrag van je klanten als de markt zelf steeds onderhevig is aan veranderingen. Je eigen bedrijf blijft ook niet continu hetzelfde, neem nu alleen al de veranderingen in je personeelsbestand en je productaanbod. Tijdens een bedrijfsanalyse komen er allerlei vragen aan bod:

• Waar liggen kansen en hoe benutten we die?
• Waar zien we bedreigingen en hoe gaan we die te lijf?
• Zijn er groeimogelijkheden?
• Zijn er verbeterpunten?

Dit zijn zomaar wat vragen en natuurlijk niet de onbelangrijkste. De bedrijfsanalyse bestaat uit twee delen: de interne en de externe analyse.

De interne analyse is gericht op je bedrijf. Hierbij wordt onderzocht hoe het staat met onder meer je uitstraling, je website, de klanten, de aanpak en de positie van je merk.

De externe bedrijfsanalyse is gericht op de kansen in de markt, de positie ten opzichte van concurrenten en de vraag waar je naartoe wilt, de vraag naar de gewenste resultaten.

Waarom een bedrijfsanalyse

Een goede bedrijfsanalyse leidt tot gerichte en effectieve verbeteracties. Dat heeft effect op tal van gebieden: de concurrentiepositie, lagere kosten, een hogere klanttevredenheid, een kortere doorlooptijd, betere werkplekken en een soepeler samenwerking. Ook leiderschap, managementsystemen, het bedrijfsproces, het personeel en je product kunnen erdoor worden versterkt.

Een deel van de kosten van een organisatie zit in activiteiten die niemand op een factuur terugziet. Denk aan arbeidstijd die weglekt omdat mensen naar materialen zoeken, aan te veel en te lang vergaderen, aan problemen en klachten die traag worden opgelost, of aan een samenwerking die stroef verloopt. Hoe groot dat aandeel is verschilt per organisatie, en juist daarom is meten zinvoller dan schatten.

Door dit soort zaken zichtbaar te maken kun je snel en effectief besparen en een beter resultaat bereiken, zowel intern als extern. Doel is onder meer het verlagen van kosten, het verbeteren van de klanttevredenheid en het verhogen van de productiviteit.

Andere effecten van de bedrijfsanalyse kunnen zijn:

• Verlagen van arbeidskosten door het vereenvoudigen van processen
• Wachttijden verkorten zonder kwaliteitsverlies
• Informatievoorziening verbeteren
• Verkleinen van de voorraad zonder leverbetrouwbaarheid te verminderen
• Ontwikkelen van leiderschap

6 tips voor een goede bedrijfsanalyse

Een goede bedrijfsanalyse is een flinke investering, vooral als je het uit handen geeft. Het laten maken van een bedrijfsanalyse door een extern persoon of bedrijf is een goed idee. Er wordt immers met een “nieuw oog” naar je bedrijf gekeken, zonder vooroordelen én door iemand met verstand van zaken. Zelf een bedrijfsanalyse maken kan ook, maar kost je (veel) tijd.

Tip 1: doe het op tijd

Het komt nogal eens voor dat pas voor een bedrijfsanalyse wordt gekozen als de seinen op rood staan. Vaak zijn dat de financiële seinen. Groot nadeel is dat de focus dan grotendeels bij de financiën komt te liggen en er veel minder ruimte is voor de ondernemer en het product. Het kwaad is al geschied en eerdere signalen zijn gemist of weggemoffeld. Praktische signalen zoals betalingsherinneringen, achterstallig onderhoud of simpelweg bezorgde gezichten. Als je een bedrijfsanalyse laat maken op momenten dat het goed gaat is er winst te behalen. Er is dan immers (financiële) ruimte om veranderingen door te voeren.

Bedenk dat je met je auto ook regelmatig naar de garage gaat voor onderhoud en niet pas als de lampjes op rood staan of de stoom onder de motorkap vandaan komt.

Tip 2: kies het juiste kanaal

Hiervoor hebben we al aangegeven dat een goede bedrijfsanalyse een investering met zich meebrengt. Schakel je een derde in, dan kost dat geld. Wil of kun je geen geld vrijmaken voor een goede bedrijfsanalyse, dan kun je de analyse ook zelf doen. Dat kost je vooral veel tijd. Doe het niet helemaal alleen, maar kies mensen die je hierbij helpen.

Tip 3: kies het juiste model

Voor een bedrijfsanalyse zijn allerlei modellen beschikbaar. Ze beantwoorden geen van alle dezelfde vraag, dus kies op wat je wilt weten.

De BCG-matrix is bij de Boston Consulting Group ontwikkeld door Alan Zakon en werd bekend door het essay The Product Portfolio van oprichter Bruce Henderson uit 1970. BCG zelf noemt geen jaar voor die eerste schets. Het model verdeelt je aanbod over vier kwadranten op basis van marktgroei en marktaandeel: sterren, melkkoeien, vraagtekens en honden.

De bekendste is de SWOT-analyse, ook wel sterkte-zwakteanalyse genoemd. Die zet twee dingen naast elkaar: je eigen sterktes en zwaktes, en de kansen en bedreigingen in je markt. Juist die combinatie maakt het model bruikbaar, want een sterkte is pas iets waard als er in de markt een kans tegenover staat.

Tip 4: maak een bedrijfsanalyse bij (grote) veranderingen

Ben je van plan veranderingen door te voeren binnen je bedrijf? Een bedrijfsanalyse is dan onmisbaar als je onverwachte problemen wilt voorkomen. Denk aan veranderingen in je product, of aan het plan om internationaal te gaan opereren. Vooral bij dat laatste loop je snel tegen zaken aan die je niet had voorzien: een andere taal en andere gewoonten, maar ook langere levertijden, ander vervoer en een retourbeleid dat per land verschilt. Die problemen ben je voor door vooraf een goede bedrijfsanalyse te (laten) maken.

Tip 5: als je de vinger er niet op kunt leggen

Alles lijkt goed te gaan en toch ontbreekt er iets. Je maakt minder winst dan je zou verwachten, je personeel is niet tevreden of de sfeer is niet plezierig. Je wilt graag groeien met je bedrijf en alle voorwaarden lijken daarvoor aanwezig. En toch vindt er geen groei plaats. Je kunt de vinger er niet op leggen, je weet niet waarom je niet bereikt wat je wilt en verwacht te bereiken. Een goede bedrijfsanalyse kan dan uitkomst bieden en antwoord geven op je vragen. Vervolgens zul je in staat zijn die stappen te zetten die nodig zijn om wel tot het gewenste resultaat te komen.

Tip 6: een bedrijfsanalyse gaat niet alleen over cijfers

Bij tip 1 haalden we het al aan: een bedrijfsanalyse wordt vaak pas gemaakt op het moment dat het niet goed gaat. Vervolgens gaat het voornamelijk over cijfers. Een bedrijf is echter veel meer dan alleen getallen, het gaat over mensen. Zowel intern als extern. Jij, je management, je werknemers én je klanten. Betrek zo mogelijk je medewerkers bij de bedrijfsanalyse. Een persoonlijke analyse, van leiders en medewerkers, is vaak minstens zo belangrijk. Denk aan coaching van medewerkers en verbindend leiderschap zoals scrum en agile.

Veelgestelde vragen over een bedrijfsanalyse