Je bedrijf verbeteren

Het Centraal Bureau voor de Statistiek telde in 2024 ruim 153.000 opgeheven bedrijven. Dat is 27 procent meer dan in 2023 en het hoogste aantal sinds het CBS in 2007 zo begon te meten. Het CBS is het statistiekbureau van de overheid. Opvallend: maar zo’n 2.000 van die bedrijven ging failliet. De rest stopte uit zichzelf. Bedrijven bezwijken dus zelden aan één klap. Ze stoppen omdat het werk niet meer rondkomt.

Waar Nederlandse bedrijven echt op vastlopen

Bijna altijd op mensen: te weinig handen, en de handen die er zijn vallen te vaak uit. In april 2025 had twee derde van de ondernemers te maken met een personeelstekort, meet het CBS samen met de KVK en werkgeversorganisaties. In de bouw was dat meer dan 80 procent, in cultuur, sport en recreatie 55 procent.

Daar komt verzuim bovenop. In het eerste kwartaal van 2025 was het ziekteverzuim 5,8 procent, aldus het CBS. Het verzuimpercentage is het deel van alle werkdagen dat door ziekte verloren gaat. Heb je 20 medewerkers, dan is er dus elke werkdag ruim één niet. Dat is een volledige kracht die je wel betaalt en niet inzet.

Ondernemers zoeken de oplossing lang niet altijd in meer werven. In de tabel hieronder zie je wat ze in april 2025 zelf zeiden te doen tegen het personeelstekort.

Kijk naar de derde regel. Ruim één op de zeven ondernemers zet gewoon de rem op de omzet, omdat het werk anders niet af komt. Dat is geen strategie, dat is een noodgreep. De regel eronder gaat over werven in het buitenland. Wie die kant op kijkt, krijgt te maken met de expatregeling voor personeel uit het buitenland, waarmee een deel van het loon belastingvrij wordt uitbetaald.

Welke verbetering levert meestal het meeste op

Je werkproces. Niet je website, niet je huisstijl en meestal ook niet je advertentiebudget. Want een beter proces verlaagt je kosten, verkort je doorlooptijd en verlicht je personeelstekort tegelijk.

Ondernemers zien dat zelf ook. Uit dezelfde meting van het CBS blijkt dat meer dan driekwart aan productiviteit werkt. Ze noemen daarbij vooral investeren in technologie, 38,2 procent, en efficiënter werken, 37,0 procent. Die twee liggen dicht bij elkaar, maar de volgorde is niet vrijblijvend.

Mijn oordeel: begin bij het proces, niet bij het pakket. Software over een rommelig proces maakt dat proces alleen sneller rommelig. Neem die klant die na drie herinneringsmails nog steeds niet heeft betaald. Een nieuw boekhoudpakket stuurt die drie mails netter. Een beter proces zorgt dat de betaaltermijn al op de offerte stond en dat er na 14 dagen gebeld wordt. Pas als dat vastligt, is een ERP-systeem zinvol. Zo’n pakket koppelt je voorraad, facturen en uren in één systeem.

Zo pak je je bedrijfsprocessen aan

Een bedrijfsproces is niets anders dan de vaste volgorde waarin werk gedaan wordt. Wie doet wat, wanneer, en wat gaat er daarna naartoe. Je hebt er drie soorten:

• Primaire processen: alles waarmee je het product of de dienst echt levert
• Besturende processen: plannen, controleren, evalueren en bijsturen
• Ondersteunende processen: inkoop, administratie en ICT, die de andere twee mogelijk maken

Begin klein en meet. Pak één proces dat vaak misgaat en schrijf op hoeveel dagen het nu kost van begin tot eind. Dat is de doorlooptijd. Tel daarna hoeveel keer het werk van de ene persoon naar de andere gaat. Elke overdracht is een plek waar het stil kan vallen. Schrap er twee en meet opnieuw.

Vaak blijkt een deel van het werk overbodig. Een controle die niemand leest, een formulier dat dubbel wordt ingevuld, een goedkeuring van iemand die nooit nee zegt. Die schrap je zonder dat het een euro kost. Of een investering in gereedschap of software zich terugverdient, reken je uit met de ROI van die investering.

Wat verzuim je kost en wat je eraan doet

Werkdruk is de duurste verborgen kostenpost die de meeste ondernemers nooit op een factuur zien. TNO becijferde dat werkgevers in 2022 samen 4,4 miljard euro aan verzuimkosten betaalden door psychosociale arbeidsbelasting. TNO is de onafhankelijke onderzoeksorganisatie die voor de overheid arbeid en gezondheid meet. Psychosociale arbeidsbelasting is de verzamelnaam voor werkdruk, conflicten en emotioneel zwaar werk.

Wat betekent dat voor jou? Per uitgevallen werknemer ging het om gemiddeld 14.000 euro. Van de 13,8 miljoen verzuimdagen kwamen er 9,8 miljoen door werkdruk alleen. En toch noemde in 2024 maar 34 procent van de werkgevers werkdruk een belangrijk risico in het eigen bedrijf.

Je bent hier trouwens niet vrij in. Elk bedrijf met minimaal één medewerker moet een RI&E hebben, schrijft het Arboportaal van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De RI&E is de risico-inventarisatie en -evaluatie. Je legt daarin schriftelijk vast welke risico’s het werk voor je mensen oplevert en wat je eraan doet. Die plicht staat in artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet. Werkdruk hoort daar gewoon in thuis.

Personeelsbeleid is daarmee geen bijzaak. Wat je daarin allemaal regelt, staat in ons artikel over wat HRM inhoudt. Hoe je de juiste mensen binnenhaalt en houdt, lees je bij de kracht van de juiste mensen en bij employer branding. En veel werkdruk begint bij onduidelijke aansturing, dus kijk ook naar leidinggeven.

Online marketing helpt pas als de rest klopt

Meer bezoekers naar een bedrijf dat de drukte niet aankan, maakt het probleem groter. Zet online marketing daarom pas zwaar in als je levering en je service staan.

Daarna heb je grofweg twee knoppen. SEO is het optimaliseren van je website, zodat je zonder te betalen hoog in Google komt. SEA is adverteren in de zoekmachine, bijvoorbeeld met Google Ads. Het verschil zit in de houdbaarheid. Stop je met adverteren, dan is je positie diezelfde dag weg. Stop je met SEO-werk, dan zakt je positie langzaam en heb je maanden de tijd.

Voor de meeste kleine bedrijven is dat een reden om zwaarder op SEO te leunen en advertenties alleen te gebruiken om een nieuw product aan te jagen of een stille maand te vullen. Welke specialismen er bestaan en wat je zelf kunt doen, lees je in ons overzicht van online marketing specialisaties.

Je reputatie repareer je bij de oorzaak

Een slechte naam is bijna nooit een communicatieprobleem, maar een gevolg. Achterhaal dus eerst waar de klachten vandaan komen: de levertijd, de klantenservice, het product zelf of het gedrag van je mensen.

Pas als dat is opgelost, heeft het zin om je verhaal naar buiten te brengen. Hoe je dat aanpakt, staat in ons artikel over een slechte bedrijfsreputatie verbeteren. Intern helpt het als iedereen dezelfde koers kent. Daar gaan missie en visie over, en de omgangsvormen die erbij horen vind je terug in je bedrijfscultuur.

Welke adviezen weinig opleveren

Sommige verbeterplannen kosten vooral tijd. Deze vier kom je overal tegen en ze veranderen in de praktijk zelden iets:

• Een nieuw logo en een nieuwe huisstijl. Je klanten komen niet terug om je kleuren.
• Kernwaarden op de muur. Zonder een regel over wat je dan anders doet, is het behang.
• Een extra socialmediakanaal erbij. Vier halfvolle kanalen werken slechter dan een goed bijgehouden.
• Een motivatietraining terwijl de werkdruk blijft. Je leert mensen harder duwen tegen dezelfde muur.

Wat je deze maand kunt doen

Kies deze week één proces waar klanten over klagen en meet de doorlooptijd, in dagen. Vraag daarna je twee langstzittende medewerkers welke stap zij zouden schrappen. Zij weten het antwoord meestal al. Kom je er samen niet uit, dan kan een buitenstaander helpen kiezen; wat een bedrijfsadviseur doet lees je in een apart artikel. Meer over ondernemen vind je in de categorie Ondernemen.

Veelgestelde vragen